'Pep Guardiola'
Poco hay que decir de este entrenador que no se haya leído en todos los medios de comunicación, pero lo que ha conseguido este hombre en productividad de equipo es algo envidiable. ¿Qué método utilizará?
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'Ultimo vistazo antes de salir'
Ha llegado el momento de recoger, de prepararnos para salir. Ya hemos cerrado la mayoría de las tareas del día de hoy, ahora es momento de salir/volver a casa, tenemos lo básico: las llaves, la cartera, el teléfono, ¿Qué más podemos necesitar al salir? Justamente este es un buen momento para repasar la lista de tareas y la agenda para ver si podemos gestionar mejor nuestra salida.
Lo primero es mirar la agenda, tal vez a donde vayamos necesitamos cargar con más información de la que llevamos, un último repaso puede que nos ayude a afrontar la tarea que nos espera. ¿Tenemos todo lo necesario del contacto/lugar? ¿Cargamos con las herramientas adecuadas?
El siguiente vistazo es la lista de “En Tránsito”, en ella podemos ver si podemos realizar alguna tarea en el transcurso del viaje. ¿Alguna compra doméstica? ¿Hay que pasar por alguna tienda especial? ¿Hemos de pararnos a preguntar en algún sitio? Los proyectos no deben detenerse y si nosotros nos movemos, ellos se mueven.
Finalmente analizaremos el trayecto en sí, puede que podamos aprovechar un poco más el tiempo que perdemos sentados en el transporte público. ¿Alguna lectura interesante? ¿un manual/libro/informe que avanzar? ¿Música para el reproductor? ¿En nuestro destino nos harán esperan y por lo tanto podremos aprovechar esa espera para avanzar?
Cuando vayas de un punto a otro, recuerda mirar estas tres listas:
- Agenda
- En Tránsito
- Espera
Estos sencillos pasos, nos ayudaran a no estancarnos en momentos que parece que el GTD se queda encerrado en la oficina/casa, pues GTD no es una herramienta estática y a medida que nosotros avanzamos (físicamente) las tareas y los proyectos lo hacen con nosotros. Si aprendemos esta sencilla lección, podemos ser más decisivos en muchos de nuestros viajes, porque son estos pequeños detalles que nos ayudan a ir evolucionando.
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'Motivación'
Aceptémoslos, trabajar no es una de las más gratas acciones que tenemos a lo largo del día o incluso de nuestra vida y muchos se sienten frustrados y limitados por el trabajo que realizan, no siendo este el fruto de todo su esfuerzo de estudios o de una carrera profesional mal guiada. Trabajar es un periodo de unas ocho horas diarias que consume gran parte de nuestra vida y que hemos de compartir con la vida personal y ajena a todo ese estrés, proyectos y tareas que no tienen nada que ver con nuestros gustos.
Nos levantamos cada semana por que suena el despertador, nos enfundamos en nuestro vestido profesional y dedicamos multitud de horas a tareas profesionales. De esas horas sólo podemos encontrar placer en el momento que se acerca la hora de salida, el resto puede convertirse en un suplicio interminable de ver como pasan los minutos, cada vez más lentamente.
Esa es una de las perspectivas a las cuales muchos nos enfrentamos a lo largo de nuestra vida, replanteándonos el por que de nuestra labor y cambiando nuestra forma de pensar para intentar adaptarla a algo que no tenemos en ese momento y que hace que nuestro trabajo se transforme en una desesperación. Me he encontrado con muchos compañeros sumidos en el aburrimiento y en carencia de motivación para asumir sus funciones, ya sea por exceso o por falta de tareas.
Para resolver esta situación, sólo hace falta una pizca de pasión. Con ello no quiero decir que hay que enamorarse del trabajo por mucho que lo odies o estés en contra de él, pero si estas en uno de esos estados de bajón por falta de motivación, de interés, por falta de tareas o de rumbo profesional, la única forma de superar esa muy baja autoestima es consiguiendo entrar en la zona y dejar que el trabajo que te rodea espere para volver a encontrarte bien contigo mismo.
La zona, es ese espacio de tiempo-espacio dónde uno está concentrado en la tarea que está haciendo, en simbiosis con el desarrollo sin importarle las implicaciones externas. La zona es la burbuja de aislamiento que necesitamos para encontrar la energía perdida, la motivación y las ganas de seguir avanzando en nuestra tarea. Entrar en la zona es un equivalente a tomar un alucinógeno de productividad, donde las tareas se dibujan en nuestra mente y nuestros dedos la recrear en ese mismo instante, con la certeza de que estamos disfrutando del momento.
Ese espacio de tiempo, finito desafortunadamente, es una de nuestras motivaciones necesarias para emprender nuevas tareas, para volver a encontrar la dosis justa de productividad que nos funde entre lo que somos y lo que estamos desarrollando. Reencontrar ese estado de ánimo nos ayuda a dar el primer paso para salir de ese pozo de culpa y resentimiento que es plantearse la vida profesional en cada instante.
Sólo hay que buscar un hilo para poder estirar de él, acceder a la zona y recrearse en ella, una vez cargados de energía podremos ver las cosas desde otro prisma y en el caso que tengamos otra recaída volver a acceder a ella, por que la garantía de salir con más ganas de afrontar los retos es totalmente segura.
Para ello, prepara una lista de tareas o proyectos de esos de algún día quizá, esos proyectos que pueden ser fácilmente alcanzables en un espacio de tiempo limitado en nuestro ámbito laboral y recurre a esa lista cuando la moral esté por los suelos y por nuestra boca nos salga la típica expresión de “hoy no tengo ganas de hacer absolutamente nada”. Yo tengo mi lista cuando llegan esos momentos y aprovecho para naufragar en ella y volver a contagiarme de nuevo de las ganas de seguir avanzando y creando, realizando incluso tareas que pueden ser aburridas y monótonas, pero con la mente clara, concentrada y dedicada.
A modo de ejemplo, pongo aquí una pequeña lista que tengo preparada para mi trabajo, cada uno debe encontrar sus propios proyectos motivacionales que le ayuden a entrar y salir de la zona de una forma rápida y sencilla:
Realizar una utilidad sencilla que necesite y que suplante a un programa que ya tengo.
Retocar un par de fotos descargadas de Internet
Releer el manual de GnuPG, KeePass, TrueCrypt, étc, experimentando con opciones no probadas.
Hacer una deadlist de un programa e intentar encontrar sus puntos débiles
Optimizar el código al azar de algún desarrollo no propio.
Ordenar los documentos corporativos
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'Los problemas'
Un problema es una barrera repentina que de forma no planeada se interpone en nuestro camino natural y con mucha suerte lo habremos generado nosotros. Un problema es la fuente que suele agitar nuestra tranquilidad y despertar el monstruo del estrés para dejarnos capturar por él. Es un elemento endémico propio de la incapacidad de otros y de nosotros mismos para aceptar los hechos de una forma clara y anticipada. Cuando uno tiene un problema, la solución huye en sentido contrario.
Los problemas no son más que un planteamiento obvio y escrito a algo que desconocemos y que altera nuestro estado de alerta. No hay que verlos como precipicios infranqueables a los cuales estamos condenados a caer sin remedio, hay que cambiar de paradigma y ver al problema como un aliado para reflejar todo nuestro potencial y aprender de lo desconocido.
