'Preocuparse'
Una de las fuentes de generación de estrés es nuestra cabeza. Ahí metemos en saco todo lo que nos rodea, de forma directa y de forma accidental promovido por terceras personas que interceden en nuestras vidas. Nuestra mente es una fuente de dudosa calidad en la cual confiamos nuestros más oscuros y siniestros secretos, mezclándolos como olla exprés con el inconveniente de desconocer lo que estamos cocinando.
Todo cabe, no importa el tamaño, nuestra mente no entiende de clasificación, no conoce el significado de orden o importancia, es un saco infinito con la única premisa de que todo lo que entra no tiene porque volver a salir. Conscientes de esta amenaza continuamos alimentándola con todo tipo de información, compitiendo entre información fútil o muy valiosa, luego ya buscaremos por los índices de asociación de idea o... Bueno, al menos intentaremos recordar.
Pero nuestra mente es un ser vivo que se autoalimenta a sí mismo, obteniendo la información aun no siendo conscientes de ello, incluso generando de nueva que propiamente es asumible en algún futuro cercano, sin que este llegue a materializarse nunca, pero alterando nuestro estado de nervios y de sentimientos. Nuestra mente genera imágenes del presente y del pasado, bailando con los actores, con las palabras dicha, con las acciones no hecha, evocando esa imagen de nosotros mismos que nos gustaría ser y que nos hemos limitado.
Nos preocupamos y nos estresamos por cosas que no están en nuestro alcance y que deberíamos desechar como algo imposible de volver a repetirse, son nuestros propios miedos e inseguridades los que nos dominan en esos momentos, dónde la mente orquestra y nosotros simplemente nos sumergimos en el argumento de lo que proyecta.
Hace unos años regresando de un viaje desde Alicante en avión, me encontraba yo ocupando los tres asientos de la fila, haciendo lo único que puedo hacer en el avión, recuperar un tiempo para dormir, en la fila del otro lado del pasillo había una mujer, con aire nervioso, se la notaba que no estaba a gusto volando, a cada bache se agarraba a los reposabrazos, no dejaba de mirar hacia todos lados y la única revista del corazón que la acompañaba apenas la ojeaba para distraer su mente, sin lograr nada bueno. Una nueva turbulencia provocaba que sus nervios saliesen a flor de piel.
Siempre he considerado el miedo a volar como uno de los más absurdos. Si tienes miedo a volar, no vueles. Tan sencillo como eso, aun así, si por obligación necesitas imperiosamente volar en un avión y no tienes ninguna otra opción por qué no te han crecido aun las alas, entonces, ¿Por qué estas nervioso por volar? ¿De qué tienes miedo? ¿De que el avión se estrelle? ¿De qué mueras ahogado en pleno mar? ¿De que cuando aterrice sus ruedas fallen y explotes en mil pedazos muriendo de una forma lenta devorado por las llamas? ¿Qué tus familiares lloren tu perdida desconsoladamente? Si, supongo que son miedos racionales que nos planteamos todos al subir al avión, yo incluso lo pienso cuando estoy allí dentro ¿Será esta mi caja fúnebre?
Pero luego intento razonar, no dejar que mi mente domine mis emociones y encontrar el camino de mi área de influencia. ¿Puedo evitar que todo eso ocurra? Sí, viajando en otro medio. ¿Tengo opción de viajar en otro medio? Sí, pero tardaría demasiado tiempo. ¿Puedo evitar que el avión se estrelle? No, desde mi asiento no dispongo ni de los conocimientos ni de las herramientas. Cada vez que hay una turbulencia, ¿debo pensar que voy a morir? Sí. ¿Puedo hacer algo para evitar las turbulencias? Aquí es dónde vuelo a la misma pregunta inicial respondiéndome el final que no puedo controlar el clima. Al final siempre acabo razonando. En mi estado actual, despegando hacia mi destino, ¿Puedo evitar que muera de una forma siniestra? No ¿Sirve de algo preocuparse? No, no controlo la situación. Luego saco de mi cabeza algo que no puedo controlar, que no está en mi dominio y que por lo tanto debe de dejar de ejercer una presión en mi mente.
Sólo debo preocuparme por aquellas cosas que si que puedo interactuar, controlar y convertir en realidad. El resto es producto del azar y de nuestras interacciones con los demás y por lo tanto deben quedar fuera de nuestra mente, para vaciarla por completo y dejar que se llene de las cosas que realmente importa.
