'El Paradigma de Stephen Covey'
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'Si haces bien se te devuelve'
Ayer estaba viendo los dibujos con mi hijo, escribiendo un artículo en la Treo mientras él cantaba las canciones del episodio de dibujos. Backyardigans se llama la serie, la cual mi hijo se ha hecho adicto hasta tal punto de bailar y cantar. Algo ha llamado mi atención mientras mi hijo cantaba, el estribillo de la canción: "si haces bien se te devuelve".
Es un pensamiento positivo acaramelado para niños de tres años. El objetivo es que el niño aprenda hacer el bien y que de esta forma piense siempre en positivo, ayudando a sus compañeros o en su defecto a sus padres. La consecuencia de hacer el bien es la recompensa de saber que de alguna forma esa acción positiva que realizas será devuelta de forma desconocida y en un espacio de tiempo indeterminado, lo importante es realizar acciones buenas para de esta forma rodearte de otras buenas acciones que llegaran a ti en algún que otro momento.
En términos sociales se reduce a un pensamiento positivo que permite centrarte en las cosas que realmente importan o que almenos te importan a ti y a los demás, para trabajar de una forma conjunta, intentando evitar los roces personales/profesionales para que las demás partes se encuentre a gusto contigo en el desempeño de las acciones.
Tal vez sea una forma idealista de verlo, pero visto desde la simplicidad de los tres años es un buen camino. Visto desde los ojos adultos, maltratados en las batallas del día a día, te incita a cambiar el paradigma de esas luchas que sólo conllevan una perdida de tiempo, por que al final, si uno consigue estar a gusto consigo mismo, en un ámbito agradable que uno tiene que construir y al mismo tiempo ayudar a los demás para que lo construyan, lo que hace es fortalecer nuestra autoestima y nuestro ego para un mejor desarrollo personal/profesional
"Si haces bien se te devuelve" o lo que es lo mismo, como ascender por la pista de aterrizaje para comenzar a crear los 9000 metros.
Foto: Viacom International Inc.
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'Mantener los contactos'
Una buena práctica en las relaciones profesionales y personales es el contacto, no solo como bytes electrónicos en nuestra agenda o esa tarjeta que queda almacenada en nuestra libreta de tarjetas. Al contacto, como bien dice la palabra, hay que tenerlo en una relativa proximidad y más sabiendo que en un futuro podemos volver a trabajar juntos.
Después de una reunión, después de una conferencia o evento social, después de interactuar con profesionales, ponentes e interlocutores es bueno apuntar algún que otro detalle para realizar un primer acercamiento. Hay que resaltar algún detalle de evento compartido que le recuerde nuestra presencia, intercambiar algún ice-breaker para iniciar la comunicación y sobretodo resaltar el objetivo del mensaje, aunque sólo sea para transmitirle nuestros datos profesionales.
Este pequeño paso nos puede abrir una posible relación profesional o un intercambio de ideas, unas inocentes preguntas o tal vez resaltar algo que te interesó en el espacio de tiempo que se compartió. Lo importante es realizar un primer paso y establecer los primeros lazos para demostrar interés y sobretodo ganas de trabajar juntos.
Una tarjeta en un tarjetero sólo es un papel inservible abultando nuestro ego, si esa tarjeta la transformamos en una llamada o en un correo, estamos estableciendo un vínculo que tal vez nos lleve por algún camino que desconocemos y que productivamente, aunque al principio parezca tiempo perdido, puede convertirse en algo constructivo. Las personas no sólo cruzan por nuestra vida, a veces las podemos detener para hablar e interactuar con ellas.
Foto: noodlepie
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'No Tengo Tiempo'
Desde que estoy metido en GTD y sigo escuchando esta frase, siento como si me estuviesen mintiendo a la cara, con una sonrisa agradable eso si. ¿Que significa que no tienes tiempo? El tiempo no es algo que se posea, es algo que simplemente fluye entre nosotros, sin control y sin medida. Intentamos medirlo, intentamos planearlo pero lo único que realmente nos queda al final del día "No tengo tiempo".
Cuando alguien dice que no tiene tiempo es como si estuviese mostrando su descontrol diario, ¿tan difícil es intentar planificar las tareas y hacerlas encajar en las unidades de medida que disponemos? La única razón por la cual uno no disponga del tiempo es que alguien nos esté robando los espacios de productividad de los cuales podríamos estar disfrutando y cuando digo alguien, no solo me refiero a terceras personas, no hay que ir tan lejos, sin salir de nuestro circulo intimo nosotros mismos nos autorobamos con mentiras piadosas de auto contemplación, haciéndonos daño y boicoteando nuestra propia reputación.