Los problemas son retos hacia nuestro intelecto y nuestro estado físico, de los cuales la mayoría somos capaces de resolverlos, sólo es cuestión de confiar en nosotros mismos y exponer todas las experiencias que tenemos para resolverlo. Por ello, cuando tengamos un problemas, no huyamos de él, afrontémoslo como lo que es y nos desharemos de él con otra muesca más en nuestra experiencia.
Los problemas tienen varias variables, a destacar:
Tamaño
A lo largo de su vida, el tamaño de un problema puede ir variando, desde el grano de arena, pasando por medidas astronómicas para acabar en algo de tamaño medio. Hemos de vencer este paradigma al cual nuestro cerebro nos empuja. El tamaño sólo es una cuestión de punto de vista, por que todos los problemas son pequeños y por lo tanto asequibles. Aquellos que consideremos inmensos, bastará con reducirlos a pequeños problemas para ir reduciéndolo en su globalidad.Tiempo.
Para que esta variable se ajuste a medidas donde nuestro estrés se pueda disparar, esta debe ser relativamente pequeña, porque en el caso de que la medida temporal sea grande, nuestro cerebro no lo entenderá como un problema y pasará a un estado de procrastinación. Cuando tenemos poco tiempo, hemos de encontrar las acciones más adecuadas para resolver el problema de una forma sencilla y aunque suene raro, la única forma de hacerlo es encontrar tiempo para pensar en el problema, desarrollarlo y encontrarnos de una forma clara resolviéndolo con dichas acciones. El tiempo de planificación no es un gasto, sino una inversión para la resolución.Espacio.
Los problemas pueden crearse en nuestro entorno más cercano, viendo como interrumpen nuestra cotidianidad y a veces puede crearse en puntos remotos, no controlado por nosotros, pero aun así llegan a convertirse en nuestro problema. La ubicación del problema no es algo que nos deba importar, por que no podemos controlar (al menos totalmente) su nacimiento pero si podemos aprovechar el segundo punto, para trazar el plan y las guías para delegar y supervisar el problema, allí dónde nosotros no podemos llegar, existen otras personas cualificadas en las cuales podemos confiar que están igual o más capacitadas que nosotros.Información.
Es el poder para su resolución. Conociendo su tamaño, el tiempo y su espacio, podemos buscar información más concreta y precisa que nos ayude a estar preparados para resolver el problema. La información que somos capaces de recopilar es una de las mejores herramientas para perder el miedo a lo desconocido y sobretodo calmar nuestro estrés interior. Incluso la información obtenida en un problema anterior puede ser rescatada de nuestros archivos para afrontar nuevos problemas.Por ello, para resolver los problemas hay que: definir, medir, ubicar y buscar, después de esas acciones, el problema se reducirá a las acciones pertinentes para resolverlo.
Este es un artículo para todos aquellos que no están familiarizados con el GTD y que ven sus tareas diarias como “marrones” o “dificultades” que muchas veces sobrepasan sus aptitudes. Existe un camino sencillo para controlar y solucionar, sólo es necesario cambiar nuestro paradigma interior.
Para aquellos que trabajar con el GTD, simplemente hay que sustituir “problema” por “proyecto”.
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'Proyecto: Báscula'
Este va a ser un mini post, en plan proyecto público, para reflejar el esfuerzo que quiero hacer y dejar constancia de ello, de esta forma no intentar doblegar mi voluntad y caer en tentaciones de procrastinación. Espero que estas pequeñas letras influyan en mi yo más profundo a modo de hemeroteca y con la ayuda del GTD y una cambio de voluntad pueda progresar en el proyecto.
Uno de los propósitos para este nuevo año es conseguir mantenerme en un peso aceptable, sin tener que estar ni por debajo de mi estructura y muy por encima como hace dos años. Hace dos años ya conseguí bajar hasta niveles bastante normales, bajando unos veinte kilos. Pero las circunstancias personales y las psicológicas han conseguido que vuelva a subir de peso de una forma alarmante.
Creo que la faceta psicológica la estoy superando bastante y creo que ya es el momento de volver a tomar cartas en el asunto, un proyecto que he tenido bastante olvidado quiero volver a focalizarlo para intentar no deja que mi estado personal influya en mi bienestar.
Ya tengo localizados mis errores más comunes, los cuales influyen en el aumento considerable de peso, esos pecados y vicios que he adoptado los tengo bien etiquetados en una lista. Ya he realizado una lista de control de las tareas que debo realizar para poder acelerar el ritmo de pérdida de pesa, dentro del estado saludable.
Esta no es una operación bikini, ni un sentido de culpabilidad, este es un proyecto con todas las de la ley. Sois testigos.
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'La pirámide de Maslow y GTD'
En 1934 Abraham Maslow formuló la teoría de las necesidades humanas, en la cuál se establecían cinco niveles de evolución y de reconocimiento psicológico para poder alcanzar la plena realización personal. Igualmente David Allen propone un sistema de elevaciones que nos permite ascender en nuestra vida, liberándonos de nuestras obligaciones, una vez que todas ellas están controladas. Por ello podemos juntar ambas teorías para nuestro propio beneficio.
Según la teoría de Maslow, estos son los cinco niveles:
1.- Las necesidades biológicas, las más básicas que el ser humano puede necesitar y realizar y sin las cuales no somos capaces de desarrollarnos. Algunas tan sencillas como respirar, alimentarnos, descansar. La privación de algunas de estas acciones consiguen crear grandes estragos en nuestra biología y por tanto en nuestro desarrollo.
GTD nos puede ayudar muy fácilmente a superar este primer nivel que a veces resulta imposible. Algo tan sencillo como dedicar una hora para comer, descansar después de un esfuerzo continúo de trabajo y aunque parezcan acciones de sentido común nos podemos olvidar de realizarlas en las medidas más correctas para reverenciar a nuestro templo físico que se va desgastando. Para ello, bastará con agendarnos citas con nosotros mismo y cumplirlas de la misma forma que las cumplimos con nuestro interlocutores. Es sencillo y eficaz.
2.- La seguridad es el siguiente escalón, una seguridad social y física que nos permite ordenar y frenar nuestro mundo, para sentirnos salvaguardados de las agresiones externas. La seguridad y bienestar físico, familiar, de nuestros objetos más preciados como es la propiedad privada, mantener nuestro trabajo.
De nuevo GTD nos puede llegar a salvar en esta segunda fase, sólo hemos de crear una lista de aquellos elementos que tememos y que ponen en entredicho nuestro miedo irracional. Una vez racionalizado, podremos ver como todos esos miedos pueden tener una solución en forma de pequeños proyectos, que irán avanzando cuando discurramos las siguientes acciones más idóneas para cada uno de ellos. Si quiero salvaguarda mi casa de incendios accidentales, puedo adquirir unas alarmas de humo y gases que alerten del riesgo potencial. Si quiero que mi familia tenga salud, puedo inscribirla en un seguro médico que nos permitirá disfrutar de las ventajas de estar cuidados.
3.- La afiliación es la capacidad que tenemos para relacionarnos con nuestros congéneres. A niveles de amistad, afecto, compañerismo e intimidad.