Nuestra mente es una productora a nivel de Hollywood, sólo es cuestión de querer ver o no que nos muestra. Nosotros somos dueños de esa decisión y por lo tanto podemos influir en nuestro estado de ánimo y en nuestra reactividad. Cuando te sientas en una situación incontrolable de pensamientos oscuramente temerarios, utiliza GTD: Mételo en una bandeja virtual, procesa la idea o el problema, organízala si no la has desechado ya, realiza alguna acción si es necesaria y aprende de ella con la revisión. Todas las cosas deben estar fuera de tu cabeza y sobretodo las que no están en el ámbito de influencia.
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Ayer un compañero soltó una pregunta al aire después de una defensa del evernote. Todo comenzó cuando estaba apuntando un documento en el programa delante de los ojos del delegador, este le dijo que para hacer estas cosas utilizaba el NotePad, una lista en un plaintext. El otro indignado le comenzó a explicar las bondades del evernote comparado con su triste sistema de plaintext y quedando para hacerle una demo en breve. La cosa quedó así, hasta que este último lapido con la frase: "¿Porque la empresa no nos suministra la herramientas necesarias para ser más productivos?"
Tanto la conversación como la pregunta me llamaron la atención y no pude hacer otra cosa que increpar diciendo que las herramientas no te hacen ser más o menos productivo y que cada cual debe utilizar las herramientas necesarias así como utilizarlas de la forma en la cual le hacen ser más productivo. Recapacitó y me respondió diciendo que debería haber unas mínimas herramientas que deberían suministrar, cosa que ya hacen le indiqué, pero las cuales él no había sacado provecho y por lo tanto había buscado sus propias herramientas con las cuales se siente más a gusto y que es capaz de ser más
productivo.
Las herramientas no son la panacea, pero sí que ayudan a sentirse más a gusto con el trabajo que se está desarrollando, que no decir ser más productivo. Las herramientas no hacen la productividad, la productividad la crea uno mismo en la medida y forma que utiliza las herramientas. Si le dedicamos un tiempo a su aprendizaje, a la toma de contacto, a la práctica e incluso podemos desarrollar satélites para esa herramienta a modo de plantillas, atajos, automatismos, entonces es cuando podemos decir que somos más productivos con la herramienta, la herramienta por si sola no nos hará mágicamente productivos.
Esta frase es un caso típico de personalidad reactiva, dejándose influir por lo que la empresa le ha suministrado y culpando a las herramientas de la productividad diaria. Estamos traspasando la responsabilidad de nuestro esfuerzo a algo inanimado y a veces intangible por tratarse de un software, pero no somos capaces de ver el problema de raíz y tomar las medidas necesarias para cambiarlo.
Las herramientas son sólo canalizaciones para nuestras creatividad y esfuerzo, muchas veces las más sencillas son las que mejor se adaptan a nosotros y con nuestra curiosidad y las ganas de progresar (proactividad) podremos sacarle realmente el partido necesario para mantener nuestro enfoque en las cosas que son realmente importante, amén de algún que otro sentimiento de procrastinación.
La herramienta perfecta no existe. Fue una conversación de patio de colegio, dónde cada uno tenía un juguete mejor y ninguno de los dos se paró a pensar que ellos tienen que ser la herramienta perfecta para canalizar su productividad. No importa el nombre de la herramienta, ni su fama, la premisa principal es que hemos de sentirnos a gusto con ella y poder utilizarla de una forma rápida y sencilla, que nos sirva para desarrollar el trabajo que realizamos sin ningún tipo de impedimento o limitación.
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'Soluciones'
- MALCOLM: The problem with scientific power you've used is it didn't require any discipline to attain it. You read what others had done and you took the next step. You didn't earn the knowledge yourselves, so you don't take the responsibility for it. You stood on the shoulders of geniuses to accomplish something as fast as you could, and before you knew what you had, you patented it, packages it, slapped in on a plastic lunch box, and now you want to sell it.
JURASSIC PARK by Michael Crichton
Hoy estaba desayunando intentando ver las noticias de lo que había pasado en el mundo y en uno de esos anuncios de teletienda que tanto me incitan a comprar he cambiado de emisora, llegando a una donde emitían por enésima vez la película de Jurassic Park. Como estaba en una escena interesante he dejado un rato el largometraje. El diálogo es justo después de explicar el milagro de la genética, cuando están todos reunidos comiendo y hablando de las implicaciones. Me ha llamado la atención la respuesta que se ha dado.