No tenemos tiempo para hacer nuestros quehaceres diarios, pero si lo tenemos para malgastarlo en banalidades que nos permitan unos instantes de autosatisfacción jugando con "nuestro" tiempo. Si en vez de malgastar ese esfuerzo en relajar nuestra mente lo enfocáramos en procesar y organizar las tareas que nos enfrentamos cada día, nos daríamos cuenta que el miedo o la pereza que tenemos ante tales tareas no es más que nuestro propio descontrol. Cuantas veces hemos terminado una tarea y nos hemos dado cuenta de lo sencillo que era y que hasta un niño de tres años lo hubiese hecho sin dudarlo e incluso llegamos a la vergüenza de que otros se den cuenta de la sencillez.
No tenemos tiempo por miedo, por pereza, por procrastinación, por autoengaño, por que no recopilamos suficiente y no organizamos todo lo que tenemos. Por eso hay que hacer un pequeño esfuerzo y cambiar el tiempo por las tareas, por que en definitiva ellas son nuestros objetivos.
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'¿Tienes un minuto?'
¿Cuantas veces habremos escuchado y dicho esta coletilla como entrada a una conversación o una encubierta reunión?. Tienes un minuto que se convierten en diez, en veinte o incluso en horas. ¿De verdad tienes un minuto para desperdiciar?
Esta es una de las típicas frase que interrumpen nuestro flujo de trabajo y hacen que salgamos de la zona abruptamente, si verdaderamente tus tareas requieren la concentración que se merecen, tu respuesta inmediata a esa pregunta debería ser un no rotundo. Si somos mas perspicaces indicaremos a nuestro interlocutor que nos mande un correo, con lo que conseguiremos evitar la interrupción y que nuestro interlocutor juzgue si merece el esfuerzo escribirlo, en el peor de los casos nos llegará a nuestra bandeja de entrada siguiendo nuestro flujo GTD.
Una negación no implica una desconsideración por nuestra parte y el que así lo entienda nuestro interlocutor solo denota su inmadurez y falta de respeto por nosotros, nuestra negación es una garantía a nuestro trabajo bien hecho, a nuestras tareas por terminar, nos hemos comprometido por esa tarea y no debemos aplazarlas a menos que nuestro estado físico o de ánimo nos diga lo contrario, o tal vez estemos en alguna rutina (10 2)*5.
Si te preguntan si tienes un minuto, ya sabes que la respuesta adecuada es la negación.
Foto: Darren Hester
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'Compromisos'
Uno de los capítulos más interesantes del libro de David Allen es la confrontación con los compromisos que adquirimos a lo largo de nuestro día/vida. Compromisos que normalmente nos involucramos sin apenas conocer nada de ellos o en el peor de los casos, compromisos que otros delegan en nosotros y por jerarquía de mando no podemos eludir.
Según David, sólo tenemos tres opciones: aceptarlo, denegarlo o renegociarlo. Veamos paso a paso lo que eso significa.
Si aceptamos un compromiso estamos diciendo que nosotros somos capaces de afrontar ese reto y que lo vamos a llevar a buen término en el plazo que lo hemos acordado, con lo cual nuestro interlocutor va a confiar ciegamente en nosotros y sólo esperará de nosotros los mejores e idílicos resultados. Como dice Peter Parker: "Un gran poder, conlleva una gran responsabilidad". Por eso, sólo deberíamos aceptar aquellos compromisos que somos capaces de llevar a cabo de una manera organizada, pues si no somos capaces de terminarlo a tiempo veremos como nuestro compromiso se convierte en nuestra soga.
Si no aceptamos el compromiso, no tenemos que sentirnos culpables, pues estamos haciendo un acto de autocontrol, aunque suene a subterfugio para evitarlo. Lo que realmente estamos haciendo es fortalecer nuestros compromisos ya adquiridos, dedicándoles el tiempo que ya les tocaba. No es una falta de respeto a nuestro interlocutor, porque le decimos que ya tenemos nuestras colas de trabajo llenas o almenos planificadamente llenas y adquirir un nuevo compromiso vulneraria la integridad que tenemos con nosotros mismos.
Una vez que hemos adquirido el compromiso y hemos llegado a tal punto que vemos que no podemos cumplir los plazos establecidos sólo nos quedan dos opciones, dejar que el compromiso venza con nuestro trabajo incompleto o intentar renegociarlo para de esa forma garantizar que cumpliremos el compromiso. Normalmente este tipo de acción no requiere esfuerzo y si otorga confianza en nuestro trabajo, aunque parece que hemos dimensionado mal la planificación, lo que indicamos es que requiere más atención y seguimiento por que tal vez otros compromisos o cambios han interferido en nuestro desempeño. Podemos cambiar una cita, una fecha de vencimiento, una contratación, por que no estamos postergando nada que no estuviera ya dentro de nuestro sistema GTD y por lo tanto no nos estamos fallando a nosotros mismos, que siempre somos el primer interesado.
La decisión de afrontar, denegar o renegociar nuestro compromiso define nuestra calidad laboral e integridad personal al enfrentarnos con las diferentes tareas.