Para conseguir superar este nivel, GTD nos permite cultivar el contacto, tanto con las personas de nuestros círculos más íntimos, como para aquellos colegas de profesión que hemos conocido en un congreso. Mediante la creación de pequeñas tareas para no perder el contacto y ser reconocidos en el momento donde interactuamos. Con simples detalles como felicitar los cumpleaños o aniversarios, ponerse en contacto de forma periódica para intercambiar vivencias y proyectos comunes, ofrecer la ayuda necesaria o los contactos necesarios para solventar las pequeñas crisis ajenas o simplemente el hecho de escuchar. Planificando esas tareas, podemos reforzar nuestro círculo social. No, no sirve con sólo tener una cuenta de Facebook.
4.- El reconocimiento es uno de los escalafones más altos de la pirámide, aunque puede interpretarse en un doble sentido: el privado y el público y debe ser por ese orden para ofrecer una imagen de integridad y honestidad que realce nuestros atributos personales y sociales.
Cuando uno utiliza el GTD, el reconocimiento es una cuestión de tiempo. Si somos constantes en nuestras tareas, estas se convertirán en hábitos, al mismo tiempo nuestros proyectos irán avanzando y si estos son compartidos ofreceremos una imagen que puede que antes no teníamos, cambiando los paradigmas ajenos. Nuestra confianza crecerá a medida que concretemos nuestros límites, nuestras tareas y nuestros proyectos. Seremos capaces de respetar nuestro trabajo y el de nuestros compañeros, valorando los esfuerzos que hay que realizar en cada momento. El reconocimiento es la evolución natural (silenciosa o pública) del GTD, sin lugar a dudas.
5.- En la cima nos encontramos con la autorrealización, cuando realmente somos capaces de ofrecer todo lo que nuestra nueva personalidad puede otorgar, dónde podemos dar todo lo mejor de nosotros mismos para expandirnos por los límites de la creatividad, aceptación y resolución.
Este es el nivel de los 15.000 en el sistema de GTD, cuando ya hemos despegado y guiado nuestros proyectos, haciendo frente a nuestra área de responsabilidad y a la visión más allá de los cinco años. La vida se abre con claridad en nosotros, ofreciéndonos un camino que hemos estado construyendo a medida que progresábamos con el GTD para caminarlo a nuestro completo gusto. La punta de la pirámide es un objetivo perfectamente alcanzable y el cual podemos disfrutar con total seguridad.
Maslow propone una filosofía de humanidad y Allen otorga las herramientas y la simplicidad para poder llegar a conseguir ese objetivo.
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'Proyecto: Aquarius'
Cuando uno adquiere la responsabilidad de ser padre, lo hace de buena fe por el resto de su vida y al igual que mis padres se preocupaban y se interesaban por mi máximo bienestar, yo intento transmitir las buenas enseñanzas a mi hijo, para que de la manera que conozco más sencilla y a mi modo de ver, mimar, querer y cuidar a mi adorado hijo. Hasta aquí todo es lógico, pues en el momento que uno asume la responsabilidad de tener un hijo es consciente de parte de todo lo que le está por venir.
Aun así, uno nunca está preparado para las demás obligaciones y menesteres que vienen en forma de okupas añadidos en el transcurso del crecimiento del vástago, me estoy refiriendo a las mascotas y demás animales de compañía propios de la edad de cada uno. En este caso, un acuario se ha adueñado de forma anárquica de parte del salón. Un capricho contagiado de los primos y una burla por parte de sus tíos, que han intentando hacer feliz a su sobrino a costa de la responsabilidad del progenitor. Queridos lectores, la cosa no va a quedar así.
Total, que si ya tenía pocas preocupaciones por si el niño no come, por si es un adicto a los dibujos, que si se ha hecho dos moratones jugando en el patio o que ha llorado en el “cole” por que le han quitado un juguete, ahora tengo que preocuparme por tres inquilinos que nadan rompiendo todas las reglas de la naturaleza ¡en mitad de mi salón!.
No soy novato en esto de los acuarios, de pequeño y adolescente eché mis pinitos en la cría de los guppies y los escalares, llegando a tener dos acuarios en activo uno de sesenta litros y otro de cien litros, para desespero de mi santa madre, que ahora se rie al ver como el círculo de la vida vuelve a poner las cosas en su sitio, irónico futuro el que le espera a mi hijo. Pero esa ya es una etapa que dejé en el pasado y ahora con sutileza me la han colado con la excusa del amor del niño hacia los animales y nada más que (no sé si lo he dicho ya) ¡en mi propio salón!
Como uno ya no tiene memoria para estas cosas, me ha tocado releer toda la documentación olvidada, repasarme las páginas web para encontrar la información necesaria de cómo cuidar a los peces de agua fría (yo que fui maestro en el agua caliente, esta vez me he decantado por una menor parafernalia). Recordando de nuevo enfermedades, ritos semanales, procedimientos olvidados y un sin fin de información para ejercer de buen anfitrión hasta que al niño (¿grande o pequeño?) se le pase la temporada de peces.
Total, ya me he creado mi lista de tareas semanales, así como las listas de control que me permiten dominar un ecosistema del cual no soy partícipe. Pero que a modo egocentrista puedo señalarme como señor omnipotente, sin derecho a cobro de impuestos. Tengo un proyecto al cual he bautizado como proyecto: Aquarius, uno que es original. Al cuál he ido añadiendo las tareas más básicas, desde darles de comer dos veces al día en pequeñas tomas, hasta las tareas más tediosas de tener que cambiar un treinta por ciento del agua cada diez o quince días.
GTD también me ayuda a no tener un sistema de exterminio de peces domésticos, intentando alargar su vida y hacerlos lo más feliz que pueda estar en el cautiverio de mi salón. Aportando sobretodo sensatez y constancia en la nueva responsabilidad de la cuál mi mujer se ha autoexpulsado con la vil excusa de que ella sólo tuvo perros en su infancia y que de peces sólo conoce los que entran dentro del plato.
Así que ya tengo tareas nuevas: adquirir un sifón para limpiar el fondo, dejar agua en reposo para desclorificarla, cambiar regularmente el filtro de la bomba interior, controla el pH del agua, prepararles diferentes platos de verduras tipo guisantes o espinacas para que tengan un aporte de vitaminas extra aparte de la fastfood comercial.
Ser padre implica ciertas responsabilidades, incluso con los añadidos que van llegando a tu vida, aun así, el GTD me ayuda a planificar mejor el esfuerzo doméstico y el control que debo ejercer no sólo para el mantenimiento de la propia casa y la armonía del hogar, sino también aportando parte de mi tiempo para cuidar y mantener a los nuevos inquilinos que me refrescan conocimientos y me ayudan a proveerme de diferentes y no monótonas tareas.
Afortunadamente, las mascotas también son GTDeables.
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'Pensar'
Cuando queremos iniciar una tarea, lo primero que hacemos es meternos en ella de pleno, sumergirnos en su desarrollo para llegar a conseguir su éxito, muchas veces lo hacemos de forma inconsciente o estamos habituados a realizarla con total cotidianidad. Surge de nosotros ese lado cognitivo que nos empuja y muchas veces nos lleva al éxito, por que hemos creado un hábito que nos induce a dejar de un lado la neurona y reclamar las vísceras como motor de ejecución.
Uno de los ejercicios más sencillo radica en pensar lo que vamos hacer, lo que vamos a decir, lo que queremos conseguir. Pensar es un ejercicio gratuito que apenas requiere esfuerzo por nuestra parte, al día nos cruzan innumerables pensamientos y dejando de lado su racionalidad o su moralidad, el pensar en lo que tenemos entre manos nos va a solucionar gran parte de nuestro esfuerzo.
