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GTD: Paso tres, Procesar
20090817 08:17
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Lectura aproximada: 4:34


Procesar es el momento dónde todas las cosas de la bandeja de entrada caen de nuevo en nuestras manos, para poder evaluarlas de una forma rápida y sencilla, encontrando su utilidad en nuestra vida y otorgándole el papel que le corresponde. Lo mejor de todo, es que si no tiene utilidad para nosotros podemos desecharla directamente a la papelera de reciclaje.


Para poder procesar de una forma correcta y rápida, sólo hemos de agarrar la primera cosa que tenemos en la bandeja de entrada y plantearnos las preguntas: ¿Qué es? ¿Conlleva alguna acción? En caso negativo, lo desecharemos, lo incubaremos o lo archivaremos. Con estas dos sencillas preguntas y mucha negación vamos a poder deshacernos de muchos trastos y papeles. Tirar es un lujo que hemos de practicar con singular alegría.


Si requiere alguna acción, antes de iniciar cualquier otro proceso hemos de ver si podemos realizarla enmenos de dos minutos , en caso afirmativo la realizamos y nos la sacamos de encima. Esto hay que tenerlo muy presente, sólo pueden ser dos minutos para no desviarnos del tema principal que es llegar al fondo de la bandeja de entrada.


Si es necesario una gran cantidad de tiempo, pensaremos si nosotros somos la persona más adecuada para realizar la tarea, por conocimientos, por experiencia, por tiempo, por lo que sea siempre podemos delegar la tarea a cualquier otra persona. Igual que cuando tiramos las cosas, aquí también sentiremos un gran alivio. Si la delegación es inferior a dos minutos, lo haremos en ese instante, en caso negativo, apuntaremos como siguiente acción: delegar a fulanito.


Si la cosa requiere una única acción, apuntaremos cuál es esa acción, lo más específica posible. Si tienes que ir al dentista, la primera acción será llamar a tu pareja para recordarte el teléfono del dentista y el nombre del doctor, una tarea siguiente errónea sería apuntar llamar al dentista, pues desconocemos su nombre y su teléfono (ya sabéis, cosas de chicos).


Si la cosa requiere más acciones entraríamos en lo que se llaman proyectos. Un proyecto es algo que requiere más de una tarea para cumplir su objetivo. En caso de que te encuentres con un proyecto, lo que hay que hacer es apuntar el nombre de proyecto en la lista de proyectos y realizar un pequeño brainstorm con todas las tareas que hay que hacer.


Si la cosa tiene una fecha y hora, por ejemplo una reunión, evento de ocio, comida, lo apuntaremos directamente en la agenda y aquellas que no tienen fecha irán directamente a la lista de próximas acciones.


El objetivo es llevar al final de la bandeja, sin parar. Un proceso que puede ser largo, pero que al final nos quitará bastantes elementos de nuestra vista y cabeza. Recuerda, aquello que hayas delegado, apuntado, agendado y ya no te sirva el soporte físico inicial no dudes en tirarlo a la papelera.


No me voy a extender mucho en este post, el objetivo no es explicar al detalle la acción de procesar, pero si centrar las ideas principales y proporcionaros unos enlaces a compañeros que si han dedicado esfuerzo, energía y razonamiento al proceso, plasmándolo es unos post de obligada lectura. Te los recomiendo todos.

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