Foto: ewedistrict
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'Pequeños Detalles'
Otra de las cosas que me he dado cuenta con el uso del GTD es la gestión de los pequeños detalles, esas cosas sin importancia que vas acumulando a lo largo del día y que puede que para nosotros pase completamente desapercibida pero para los demás es de gran necesidad.
Gracias a la recopilación sistemática de todo lo que pasa por el día, intento que no se escape ni el más mínimo de detalle, luego ya tendré tiempo de procesarlo y llegado el caso, desecharlo, pero de momento resulta más sencillo recopilarlo por si pudiera ser útil en la siguiente parte del proceso. Por eso, muchas de las cosas que capturo son necesidades o planificaciones externas, que no requieren de mi acción directa, pero si que son buenas apuntar para una mejor interacción personal.
Desde minucias como apuntar que un compañero tiene visita al médico pasado mañana y cuando lo volvamos a ver le podemos preguntar como le ha ido, como acordarse cuando nació el hijo de un amigo, interesarnos por como le va siendo padre primerizo, como se llama su esposa y sus dos hijos. Son pequeños datos que aunque no puedan parecernos útiles, nos sirven en el día a día para interaccionar con los compañeros, de esta forma podemos sacar nuestro lado más humano, sin que se note nuestra adicción al GTD.
El otro día sin ir más allá, mi madre quiere migar su fuente zen de una habitación a otra pero le gustaría disimular el cable y poner un interruptor en el cable, así puede encender y apagar el dispositivo cuando ella quiera, el simple hecho de ofrecerme a instalarlo (cortar un cable y empalmar un interruptor) le ofrece a ella el gran alivio de saber que su fuente va a mudar como ella quiere y en el sitio que a ella le interesa, ofreciendo un mínimo esfuerzo por mi parte como es añadir una tarea en transito para comprar el interruptor y otra para instalarlo (5 o 10 minutos).
Son esos pequeños detalles sin valor para nosotros, pero que al recordarlos o realizarlos para terceras personas hacen que la conexión que tenemos con ella se convierta en algo un poquito más fuerte. Por eso, vale la pena recopilar el máximo de cosas de nuestra vida, pero también hay que tener ojo avizor a nuestro círculo más cercano, porque seguro que podemos sorprenderles con algo positivo, dejando huella de nuestro encuentro.
Foto: gorgeoux
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'Hombre con tres relojes'
Hoy he visto, en el metro camino del trabajo, a un hombre con tres relojes. Una imagen peculiar, en su muñeca se apretaban tres correas con sus correspondientes esferas, no había ninguno electrónico y los tres ejemplares relucían en un color plata. La distancia no me ha permitido ver si todos estaban sincronizados o tal vez alguno marcaba otra zona horaria, tal vez es la solución tecnológica más sencilla para el viajero habitual. Aunque por su ropa y su higiene, llevaba mucho tiempo viajando.
Eso me ha dado que pensar, pues ya me he inventado una historia para esa persona y como puede ser tan dependiente del tiempo. Yo me quité el reloj de pulsera hace ya más de doce años, es un complemento que no le encontraba su utilidad y ahora con GTD lo encuentro un complemento inútil.
Volviendo al transeúnte, me sorprende su debilidad por conservar la noción del tiempo, en un mundo como este donde te encuentras un reloj en cualquier dispositivo electrónico, por enumerar los de casa: la Palm m130 que utilizo como despertador, la estación metereológica de la mesita de mi mujer, el reloj del decodificador, el del DVD, el del móvil, el del termostato programable, el del microondas, tres relojes de pared, sin contar los de las tres cpus que funcionan en el estudio. Gasto demasiados esfuerzos cuando tengo que cambiar los horarios de verano e invierno.
GTD me ha ayudado a desentenderme de todas esas manecillas, centrando mis actividades en las necesidades de cada momento, según mi posición geográfica y mi capacidad energética. Las reuniones y citas concertadas son las únicas que merecen el derecho de ser programadas, el resto es un desarrollo de las diferentes tareas que van saliendo como siguiente tarea.
Aun me resulta raro escuchar la frase “no tengo tiempo”, cuando el tiempo no se posee, se disfruta de la constante, el secreto consiste en no agobiarse por su desarrollo y encontrar la fluidez en la creación de la tares, por que si de algo poseemos y en cantidad desmesurable es de tiempo desperdiciado, ¿sabemos negociar esos momentos?
Foto: Archie McPhee Seattle
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'¿Cuál es la siguiente acción?'
Bien dice David que esta es una de las frases más poderosa, es la determinación al siguiente nivel de productividad y la fuente del crecimiento de nuestros proyectos. Por eso hemos de blandir esta pregunta a diario como religión de las cosas que van cayendo en nuestra bandeja de entrada.