La tarea llega a nosotros desde nuestra lista de próximas acciones. Algo que debemos realizar y este es el momento justo para realizarla. Aun así, antes de poder abordarla, por sencilla que parezca hemos de habituarnos al hábito de pensar, de encontrar las soluciones más rápidas y sencillas para conseguirla, aun siendo fuera de lo común, nos podemos obligar a un pequeño ejercicio que apenas ocupara algún que otro latido por nuestra parte.
Las tareas pueden hacerse de diferentes formas, encontrar la mayoría de ellas supone un ejercicio de visualización y de inventiva que nuestro cerebro nos lanza a modo de múltiples situaciones posiblemente vividas y experiencias que ahora podemos aprovechar. Vale la pena expresar en una sencilla hoja en blanco algunas de esas posibles soluciones, por que capturar el flujo de esta tarea nos puede servir para recordarla en otra tarea similar. Desaprovechar una loca idea significa limitarnos en el futuro.
Con la tarea en frente, podemos dedicarnos un tiempo para:
Identificación de la tarea.
Que es lo que tenemos entre mano, tal vez hemos fallado en el proceso de organización y la tarea deba ser desechada bajo esta nueva perspectiva del momento, delegada o simplemente no lo tenemos muy claro y hemos de volver a la base.
Agrupar toda la información.
¿Disponemos de toda la información necesaria para realizar la tarea o acaso son falta indagar o preguntar a quien nos la ha delegado cierta información crucial? ¿La tarea posee todo el contexto? ¿Sabemos que hacer después con la tarea terminada con éxito o con fracaso ? Preguntar, observar, buscar e identificar toda la información necesaria.
Agrupar las herramientas.
Si miras a tu alrededor ¿tienes todas las herramientas esenciales y básicas para llevar acabo esta tarea? ¿Debes proveerte de nuevas herramientas para su consecución?
Delegar o hacer.
En el momento de la organización pensábamos que éramos la persona idónea para realizar la tarea, pero las circunstancias de cada instante cambian de forma drástica y lo que antes parecía algo sencillo y perfectamente asumible en este momento puede ser una barrera para llegar a conseguir hasta el propio proyecto. Por ello, pensemos en la posibilidad de delegar la tarea, con todo lo que hemos identificado en estos primeros pasos.
Visualizar su finalización.
Viéndonos realizar la tarea y consiguiendo finalizarla con éxito nos permite acercarnos a un estado más positivo y por lo tanto más emotivo para cargarnos de ganas de conseguirla.
Formación.
En la vida de nuestra tarea es posible que nos encontremos con situaciones, experiencias y datos que pueden resultarnos útiles para archivar, compartir e incluso aportar en la finalización de la misma, hemos de estar receptivos a aprender de la propia vida de la tarea.
La mayoría de las veces no disponemos del lujo de tener un rato para pensar en lo que estamos haciendo, uno de los grandes errores del GTD, pensar que el tiempo es una unidad cuantificable dentro de nuestra productividad, sabiendo que este puede estirarse y manipularse a nuestro propio antojo, aun con fechas límites sobre nuestra cabeza, dedicar un tiempo a pensar sobre la realización de la misma nos garantiza un billete de ida para entrar en la zona, por que una vez dentro no querremos salir expulsados por no tener toda las herramientas, información, conocimientos, experiencia o cualquier otra excusa que previamente no hemos razonado.
Antes de comenzar la tarea, regocíjate pensando en ella y cubriendo todas esas necesidades que el ahora te impone, por que las variables de nuestro trabajo van evolucionando en el día a día, si sabemos reaccionar con ellas, podremos conseguir producir más allá de nuestro antiguo nivel de productividad.
“Es la hora de pensar.”
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'En tránsito.'
Una de las ventajas del GTD es que no se encierra en un espacio físico y puede ser ejecutado en cualquier momento que nosotros lo necesitemos. Es tanta la libertad que uno debe estar preparado en todo momento para realizar algunas de las acciones imprevistas en los lugares más raros. Porque lo que se trata es de ir realizando acciones para conseguir una plena productividad, sin tener que dejar los espacios muertos viendo pasar el tiempo (aunque a veces sea eso lo que necesitemos).
Por ello, para conseguir llevarnos el GTD con nosotros hemos de estar preparados para enfrentarnos al medio y las circunstancias, planeando nuestros futuros tiempos muertos y llenándolos con acciones interesantes que lo que permitirán es ir avanzando en nuestros proyectos.
Uno de los momentos más inservibles que tenemos a lo largo del día son los desplazamientos. Ya sean en cortos espacios de tiempo en los medios de transporte de masas, como aquellos que nos llevan de una reunión a otra reunión. Esos espacio de tiempo que nunca ocupamos en cosas interesantes y que simplemente nos dejamos llevar para cubrir las distancias.
Sabiamente solemos utilizar esos espacios para reposar las neuronas y el cuerpo, por ejemplo yo soy un fan acérrimo de las siestas en los aviones, sobretodo para “recuperar” la integridad física del madrugón o de la trasnochada del día anterior. Es un espacio que utilizo religiosamente para reparar mi estado físico, sabiendo que luego, allí donde vaya tendré la tarea hecha, como por ejemplo, no tengo que preparar la reunión en el avión, por que ya la hice la tarde anterior.
Muchas veces utilizamos los transportes públicos para sumergirnos en la lectura imaginativa o profesional, dejando pasar las paradas mientras nuestra mente divaga devorando las líneas del último libro de culto o del informe. Esos momentos donde no necesitamos utilizar nada más de nuestro cuerpo que tener una lectura preparada para distraer nuestra mente y nutrirla con las palabras de otro. Incluso a veces, cuando somos transportados por otros, utilizar ese tiempo para reorganizar la agenda o las tareas, en una corta y rápida revisión.
Lo bueno de desplazarse, es que podemos llegar de un punto A hasta un punto B, pasando por C y D. Es la paradoja de la productividad. Si al salir de trabajo (punto A) con ganas de ir a casa (punto B), se que tengo una tarea que es comprar champú y cereales, mi punto C será claramente el supermercado, sabiendo que necesito cuatro tacos y cuatro tornillos para el proyecto: “colocar persiana habitación”, luego el punto D es la ferretería que hay después del supermercado y que me permitirá aprovechar el camino. El objetivo será el mismo, nuestro hogar, pero nuestros proyectos habrán avanzado un poco más.
Desplazarse es una de las ventajas de romper con las bandejas de entradas y aunque sea muy tentador revisar el correo con nuestro flamante smartphone, siempre hemos de evitar la tentación de llenarnos con más tareas en un espacio dónde su recopilación y el impacto que puede tener es bastante limitado. Dejemos esa tarea para momentos más indicados, eso no contradice el hecho de poder escribir un correo electrónico deslocalizado, sin esperar contestación del mismo, por ejemplo: enviarnos una tarea para cuando procesemos nuestra bandeja de electrónica.
Los desplazamientos y las esperas pueden ser de lo más productivos y por ello hemos de planear antes de iniciar el camino, pensando en unos breves minutos desde donde salimos y hacia donde vamos y si por el camino vamos a poder realizar algunas de las próximas acciones que tenemos en nuestra lista de “En Tránsito”. Esos breves minutos pueden acercarnos un poco más a nuestros proyectos, aunque no estemos obligados hacerlos y simplemente podremos disfrutar de ver pasar a la gente sin sentirnos culpables, reposando mente y cuerpo.