Como personas siempre queremos obtener los resultados a primera instancia y por lo tanto deseamos obtenerlos de una forma inmediata y sin complicaciones, actualmente disfrutamos de un buen abanico de soluciones a nuestra disposición, que están a nuestro alcance con tan sólo alargar la mano. Utilizar esas herramientas y conocimientos muchas veces es sólo cuestión de dinero. Pero el problema, por mucho que lo queramos ocultar con la solución continua latente.
Estamos pues ante una solución parche que acallará nuestra consciencia en la medida que el problema permanezca oculto, aún engañándonos a nosotros mismos diciendo que nada malo puede pasar después de poner la solución, pues no pensamos ni en las consecuencias ni en las implicaciones, sólo nos importa la solución.
Gran parte de las veces, la solución pasa por nuestra disciplina y por nuestro control, un camino largo que hemos de aprender y moldear a nosotros mismos, es un proceso lento que requiere dedicación y constancia y que topa con la realidad de obtener los resultados de una forma rápida y directa. Es entonces cuando valoramos nuestros objetivos y comprendemos que hemos de medirnos por lo que somos o por lo que queremos ser.
Puede que obtengamos el premio público al solucionar el problema y un reconocimiento social, puede que salvemos momentáneamente la solución. Pero hemos de comenzar por el principio, cambiando nuestro paradigma si fuese necesario, creando hábitos, modelando nuestro trabajo para ajustar el camino hacia la solución y convertirla en una solución estable y persistente en el tiempo.
Una solución rápida y no adquirida como un hábito sólo es un parche que con el tiempo colgará y volverá a caer, el problema volverá a renacer con la excusa de que tal vez ya no sea nuestro problema. Construir la solución, adquirir los conocimientos, las herramientas, invertir en el tiempo es algo que muchas veces no valoramos, pero es lo necesario para dar con la solución más acertada y al mismo tiempo perfeccionarnos a nosotros mismos.
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'GTD: Paso seis, Revisión Semanal'
Estamos ante el último paso de todo el proceso y aunque parezca mentira es uno de los más complejos de realizar, lo anterior puede ser incluso mecánico, pero ahora llega el momento de utilizar la razón y la sinceridad, dónde nos encontramos con nosotros mismos y podemos plantar cara a todos ese agujeros que dejamos pasar o no queremos ver.
Normalmente la revisión se suele hacer al finalizar la semana, los que trabajamos de lunes a viernes, solemos hacer la revisión el viernes tarde, cada uno debe encontrar su momento de finalización de semana para echar un vistazo a todo lo que ha pasado en la misma y revisar los que aún le queda pendiente. No sólo a nivel horizontal de proyectos si no también a nivel vertical de elevación.
El caso más práctico es comenzar a repasar las listas, todas aquellas acciones que ya se han realizado pero por algún motivo no han sido tachadas, suprimidas, eliminadas, erradicadas de la lista. Esto nos permite esbozar una lista más fidedigna de lo que tenemos ante nosotros y de esta forma conseguimos un efecto adelgazante y actualizador al mismo tiempo. Hay que retener la tentación de realizar algunas de estas acciones en el momento de la revisión, hemos de frenarnos a nosotros mismos y conseguir el tiempo suficiente para terminar la revisión, luego ya iniciaremos el círculo.
Después de adelgazar las listas, pasaremos a los proyectos, para ver si alguno de ellos está desatendido o ver si ya no debe estar en nuestra lista de proyectos, es posible que el proyecto ya no esté dentro de nuestro alcance o dentro de nuestro ámbito de trabajo, para resolverlo podemos migrarlo a la lista de “algún día/quizá” o simplemente suprimirlo, sin miedo. Repasando esta lista conseguiremos añadir nuevas acciones a nuestras listas, es el efecto rebote de las dietas ;)
Una vez que tenemos las listas en orden, los proyectos controlados, podemos pasar al plano vertical, repasando nuestros objetivos a corto plazo, en nuestro ámbito de responsabilidad, los proyectos a medio plazo de dos a tres años o los de largo plazo. También añadiremos alguna que otra acción a nuestras listas.
Finalmente cuando la revisión ha finalizado, es decir, nuestro sistema está actualizado al día y perfectamente ordenado lo ideal es que comencemos otra vez el círculo, recopilando todo aquello que aun nos queda en la mente y depositándolo en la bandeja de entrada, recogiendo las facturas, los tickets, las notas, todo tiene que acabar en el único sitio que es la bandeja de entrada.