Si uno piensa con cuidado esta frase, se da cuenta del mapa mental que construimos a su alrededor. Dada una cosa indeterminada en nuestra vida, intentamos localizar su situación e interacción con nosotros, desgranando las piezas y colocándolas sobre la mesa en un orden indeterminado para desde una posición más alejada, construir el camino más lógico a nuestras necesidades.
Por eso resulta esencial ir preguntando constantemente “¿cuál es la siguiente acción?” o en caso descendente “¿Cuál es su anterior acción?” de esta sencilla forma podemos desmembrar las tareas más grandes y pesadas, convirtiéndolas en pequeñas batallas fáciles de ganar, nuestro objetivo es conseguir un camino sin huecos, un camino cómodo que nos otorgue la seguridad de no estar perdiendo ninguna de esas acciones para completar la tareas.
Encontrar la siguiente acción es un billete hacia la seguridad de nuestro proyecto.
Foto: stvcr
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'Salir enfadado del trabajo'
Normalmente soy de esas personas que es capaz de diferenciar entre lo profesional y lo personal y pocas veces me llevo algo del trabajo en la cabeza, para eso tengo mi sistema de organización que va conmigo a todos lados y que me permite descargar las diferentes etapas del día. No obstante siempre existen excepciones donde esa barrera se ve superada.
Eso sucedió ayer tarde, cuando por diferentes reuniones se acumularon los pensamientos en la cabeza, revoloteando y chocando haciendo demasiado ruido como para captar lo verdaderamente importante que ocurre a mi alrededor, por eso el estado de ánimo fue empeorando por momentos y mi sistema de crispación estaba preparado para saltar a lo más minino. Y saltó con quien no tenia que saltar. Por suerte me di cuenta de que las emociones dominaban mis impulsos y antes de que la cosa saliera peor, me concentré en el GTD.
Analicé lo que estaba pasando por mi cabeza, comencé a anotar lo que daba vueltas y poco a poco obtuve un esquema bastante interesante. Procesé la información que había extraído y comencé a crear las tareas para resolver cada uno de esos detalles, de esta forma, organizados y desechados algunos ahora todo estaba plasmado en mi sistema de confianza, no tenía por que darle más vueltas. Todo estaba fuera y todo estaba preparado para funcionar en su momento determinado.
Así, el GTD me ayudó a desenvolverme en una situación que comenzaba a descontrolarse, aplacando los sentimientos que no eran propios del lugar y emplazándolos para un futuro más adecuado. Como dice el viejo proverbio Klingon: "bortaS bIr jablu'DI' reH QaQqu' nay'" (La venganza es un plato que se sirve frío).
Foto: liber
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'Deleitarnos en la zona'
Hemos conseguido un espacio de tiempo lo suficientemente grande como para dedicárselo a una única tarea, el teléfono hace rato que no suena y los demás compañeros están concentrados en sus propias tareas, avanzamos en nuestro trabajo y no somos conscientes del tiempo que llevamos inmiscuidos en él y aunque no somos conscientes estamos metidos de lleno en la zona.
El otro día me di cuenta de ello, todas las anteriores condiciones se cumplían y mi mente solo caminaba por una dirección, me di cuenta que el trabajo estaba saliendo a la perfección y a una velocidad que cualquier interrupción hubiese sido atropellada sin que yo lo hubiese notado. Por un momento me di cuenta que estaba en la zona, completamente sumergido y fue en ese momento cuando salí de ella y me dediqué a contemplar la situación desde el exterior.
Sentí mi cuerpo relajado, ubicado en la posición de relajación, recordé no haber cambiado de postura y aun así lo sentía indiferente ante el esfuerzo. La mente estaba concentrada en el proceso, busqué algún atisbo de distracción, algo personal, profesional y lo único que logre encontrar eran las siguientes acciones a realizar en el proceso que tenia entre manos. Sentía una sensación de tranquilidad, sentía el cuerpo distendido y mi única intención era continuar realizando la tarea para mantener ese equilibrio que tanto me estaba agradando.
La zona es un proceso adictivo y deseado, es aislamiento entre la materia y los pensamientos que permite hacer avanzar nuestras acciones con una celeridad que desconoce unidad de tiempo. Uno no sabe cuando está dentro, solo cuando te expulsan de ella surge la añoranza de querer volver a sumergirse en esa perfección.
Todos hemos entrado en la zona, todos reconocemos su importancia y todos queremos volver a ella.
Foto: Liam Higgins
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'Positivo NO'
Últimamente, cuando hablo con diferentes personas me encuentro GTDeando sus problemas, encontrando las soluciones que yo aplico en los trozos de conversaciones que mantenemos, creo que esto se está convirtiendo en una malditamente sana obsesión.
Esta tarde, sin ir más lejos, hablando con una compañera de los problemas que tiene para dar un no a las peticiones de los demás e indicándome que si no aceptaba sus peticiones se sentía culpable por no llegar a alcanzar todo el nivel de compromiso que los demás esperaban de ella, forzándose a realiza tareas que no le pertocaban y más allá de sus responsabilidad.