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'Viernes'
Para este post he utilizando el sistema de mapa mental para decidir como va a ser este viernes. Para comenzar, un bolígrafo y una hoja de papel. Una vez que he obtenido todas las grandes ideas, lo he pasado al PC para jugar un rato con los colores y la disposición de las acciones, gracias a DIA. Este va a ser mi día
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'Ética Profesional'
Estas dos palabras juntas son uno de los lazos más fuertes que podemos lograr en nuestra vida profesional. Dos palabras que no deben tomarse a la ligera y que deben ser resaltada por la integridad y el respeto que ofrecen: primero hacia nosotros mismos y en consecuencia hacia los que nos rodean.
Cuando uno se va elevando por el GTD, va conociendo los valores más alejados de los problemas mundanos del día a día, esas minucias que nos sacan de quicio y llenan nuestras reservas de estrés. Mientras ascendemos podemos evaluar nuestras reacciones y nuestros proyectos a corto plazo, para poder delimitarlos en el espacio temporal que vivimos a corto plazo. Una vez que somos capaces de vislumbrar esa cerca podemos aspirar a seguir subiendo altura.
A cierta altura, ya podemos visualizar las metas a un plazo relativamente superior, uno o dos años vistas nos plantean un camino para ir reestructurando el área de responsabilidad y comenzar a mover proyectos para hacerlos coincidir con dichas metas. Igualmente el ejercicio sigue con el siguiente tramo de altitud, esta vez reordenando los tramos inferiores recién descubiertos. Este es un ejercicio que requiere mucho de nuestro espíritu y nuestras ganas de afrontar el día a día y una buena lista de tareas “Algún día quizá” nos ofrece una buena visión de lo que realmente deseamos.
Pero todas estas planificaciones, todos estos buenos deseos no se consiguen solamente con la visualización o el constante movimiento de los proyectos en su revisión semanal. Debe existir un proceso de cambio en nuestro interior que actúe de resorte para impulsarnos a llegar a los niveles más altos. Para ellos, hemos de definirnos los pilares con los cuales queremos sustentar nuestras áreas personales y profesionales. De entre los básicos y los que siempre dan buen resultado, nos encontramos con la: honestidad, integridad, compromiso y moralidad.
Muchas veces no buscamos esos pilares, muchas veces no sabíamos que existían y tal vez hasta que no hemos comenzado a ser responsable de nuestras propias acciones no hemos conseguido darnos cuenta de que esos pilares iban arraigando con firmeza en nuestro interior, convirtiendo la rebeldía propia del caos es un estandarte rebautizado por nuestros actos.
GTD no aporta sólo un conjunto de listas, no es sólo una escoba para barrer el estrés. GTD es la herramienta que te permite arreglar tu vida actual, para proyectar tu atención en las cosas realmente importantes de la vida. GTD te construye por dentro mientras estamos concentrados en resolver y eliminar las tareas, para conseguir todos los proyectos que nos propongamos.
Puede que no sea un cambio que un aprecie de forma clara y directa, al fin y al cabo estamos demasiado acostumbrados a mirarnos con nuestro propio espejo. Pero cuando realmente cambiamos nuestro propio paradigma de lo que somos, conseguimos visualizar en nuestro interior unos pilares que no sabíamos que teníamos y que se han ido forjando con el esfuerzo del día a día y que ahora seguimos y mantenemos de forma totalmente inconsciente, porque es la consecuencia más natural de realizar nuestras acciones.
Descubrimos una nueva ética profesional y personal, que otros comienzan a valorar y confiar. Hemos construido y cambiado nuestro interior para reflejarlo, pero no de una forma premeditada y fríamente calculada, lo hemos hecho con la necesidad de encontrar el camino correcto y eficaz, para poder seguir ascendiendo.
Link: http://ziniurl.com/?9AVg
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'Intimista'
¿Vale la pena enseñar GTD? Esta es una pregunta que últimamente me estoy formulando con demasiada frecuencia. Durante todos estos meses que vengo practicando GTD, mi entorno personal y laboral está cambiando, mi habilidades se van mejorando y puliendo, son muchos los beneficios que he ido descubriendo durante este tiempo, la mayoría con una simple aplicación o modificación de los hábitos.
Luego miro a mi alrededor y veo un mundo caótico, desordenado, cubierto con espontaneidad y presiones de ultima hora, dónde priman más los sprints finales que una buena y sencilla planificación de los actos y aun teniendo esta planificación se concentra toda al final del proyecto. Ese es el mundo donde hace tiempo yo mismo vivía, agitado por el vaivén de las presiones externas, en una reactividad bastante cómoda y simplista.
El GTD me ha aportado un control sobre cada uno de los proyectos y cuando intento transmitirlo, siempre me encuentro con el muro del sentido común, ese sentido que muchos dicen tener pero que sólo aparece en contadas ocasiones. Tal vez mis dotes docentes estén bajo el umbral más hundido, pero apenas he podido convencer o alistar a unas pocas personas que han encontrado en el GTD un paseo placentero y relajado, como el que camino yo cada día.
La gente es reacia a los sencillos cambios, se escudan en el sentido común, diciendo que las directrices que explico son demasiado fáciles de entender y de aplicar, pero se contradicen al no querer ni siquiera desarrollarlas. Si algo es tan sencillo, si algo es tan barato es que nos están timando. Ofrecen una resistencia natural a lo que ellos tachan de “infantilismo” e incluso a “perdida de tiempo” (cito textualmente alguna de las respuestas). Te miran con una media sonrisa como recordando el nivel de sensatez que poseo y respondiéndolo como una de esas locuras pasajeras del rarito de la oficina.
Tal vez el GTD no deba ser descubierto y sólo ser atesorado por esos locos que encuentran una manera de encauzar las manías propias, un juguete que el tiempo les cansará y volverán otra vez a formar parte del rebaño de imprevistos, de estrés degenerado y de unos plazos de tiempo vencidos. No puede ser que esos parias encuentren una solución tan sencilla a encauzar las necesidades propias y ajenas, controlando los proyectos y ofreciendo una profesionalidad más allá de la estipulada por la masa general.
Por estas razones, enseñar y ofrecer GTD es una tarea bastante complicada, el público no está receptivo a aprenderlo, más bien es tarea de ellos descubrirlo por sus propios medios, a modo de “Hansel y Gretel” dejando miguitas de pan por el camino para motivar su curiosidad y darle alas a que aprendan un poco más a gestionar sus proyectos y su propia vida, sin dejar que otros controlen su iniciativa.
No sé si quiero enseñar más GTD, lo que si estoy convencido, es que debo encontrar unas pautas para alimentar esa curiosidad, de esta forma podré olvidar discursos aprendidos, demostraciones prácticas y demás esfuerzos cuyo único resultado ha sido una mirada burlona en contra de mi salud mental.
Y tú, ¿has conseguido enseñar GTD?
Foto: swanksalot
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'Un lunes cualquiera'
Ayer el día pasó sin pena ni gloria, fue un desarrollo continuo de acontecimientos que no alteraron apenas el flujo de trabajo. Aunque el viernes de regreso del viaje pensaba que este lunes iba a ser un poco más aterrador, tres días sin poder atender las peticiones insitu podrían afectar seriamente a mis pobres neuronas. Así que para este lunes mi cuerpo y mente estaban esperando un Apocalipsis anunciado.
La mañana comenzó tranquila, con la rutina de descargar los bártulos del viaje, el ritual de montar el laptop y dejar la mesa ordenada a eso de las nueve y media. Todas las notas físicas han ido directas a la bandeja de entrada donde se que más tarde las podré procesar. De entre ellas los tickets del viaje y el taxi a pasar a la gestora, que como tenía a dos pasos se lo he entregado en mano, saltándome el procesamiento, pero anotando el importe para dejarlo en la bandeja de entrada.
Arrancado el PC, me tocaba procesar la bandeja de entrada, el desconcierto inicial del partido del sábado, los diferentes turnos de desayuno y las explicaciones del fin de semana me han regalado un espacio de tiempo para procesar la bandeja de entrada, que tan sólo ha sido interrumpido por mi jefe horizontal, pidiéndome un segundo para explicarme el ppt. La bandeja de entrada se iba llenando mientras las estrellas del Lotus Notes iban desapareciendo.
Una vez limpio el correo, me he dedicado a procesar la bandeja de entrada. Realizando algunas de las acciones más inmediatas. Imprimir dos CV para las entrevistas de hoy, apuntar en la Treo citas varias. Apuntar algunos correos que debo escribir cuando tenga un rato. Poco a poco la bandeja iba bajando de nivel y a eso de las diez y media ya podía dedicarme a realizar la primera acción del día de más de dos minutos.
Media hora de mi tiempo me ha consumido, justo es el espacio de tiempo para la primera reunión. He arrancado el PC y me he ido a la sala reservada, he cargado el CV y el mapa mental del esquema que me ayuda a recordar los pasos de la entrevista, que ha durado una justa hora, entre explicaciones y examen práctico.
De regreso a mi sitio he sido abordado por varias interrupciones, nada alarmante que no pueda anotar y procesar más adelante y siguiendo con la rutina me he dedicado a realizar nuevo trabajo hasta la hora de comer. Ya sea por confabulación de los astros o por que el resto del mundo estaba dormido, apenas he tenido interrupciones, que he podido despachar con respuestas cortas y sencillas, hoy mi límite neuronal estaba pescando.
La tarde ha llegado, otra nueva entrevista que no se ha presentado. Lo que podría haber sido una perdida de tiempo, me ha permitido revisar todos los proyectos, por que el pasado viernes la revisión fue a tres cientos kilómetros por hora, en el ave de regreso y es posible que me hubiese dejado algo por el camino. Efectivamente, marcar unas tareas ya realizas, cambiar las fechas de finalización de otras, un par de llamadas en bloque y al no presentarse el candidato he vuelvo a mi lugar habitual.
Nada más llegar, mi responsable horizontal me ha reunido un rato, nada que no hubiese alterado mi estado laboral, pues el día me ha permitido abusar de mi tiempo de una forma pausada y relajada, pero realizando y cerrando tareas, con la suficiente holgura como para afrontar este contratiempo sin que me afectase.
Así que puedo decir que el día ha sido de lo más tranquilo, viendo el resultado de mis tareas puedo enorgullecerme de que he realizados actos bastante productivos, dónde al principio parecía la visualización del infierno se ha convertido en los prados suizos de la familia Trapo.
La fluidez del GTD me ha dado la suficiente tranquilidad como para afrontarlo sin incidencias, al menos las propias.
- Descargar a la bandeja
- Procesar el correo
- Procesar la bandeja de entrada
- Realizar Tareas
- Revisión
- Realizar más tareas
¿Cómo ha sido tu lunes?
Foto: Caro's Lines
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'La perfección de los errores'
Estar organizado no necesariamente significa ser perfecto. Utilizar el GTD no es una excusa para no olvidar las cosas, por que a ojos de tercero lo que parece ser una religión propia muchas veces juega en nuestra contra. Hemos de medirnos por nuestras propias metas y por el trabajo que realizamos para nosotros mismos como para los demás, sabiendo aceptar las críticas en su justa medida y racionalizándolas de la persona que nos la ofrece.
Quién haya o esté utilizando GTD como herramienta de organización y haya tenido parte de éxito en el transcurso de su implantación o incluso que lo tenga como hábito, en algún momento habrá intentado contagiar los principios básicos a la gente que los rodea y ya sea con palabras más o menos acertadas, dichas lecciones habrán llegado a la consciencia de nuestro interlocutor. Con suerte, habremos utilizado las palabras correctas para hacer clic en la mente ajena o por desgracia sólo pensará que estamos un poco más locos de lo que ya se imaginaba.
Estas confesiones de profeta, no son sólo una guía para alimentar a nuestros vecinos con un camino que vemos como el más correcto y que nos ha traído multitud de beneficios. Esos mandamientos que compartimos, llegarán a interpretarse como aire en una brisa de conversación o como una losa en plena crisis, por que lo que a veces nosotros entregamos como un regalo en forma de ejemplo, se puede convertir en una daga afilada capaz de ser devuelta en plena espalda.
Quién de los que está utilizando GTD no habrá escuchado la quisquillosa frase: “¿pero no que estabas organizado?”, “¿Pensaba que te lo apuntabas todos?” “Lo que estas utilizando para organizarte no te está sirviendo, sino no hubiese olvidado tal cosa.” Estas frases punzantes propias de la ignorancia del método sólo intentan hacer mella en nuestra moral y sistema, para sembrar la duda de la imperfección de la cuál somos creyentes como raza humana que nos preciamos.
A veces, esas frases llegan a doler, desmoralizar e incluso replantear nuestros sistemas. Son esos momentos cuando vemos que no somos perfectos y que tal vez existan fisuras en nuestra forma de recopilar, procesar y organizar. Nos dejamos envenenar por la autoculpa de haber dejado escapar las cosas y explorar el por que no apuntamos o por que no revisamos correctamente, dejando escapar las tareas entre nuestras manos.
Si has tenido uno de estos bajones y lo has podido superar, tal vez hayas marcado una muesca más en tu coraza, una nueva lección aprendida en busca de una perfección que no existe, por que si algo hay que tener claro, es que buscar la perfección es una de las pérdidas de tiempo más absoluta. La perfección tiene diferentes escalas de valores subjetivas e intentar complacerlas todas es tarea inútil. Por ello, si tienes todas las tareas claras, si vas a cumplir todos los objetivos que te has marcado, esa será tu única perfección, la del esfuerzo bien hecho.
Si alguien intenta herirte o atacarte con tus propias herramientas, es por que no sabe que fallar es humano y aprender de ese error es tarea normal para todos, ya sea con método o sin método, sólo la burlesca actitud para mellar tu moral es síntoma de no haber entendido todos los beneficios de los cuáles tu si que disfrutas y que él apenas llega a conocer. Tus límites humanos son comparables a los de los demás, no dejes que te empujen a la perfección y trabaja o desarrolla tus tareas con la entereza y finalidad para las cuales las has creado, el proyecto seguirá el camino que tú has marcado, mientras esté bajo tu poder o tu revisión.
Errar y olvidar son perfectamente compatibles con GTD y es una de esas tareas inesperadas que nos ocurre a diario, aprender y seguir progresando es lo que nos mantiene con el método, siempre alejando las críticas constructivas que intentan burlarse de todos los beneficios que hemos obtenido mientras aplicábamos los cinco pasos. Si somos conscientes de esos beneficios, somos conscientes de nuestra fuerza interior.