Justo me lo contaba, estaba visualizando el capítulo del libro, en el cuál extraje las líneas que me han servido para afianzar mi negación respecto a los que me rodean. Yo me considero una persona bastante disponible y el no apenas tienes presencia si no toca directamente dos de mis puntos débiles: el económico y el presencial, así que a nivel personal como profesional ofrecía siempre unas garantías serviciales que otros podían aprovechar.
Un no, como dice David en su libro, ofrece un acto de responsabilidad que corresponde al reflejo de confianza, pues si no puedes abarcar más tareas no vale la pena seguir excavando el hoyo de la procrastinación llegando al punto de la decepción por no llegar a realizar la tarea, ya sea decepción propia o del tercero que nos había delegado el “marrón”.
El no que ahora ostento es fruto de la seguridad de poder realizar las tareas que tengo entre manos, para dedicarles el tiempo y esfuerzo que se merecen, sin las prisas externas o propias que hacen del trabajo una correlación de pequeñas chapuzas. Por eso el no es un sano ejercicio que debemos practicar para encontrar nuestro propio camino y para que los demás creen nuevos lazos personales y profesionales, desde la perspectiva de la confianza y la seguridad de un correcto esfuerzo.
Foto: Tyla'75
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'Seguridad en uno mismo'
Desde que llevo aplicando el método GTD estoy apreciando no solo unos cambios externos, sino tan bien un cambio de personalidad que me está beneficiando tanto profesionalmente como a nivel personal, así pues no sólo afecta a la productividad y al hecho de aprovechar mejor cada momento, sino como resultado de ese proceso va germinando en mi un estado de mayor seguridad.
Casi es imperceptible, pero el cambio va sucediendo en mi interior. A medida que vas progresando en los cinco pasos y vas adquiriendo los hábitos vas visualizando como los resultados físicos se van materializando. Muchas veces son metas muy sencillas y a veces son completos elementos de un proyecto que lo van materializando para finalmente terminarlo y la sensación personal que te queda tras ese proceso es de un total bienestar y de más ganas de afrontar las siguientes tareas.
Solo cuando nos alejamos de nuestra visión perimetral y nos contemplamos desde el exterior, desde los ojos de un espectador, podemos apreciar realmente los cambios que estamos realizando, por que las pequeñas tareas que vamos resolviendo no sólo ayudan a encauzar los propios proyectos, si no que también van añadiendo granito a granito en nuestro interior una autoestima y una seguridad que antes no podíamos ni imaginar.
La diferencia entre el yo de antes y el yo GTDeado se palpa claramente en el momento de iniciar los retos, el miedo a lo desconocido queda relegado a un plano olvidado, sabiendo que lo desconocido no es más que un subconjunto de acciones que sólo hay que ir realizando y con esa idea y con el premio de la autosatisfacción que me espera de un trabajo bien realizado, puedo afrontar las tareas que me proponga y que otros delegan en mi, generando en mi interior una autoestima y un poder de decisión, con una calma y una claridad que antes desconocía.
GTD, no son sólo unos hábitos mecánicos, yo he descubierto que la liberación de lo físico conduce a una liberación del espíritu que me permite seguir avanzado y elevándome, desde la pista de aterrizaje hasta los quince mil pies, cosa que antes era totalmente impensable.
Foto: madcowIV
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'Difundir GTD'
No se como llegue a este mundillo, no recuerdo que andaba buscando, pero recuerdo haber aterrizado en un artículo de Hábitos Vitales, de ahí después de leer la mayoría de sus posts me dedique a buscar más información: pase por el canasto, por dutudú, por Optima Infinito, etc. Hasta llegar a desear leer el libro escrito por David, esa misma noche me encontraba recorriendo las librerías virtuales en caza y captura del libro. Estaba agotado en la mayoría, pero lo encontré en una de ellas, ocho euros más gastos de envío. Tres días después, sentado en el sofá lo devoraba con ansiedad mientras mi mujer lo achacaba a una de mis nuevas manías. Desde esa misma noche comencé mi proceso de cambio y hasta la fecha actual continúo mejorando e improvisando o almenos es lo que intento.
Lógicamente intente cambiar el mundo que me rodea, proclamando la palabra de David a todos aquellos que querían escucharla. Comencé desde el círculo más íntimo: mi mujer. Intenté que leyera el libro, intenté explicarle en que consistía, pero no hubo forma de que iniciara. Aun no he desfallecido y sigo intentándolo, por que ella ha reconocido los cambios en mi y en el entorno, ahora yo intento verlos en ella, porque se que si ambos nos compenetramos podemos obtener una productividad total.
Se lo explique a uno de mis mcrateros amigos (un abrazo Lluís!) y le encantó la idea, hasta tal punto que si esto fuera una pirámide ya hubiese recibido mi asignación económica. También a él le costó encontrar el libro, aun así sigo sin comprender porque esta magnífica herramienta no está totalmente disponible.