Foto: nimbu
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'Vidas separadas'
Los viernes son esos días dónde los problemas deben terminar y otros deben comenzar, aunque ese es un pensamiento bastante limitado, porque siempre hemos pensado que el viernes es el principio del descanso y del relax, cuando realmente lo que hacemos es postergar unos problemas para continuar con otros tipos de problemas. La oficina deja paso al ámbito personal y todos aquellos proyectos que hemos aplazado desde la semana pasada vuelven a tomar vida.
Comenzamos con esos pequeños arreglos domésticos, esas compras que postergamos por “falta” de tiempo, salidas y excursiones para aliviar la mente y liberar el cuerpo, todas esas cosas que necesitamos explotar en un tiempo propio y del cual no nos pagan por hacerlo, porque en estos momentos somos dueños de nuestro tiempo o al menos creemos serlo al estar subordinados por nuestros hijos y parejas.
Tenemos dos vidas que disfrutamos independientemente la una de la otra, separándolas para negarlas y a veces incluso para esconderlas, con lo que conseguimos encerrar las tareas en espacios de tiempo, para que su vida se coordine con nuestras acciones actuales, olvidando aquellas que por la responsabilidad del momento pertocan a la otra parte de nuestra vida. Este esfuerzo mental bloquea nuestra fidelidad y a veces nos hace dudar de nuestra ética.
La línea tangible está bien clara y nos ocupamos constantemente de que así sea, por ello reaccionamos de forma negativa a la idea trasgresora de traspasar esa línea, de llegar a realizar una simbiosis de nuestras dos vidas, para obtener un único resultado que desconocemos, pero que nos fortalecerá como individuos. Intentar pasar esa línea incluso está penado socialmente, utilizar una vida profesional dentro de la vida personal es tachado como exceso de trabajo o incluso de no tener vida personal y si lo hacemos al revés es como si estuviésemos robando el tiempo de nuestra empresa o clientes, abusando incluso de sus recursos.
Este es un mensaje que nos llega desde lo más alto de la jerarquía empresarial, arraigada en el pasado, en la cadena de mando y nosotros mismos transmitimos por temor a la rebeldía de los esquemas predefinidos. Dos vidas, dos esquemas, dos formas de llevar las cosas sin mezclarlas en lo más mínimo para que nuestra propia cordura no trasgueda los estándares impuestos.
Así que aquí hay dos sencillas y lógicas opciones, separar ambas vidas dejando las cosas aparcadas y retomándolas en el tiempo que les corresponde o aprovechar cada instante, independientemente de nuestra situación, para hacer que nuestros proyectos avancen en los momentos que podemos y debemos dedicarle tiempo, porque en definitiva, los proyectos y las tareas siempre van a estar ahí para ser abordadas en el contexto más adecuado.
Nosotros decidimos que podemos hacer en cada momento y separar la vida profesional de la personal no es más que una decisión impuesta , hasta que no reconozcamos esta limitación todos nuestros proyectos vivirán en un tiempo limitado, arrancando y parando con todo el estrés que eso significa para nuestra ya maltratada doble vida.
Fotos: Ronsel
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'Lujuria y tentaciones'
Ayer tarde, después de trabajar, salí para dar una vuelta por la ciudad que me está acogiendo estos días. Unos pasos que necesitaba para desintoxicarme un poco de la oficina. Los pasos me llevaron por las terrazas donde los nativos pasaban la tarde y un escaparate me llamó la atención, justamente el del corte inglés que en su primera planta estaba la librería. Desde fuera se veía todo un espectáculo cultural y había mucha gente revoloteando por las estanterías. La curiosidad me empujó a entrar, tal vez para buscar algún raro ejemplar que desconozco o para buscar alguno de los libros que ya tengo.
Buscando y paseando acabé en la estantería de papelería. Mi lado cultural dejó paso al oficinista que llevo dentro. Buscando entre los diferentes objetos encontré una estantería repleta de moleskine, de todos los tamaños, de diferentes formatos: cuadriculadas, lisas, mapas de ciudad, etc. Mi lado GTDista estaba babeando ojeándolas. Ya tenía dos en la mano para llevarme y escogiendo una tercera. Mi lado compulsivo estaba perfectamente dictando mis necesidades, sumando la cantidad económica.
Antes de dirigirme a la caja comencé a buscarle la utilidad a cada una de las libretas. Pensaba en su vida conmigo, en cómo iba a anotar cada uno de los detalles en ella, pensaba en llevarlas conmigo una de ellas, la otra dejarla como respaldo y otra para temas de oficinas. Pero ahora es fácil pensar en estas cosas mientras escribo estas líneas, pero cuando estaba con ellas decidiendo su vida conmigo, no les veía utilidad. Me estaba dejando seducir por todo lo que había leído de ellas, su historia, sus mitos, pero no tenía una idea clara para aplicarlas.
Tengo mi sistema GTD, tengo mis herramientas, las conozco, las utilizo, las perfecciono, las voy ampliando, tengo mi sistema perfecto que necesito y por otro lado está la lujuria de esas libretas, las ganas de sentirlas entre mis dedos, pero para ser sinceros antes de que esta nueva herramienta entre en mi vida tiene que aportar nuevas y claras mejoras que hagan cambiar mi sistema actual, sin está poderosa razón el cambio es inútil y hoy por hoy, una libreta moleskine no supera mi necesidades.
Para muchos esto puede parecer un pecado o incluso una negación para cambiar y probar nuevos sistemas, pero sólo aquellos que estén perfectamente cómodos con sus sistemas de recopilación, procesamiento y revisión, entenderán claramente que los cambios deben sucederse en la medida que van surgiendo las necesidades.
Yo confío en mi sistema.
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Foto: adulau
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'Mapas mentales'
Ayer tarde, en la espera de una entrevista, me he dedicado a traducir mi plantilla de entrevista a un mapa mental, un simple cortar y pegar de lo que ya tenía aprendido pero dándole un efecto con más líneas y elipses. Partiendo del círculo central: “Entrevista” he ido ramificando, ramificando y ramificando hasta agotar lo que iba saliendo de mi cabeza. Al final del proceso, me he detenido a observarlo y el resultado me ha dejado perplejo.
Lo que al principio parecía una simple transformación de lo que ya tenía aprendido y que utilizo como guión, se ha convertido en nuevas ideas y un replanteamiento de las que ya figuraban. Las palabras han ido surgiendo encadenadas y seguidas a medida que pensaba y las asociaba. Ideas que antes no había plasmado, ahora han salido y caído por su propio peso, ante la obviedad de seguir estirando del hilo.
Finalmente, me he decidido pasarlo a un fichero informático, sin pasar a buscar software específico he utilizado el DIA que ya tengo un poco por la mano y en unos diez minutos ya tenía el papel en plena pantalla, bien ordenado y coloreado, lo he impreso incluso para tenerlo más al alcance de mis dedos y como niño chiquito he buscado a alguien con quien compartir mi nueva experiencia. He pensado incluso en colgarlo de un espacio que tengo en la pared, pero no quiero pasarme de friki.
Lo increíble, es que yo era reacio a la realización de mapas mentales. Después de leer el post del Canasto y el de Otima Infinito, me puse en mente (una de mis tareas de “Algún día/Quizá”) llegar a probarlos y no ha sido hasta ayer en ese espacio muerto cuando comprendí la importancia del proceso y lo grande de los resultados.