Difundí la palabra por los compis de la empresa, hubo acercamientos bastante interesantes, otros me respondieron que todo lo que decía era de sentido común (si es de sentido común ¿Por qué lo aplicas?), mientras la mayoría me dejaba parlotear cual loco escapado de un centro de recuperación mental. No obstante todas esas conversaciones acabaron con la idea de realizar un curso de GTD en la empresa, así que pedí permiso para realizarlo extraoficialmente. Es un pequeño proyecto que quiero compartir con todo lo que he aprendido y sobretodo con todo lo que me han enseñado los diferentes blogs, pues si yo he reconocido los cambios en mi y desde fuera también me han reconocido como cambios positivos, por que no darles una oportunidad para conocer un poco mejor el camino.
Tengo miedo del fracaso, pero estoy haciendo mi lista para afianzar mi seguridad.
Foto: akeg
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'Capsulas de tiempo'
Uno de los momentos menos productivos son los viajes en metro, tengo unos viajes que apenas permiten la realización de alguna tarea y mucho menos enfrascarme en una lectura, pues tengo un viaje de escasos veinte minutos de los cuales ocho minutos son en una línea, cuatro de trasbordo y ocho minutos más en otra línea. Por eso he aprendido a utilizar ese espacio muerto para sacarle algún provecho productivo.
La idea inicial es la de llevarme un libro y seguir con la lectura, tengo una buena columna que quiero ir rebajando, el problema es que ese espacio de tiempo apenas me permite sumergirme en el relato y cuando estoy dentro de él me encuentro que ya es mi parada, una dosis de imaginación cortada de raíz.
Por eso, utilizo esos momentos para repasar el día, unas pequeñas dosis de revisión semanal concentrados en unos pocos minutos, intento realizar una descarga de las cosas que tengo en la cabeza, procesar lo que tengo en la Treo, para finalmente organizar las nuevas cosas. Si voy sumando esas dosis dobles de ocho minutos puedo alcanzar una media revisión semanal y garantizar que el sistema se encuentra constantemente al día.
Foto: Gustty
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'Remordimientos nocturnos'
Cada día tengo mis tareas, sin ir más lejos hace unos días los exponía públicamente aquí mismo no obstante siempre hay una parte de mi que es la más gandula (hablemos claro) que intenta posponer algunas de esas acciones para más adelante. Si no lo hago por la noche tal vez (y ahora es cuando me autoengaño a mi mismo) tal vez me dará tiempo hacerlo por la mañana.
Como es lógico por la mañana ando corriendo de arriba para abajo, una de las tareas (una por decirlo más suavemente) ha sido postergada y por lo tanto los hábitos de la mañana se ven reducidos en espacio de tiempo, haciendo que el estrés inicie lentamente sus pasos hacia mi.
Lo peor es que soy consciente de todo eso por la noche y se exactamente que pasará por la mañana, aun así mi humanidad procrastinadora me impide avanzar un poco más en mi productividad personal y eso hace que mis sentimientos se derrumben en la dirección del negativismo y son en esos momentos cuando recuerdo lo que se siente cuando las cosas finalizan de la forma que tienen que hacerlo, esa sensación de bienestar, que te llena de autoestima y de un poder que te empuja a realizar la siguiente acción para volver a sentir esa sensación, por eso auque físicamente te sientas bien por dejar de hacer las tareas, la fuerza mental es superior y te castiga una y otra vez con remordimientos.
Mejorar esos hábitos es solo una cuestión de ir avanzando en nuestro autoconocimiento.
Foto: Darkumber
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'Gestión de las Interrupciones'
En el trabajo diario son pocas las veces de las cuales disponemos del suficiente tiempo como para estar completamente concentrados en "la zona". Siempre hay algo que nos obliga a salir brusca e inesperadamente de nuestra concentración para devolvernos a la realidad, a veces de forma excusable a veces para incordiarnos, por eso cuando trabajos debemos aprender y enseñar que nuestro tiempo nos pertenece y que cuando alguien entra en nuestra zona debe hacerlo bajo nuestras normas, sin que con su sola presencia ya sea suficiente como para reclamar nuestra atención.
Lo primero es eliminar completamente todas las distracciones, eso significa cerrar la mensajería instantánea, el correo electrónico, la televisión encendida, la radio, etc. Nada puedo atraer nuestra atención para no darle una excusa a nuestro subconsciente para distraerse e interrumpirnos.
Además de lo anterior, hay que localizar los dispositivos de contacto con el exterior, los dos principales son el teléfono fijo y el móvil. Del Fijo se puede estirar del cable mientras que del móvil se puede dejar en silencio, sin vibración y boca abajo. Boca abajo para no ver la pantalla cuando se ilumina ante una llamada.