Me ha sorprendido la sencillez y la fluidez del sistema, me ha maravillado el resultado final obtenido de todos esos círculos y líneas que se han ido expandiendo desde lo más recóndito de mi mente, hasta la primera línea de mis ojos, haciéndome ver datos que desconocía y cuestiones que se escondían, simplemente siguiendo el hilo irracional de los pensamientos he obtenido una imagen completamente clara de lo que pretendía plasmar, sin olvidar los pequeños detalles que ahora encajaban perfectamente en todo el conjunto.
Si te falta un pequeño empujón para realizar un mapa mental de alguno de los proyectos, mi consejo es que no esperes más, busca una hoja y lápiz y prepárate a escribir sin parar. Es toda una experiencia resolutiva que aportará mayor información al proyecto y sobretodo, unos pasos ordenados y claros que te permitirán obtener la visión de lo que tienes y hacia donde quieres ir.
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Foto: London Permaculture
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'Conclusiones del suicidio anunciado'
El día comenzó de forma completamente diferente alo visualizado . El desajuste inesperado fue que a primera hora tuve que ir a la seguridad social con la consecuente hora de espera. Un contratiempo que alteró el trabajo que tenia planeado para antes de la primera reunión y que lamentablemente tuve que postergar (que no procrastinar) hasta una hora más tranquila, en sacrificio de la comida.
La hora de espera me sirvió para replantear algunas de las reuniones y prepararlas con un poco más de detalle. Aproveché también para volverme un poco incívico y realizar unas cuantas llamadas profesionales cerca de un cartel dónde prohibían el uso de teléfonos móviles. Terminada esa hora, corriendo a la oficina para alcanzar la segunda reunión.
Fue pisar la oficina cuando ya tenía que entrar en la reunión. La primera conseguí dominarla en tiempo. Comenzó puntual e incluso sobraron cinco minutos al finalizar, tiempo que volví a aprovechar para reordenar las neuronas en un mantra interior. Desafortunadamente la segunda reunión comenzó más tarde de lo inesperado, diez minutos pasaban de la hora acordada, eso significa que debía resumirla para no atrás el resto de reuniones.
Otro inesperado, la propia inercia de la reunión ha consumido más tiempo de lo previsto, ahora el retraso se acumula como si estuviera en plantilla de iberia. Lo que una se ha retrasado la hora lo consume y así la puntualidad de las horas se destruye como bola de nieve cuesta abajo. No obstante, logro que el resto de las reuniones terminen antes del tiempo establecido, media hora que se transforman en 20/25 minutos. Intentando volver a la normalidad, pero obviamente sin dejarme espacio de tiempo para aprovecharlo en las tareas que tenía perfectamente ordenadas.
Terminadas las reuniones y casi con la hora de comer encima, me dispongo a realizar las tareas previstas. Dejo las notas tomadas en la bandeja de entrada, ya tendré otro momento para procesarlas. Comienzan a caer las tareas una tras otras, todos están comiendo y la tranquilidad inunda la oficina.
Por la tarde, dos entrevistas a candidatos. Me gustan estas entrevistas por que accedo a la sala media hora antes, eso me da tiempo para preparar el portátil y en el silencio del espacio cerrado avanzar sin que nadie me interrumpa, el despacho robado como yo lo llamo. Media hora de entrevista para cada candidato, más media hora de evaluación práctica y es cuando utilizo esa segunda media hora para seguir dando cuentas de las tareas y programando nuevas que van surgiendo.
A las seis de la tarde todo termina, he conseguido contener el desbarajuste inicial, al menos en tiempo, pero el esfuerzo que he tenido que dedicar a ello ha sido mayor de lo habitual. Sin provocarme estrés, pero saltándome la comida para construir algo de mi trabajo. En definitiva no ha estado tan mal el día y en resumen he aprendido:
- A controlar el tiempo de las reuniones.
- Forzar a los convocados a la puntualidad sin que abusen de nuestro tiempo.
- Saltarse las comidas no es bueno, pero el silencio en la oficina recompensa.
- Es necesario mezclar la vida personal con la profesional, resulta completamente absurdo separarlas.
- La ausencia de interrupciones provoca un considerable avance de tarea, debo aprender a minimizarlas cuando estoy con el grupo.
- Ver rebosar mi bandeja de entrada me da más ganas para procesarla mañana.
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Foto: incurable_hippie
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'Ocupado'
Este lunes va a ser bastante movidito, en un acto de pleno suicidio me he agendado reuniones durante toda la mañana. En porciones de treinta minutos. Desde las diez de la mañana a las dos de la tarde, desde las tres hasta las seis de la tarde. Todo un ejemplo de lo que no hay que hacer o un esfuerzo para aplicar todo lo aprendido en las buenas guías de las reuniones.
Todas esas reuniones me van a quitar un valioso tiempo de productividad, de ir avanzando en los diferentes proyectos. Visto de esta forma parece que estoy minando los principios que estoy publicando en este weblog. Pero igual que el vaso de agua, aquí podemos encontrar las dos versiones de este día.
La primera y más sencilla es que estoy abierto a todo tipo de burlas sobre los principios que he creado, siempre desde el respeto os doy permiso para minar mi moral y tratarme de “chaquetero” vendiendo mis propias palabras que parece que yo mismo no sigo. De esta forma podéis hacer hincapié en mis colosales errores, para que me avergüence al leerlos y aprenda en un futuro a no suicidarme en público.
Por otro lado, existe la posibilidad de que estas reuniones me lleven a exprimir mi lado más GTDniano. Si mi tiempo está completamente ocupado en reuniones, los proyectos se verán mermados en atención y las próximas acciones que deba realizar estarán relegadas a los espacios de tiempo que encuentre entre los pasillos. Tal vez tenga que agrupar las tareas por lotes compactos y realizarlas en los momentos más adecuados, entre reunión y reunión.
Este será un buen ejercicio para domesticar las reuniones, para enfrentarme con la limitación de tiempo, encontrando la importancia de cada minuto. Tendré que utilizar los descansos para recuperar la vida de mis neuronas, desconectando en cada momento y cambiando el rumbo de mis pensamientos, para llamar a la creatividad y atraer nuevas ideas y necesidades, para releer el script de la próxima reunión que ya hice en su día, para estar seguro de cómo conducirla.
Creo que estas reuniones van a exigirme todo lo que he aprendido estos meses de GTD y estoy ansioso por tomar las notas de todo lo que vaya haciendo, para enfrentarme al finalizar el día a una propia autoevaluación de las cosas positivas que he podido aportar y las cosas en las cuales he ido fallando o que no he podido reflejar tal como sabía, sin dejar (o intentando limitar) que el estrés y la dinámica de la vorágine me arrollen.
Si, puede que la palabra sea suicidio o que no he aprendido la filosofía del GTD o que estoy provocando una pérdida de tiempo productivo con tantas reuniones. Pero creo que puedo aprender de todo esto y sobretodo ejercitarme en todo lo que he aprendido. Tal vez lo he provocado conscientemente para satisfacer mi morbosidad de autosuperación, estúpido o no, creo que el día será todo un reto y pienso apuntar los diferentes estados de ánimo por los cuales voy pasando durante el día, para que me ayuden en el aprendizaje diario.
Para hoy sólo hay dos consignas: Recopilar y Hacer y las dos al cien por cien.
Foto: (A3R) angelrravelor (A3R)
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