Una vez que hemos limitado lo tecnológico pasamos a la parte humana. Muchos trabajamos en equipos con otras personas y por lo tanto existe una relación que no podemos evitar, eso significa que cuando uno está en su lugar ve como alguien se levanta de su sitio, se acerca hacia nuestra posición y con la típica coletilla nos increpa: "tienes un minuto". En el peor de los caso, escuchamos un grito en mitad de la oficina conteniendo nuestro nombre. Llegados a este punto podemos actuar de diferentes formas.
a) Perdemos la concentración completamente y estamos a merced del tiempo que nuestro interlocutor quiera disponer de nosotros.
b) Intentamos dominar la situación y realizamos un esfuerzo para no sentirnos mala persona al rechazar a nuestro compañero.
Como en cualquier test cosmopolitan, si has escogido la a) has perdido. Si has escogido la respuesta b, te encontraras en el dilema moral de cómo afrontar la situación sin que la relación se resienta. Por ello hay que indicarle a nuestro interlocutor que no podemos destinar tiempo a su presencia, por muy urgente que sea para él o para el proyecto, por que en definitiva nos está robando nuestro tiempo.
Por ello, la forma más cortes es decirle de forma tranquila y razonable que ahora no puedes dedicarle el tiempo que se merece, no obstante te apuntas que en el próximo break vas a contactar con ella para poder hablar del tema que necesita. Para asegurar la confianza lo que se puedes hacer es mediante una hoja adhesiva (post-it), apuntar su nombre, enseñárselo y pegarlo en el monitor. De esta forma siempre sabrá que lo tienes presente. Eso si, cuando se haya marchado, cogeremos el pos-it y lo echaremos a nuestra bandeja como todas las demás cosas que tenemos.
Hay personas que no se dan por aludidas realizando estos pasos, porque creen que la información que deben darte es vital y tan urgente que debe ser ejecutada al instante. Para esos casos, lo primero que hay que hacer es apuntar lo próximo que debemos hacer estando en nuestra zona, para no perder el hilo. Después atender a la persona, pero sólo escuchándola, no ofreciendo ninguna respuesta. Una vez que haya terminado, será rápido por que esperará nuestra cooperación en la conversación, le indicaremos que tenemos que pensarlo/analizarlo y que en breve le das una respuesta y repetimos el paripé de utilizar una hoja adhesiva, engancharla y dejarla en la bandeja.
Espero que estos pequeños trucos te puedan servir de utilidad
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'GTD en el Super'
Hoy me dado cuenta de los sitios más insospechados en los cuales realizo GTD y es que mi mente poco a poco se va acomodando a mis nuevas necesidades de olvidar y optimizar.
La historia comienza en una simple tarde, dónde una tarea (en transito) me recuerda que debo pasar por el supermercado para abastecerme de los productos que he apuntado con anterioridad, ni más ni más, ceñido al guión y con el estómago lleno. Digamos que estaba preparado, incluso la otra noche estuve programando una aplicación para llevar en la Treo que me sirviera como analizador de cuál es el producto más barato a comprar y es que la crisis está tan metida en nosotros que saca nuestros impulsos más nerd buscando alguna excusa.
Volviendo a la tema, me encontraba en la cola para pagar, cuando repaso la lista de lo que he comprado, analizo los bultos, pienso en como debo ordenarlos, los visualizo dentro de las bolsas ordenados por tamaño y peso, equilibrando mentalmente las bolsas que he de llevar, necesito exactamente X bolsas.
La cajera está apunto de acabar con el cliente anterior y mi proceso de cálculo ha terminado, dispongo los elementos sobre la cinta de la forma que los he visualizando, sabiendo que la monotonía de la cajera no permite muchas filigranas en el proceso y asegurándome que serán despachados al otro lado en el orden que yo quiero. Una vez terminado el proceso de descarga, voy corriendo (sin levantar sospechas del guardia de seguridad) al otro lado de la cinta y preparo las bolsas de tal forma que el proceso de entrada sea lo más sencillo posible. Los productos comienzan a caer y los voy acomodando en cada una de sus bolsas.
He acabado justo al mismo tiempo que la cajera, toda una ganancia de tiempo. Cuando me interroga sobre la tarjeta de puntos me da tiempo de sacar el efectivo/visa para pagar y después de un pequeño trámite ya estoy saliendo con las bolsas en mis manos.
Recopilar, los productos, procesarlos mentalmente en las bolas, organizarlos sobre las cinta del supermercado para finalmente realizar la acción de guardarlos. Siempre me dejo la revisión para el final ¿me habré dejado algo? que sería de la vida sin estos friki-momentos.
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'Bandeja de entrada:Trabajo'
Siguiendo con el artículo anterior me queda por describir las bandejas de entrada que poseo en mi trabajo. Afortunadamente aquí son menos las bandejas pero son muchas más las cosas que hay que meter en su interior.
Comenzando por la bandeja del correo, más de cien mensajes diarios de puro trabajo. Al ser una dirección corporativa no me llega nada de spam por que no utilizo esa dirección para logearme en ninguna web. Por eso diferencio el correo personal del laboral. Eso si, el cliente de correo es una verdadera $@*&$#, nunca me acostumbraré al Lotus Notes, es pesado, lento y cuando se cuelga la red es imposible trabajar con él.
Muchos de mis compañeros utilizan la mensajería instantánea del Lotus Notes para comunicarse, yo por ética personal la tengo deshabilitada, ya tengo demasiadas interrupciones como para tener otra más.
La siguiente bandeja es la esquina de la mesa, allí es donde dejo todas las cosas para procesarlas. No tengo ningún recipiente para meter las cosas, pues el tamaño de la mesa no invita a ello.
El problema del trabajo no son tanto la acumulación de las cosas en la bandeja si no que son los medios de interrupción de los cuales dispongo: el teléfono corporativo móvil, el fijo y las interrupciones personales. Así que de vez en cuando el cable del teléfono fijo salta misteriosamente, evitando y delimitando su timbrazo.
Foto: jkleske
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'Bandeja de entrada: La ducha'
No se si os habéis encontrado en esta situación tan habitual:
Estas en la ducha y en ese momento de relax tu cabeza te reclama algunas tareas pendientes o alguna loca idea que se te ha ocurrido mientras intentas quitarte el jabón de los ojos. Si sois como yo y tenéis una memoria de pez seguramente lo olvidareis en el aclarado. Falta una herramienta de captura en la bañera y no creais que no he intentado llevarme mi funda Otterbox conmigo, pero es mejor ser prudente que darle otra razón a mi mujer para llamarme friki.
En este momento de intimidad echo mano de uno de los juguetes de mi nene, unos lápices de colores que permiten pintar sobre los azulejos y luego borrarlos pasando la mano con un poco de agua. Recordar: es muy feo quitarle un juguete a un niño para jugar uno mismo con él. Si tienes niños en casa siempre puedes adquirirlos como excusa para que jueguen, cuando realmente el verdadero objetivo es otro. Eso si, hay que acordarse de borrarlo antes de que se duche la pareja si no queremos oír risas/gritos.
Los lápices los puedes adquirir en Imaginarum, un poco caros o más barato por crayola.
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'Bandejas de entrada'
El primero proceso de GTD es la recopilación y para ello es necesario establecer unos sitios estratégicos donde colocar las cosas. Para ello se crea la idea de las bandejas de entrada. El problema es que en nuestra vida disponemos de multitud de bandejas de entrada, por ejemplo para mi mujer toda la casa es la bandeja de entrada y en parte tiene razón, por que si lo miramos a niveles cósmicos es un espacio bastante minúsculo. Fantasía aparte y valga la confesión, yo también era así.
Una vez metido en este submundo del GTD me propuse a eliminar y delimitar las bandejas y agruparlas en los diferentes espacios disponibles en la casa y en la oficina. Comenzando por la casa, dispongo de pocas bandejas de entrada, solo cuatro y creo que son demasiadas.
La primera y mas grande es el en espacio vacío que hay en el mueble del televisor, en el salón de mi casa. La elección no es casual, pues es una de las estancias donde más habitamos los tres y por lo tanto es el lugar más antiestético y antidecorativo para tenerlo, se de esta forma, cuando se acumulan las cosas mi impulso GTDniano me empujan a despejarlo lo más rápido posible. El estrés de tener una bandeja fuera de los sitios más íntimos es un buen incentivo para su procesamiento y organización.
La segunda bandeja es el escaner, pues en él se acumulan las cosas que deben digitalizarse y dejar de ocupar espacio físico. Una vez digitalizado, si no es necesario archivarlo se destruye la cosa. Eso si, el fichero resultante se procesa y se organiza en el HD. Con esto intento tener un gran archivo pero evitando la parte física. Facturas, cartas, documentación médica, etc. todo acaba siendo digitalizado y destruido.
La tercera bandeja es mi Treo, en ella puedo capturar en cualquier momento las ideas y las tareas con un programa de grafitti. Esta es una bandeja peligrosa, pues tiendo a olvidarla con facilidad, al no ser un espacio físico no me doy cuenta que hay que procesarlo. Por ello cada mañana allá a las 0940h se auto ejecuta para de esta forma reclamar mi atención. La Treo va conmigo a todos lados y de esa forma evito tener dispersados papeles por toda la casa.
Finalmente la última bandeja de entrada es el inbox del cliente de correo. En este punto todos saben que hacer con los correos que allí llegan.
Como veis, la limitación de toda la casa a unas simples cuatro bandejas de entrada permiten una correcta funcionalidad del GTD, aliviándome estrés y momentos improductivos.
En el próximo artículo veremos las bandejas del trabajo.
Foto: jkleske
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