A partir de este punto, ya sabéis: procesar, organizar, hacer, revisar, recopilar, procesar, organizar, hacer, revisar, recopilar, procesar, organizar, hacer, revisar, recopilar, procesar, organizar, hacer, revisar, recopilar, procesar, organizar, hacer, revisar, recopilar, procesar, organizar, hacer, revisar, recopilar, procesar, organizar, hacer, revisar, recopilar, procesar, organizar, hacer, revisa etc…
No me voy a extender mucho en este post, el objetivo no es explicar al detalle el proceso de revisión semanal, pero si centrar las ideas principales y proporcionaros unos enlaces a compañeros que si han dedicado esfuerzo, energía y razonamiento al proceso, plasmándolo es unos post de obligada lectura. Te los recomiendo todos.
- Repaso semanal: Revisando el mapa a medio camino - Ivan Mendoza
Repaso Semanal - El Canasto
GTD - La revisión semanal - Habitos Vitales
GTD: Revisar, cómo mantener el sistema - Dutudú
GTDFácil: las 4 claves de “Revisar” -
GTD: La Importancia de la Revisión Semanal - Optima Infinito
Un factor crítico de éxito. La revisión semanal - El Inconformista
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'Reactividad'
Victor Frankl
Si hace poco definíamos la proactividad como una cualidad a conseguir, antes de poder iniciar el nuevo hábito y establecer las nuevas tareas para conseguirlo hemos de tener muy claro su contrario y de esta forma identificar las pautas de nuestro ser que nos dejan vulnerables o nos incapacitan para poder progresar en nuestra productividad.
Si los valores de la proactividad son positivos, las cualidades de la reactividad no pueden considerarse negativas, pero si los suficiente detestable como para mermar nuestra razón y energía, consiguiendo que nuestra moral saboteé cada una de nuestras acciones.
La reactividad se puede definir como el estado de la persona que es capaz de dejarse llevar por los acontecimientos que ocurren en su entorno, relegando de esta forma cualquier toma de decisiones y control sobre la vida misma que no sea influido por estos agentes externos. Es un estado de comodidad en el cuál es fácil caer y dejarse seducir, pues todas las razones y explicaciones se sustentan en el entorno.
Una persona reactiva es emocional, la base de su ser se centra en una capa emocional que siempre está influida y descontenta por las acciones externas que transforma su día en un conjunto de emociones que la hacen ser capaz de desarrollar o no su trabajo con diferente grado de productividad. Una persona reactiva relega las decisiones a la voluntad de los demás, sin carácter para afrontar los problemas y dejando pasar el tiempo hasta que el problema les consume.
Son influidas por agentes totalmente descontrolados como puede ser el climatológico: si hace sol está feliz, si hace demasiado sol está descontenta, si llueve es un día triste, si cae una tormenta es mejor no salir de casa. Los problemas mundiales, el amor, las empatías con los compañeros, el quedar bien con la familia, etc. son algunos de los claros ejemplos de reactividad: sin control de uno mismo.
La reactividad nos coarta a no tomar decisiones, a no afrontar las acciones, nos relega en un miedo interior protegiéndonos en una coraza muy débil para evitar que de alguna forma nos alcance el dolor y cuando este llega es maximizado para embriagarse con su pesadumbre, volviéndonos dependientes de la autocompasión.
Hemos de identificar en que estados de nuestra vida somos reactivos y nos dejamos llevar por el vaivén de las emociones, hemos de cortar con esos lazos tan dulces que resulta echarle la culpa a lo imposible, a lo que no puede verse o etiquetarse, cuando verdaderamente hemos de asumir los fallos y las incompetencias propias.
Asumiendo lo que podemos hacer y la capacidad que tenemos de controlar nuestras decisiones sin dejarnos influir por las emociones, es cuando nuestra productividad toma otra camino en sintonía con lo que nosotros queremos y hasta dónde queremos llegar. La proactividad está al alcance de nuestra mano si somos capaces de cambiar nuestros hábitos y esa es una lección con la cuál trabajamos a diario.
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'GTD: Paso cinco, Hacer'
Ya prácticamente tienes todo el trabajo hecho o al menos predispuesto para hacerlo, otra cosa es que lo hagas. Llegados este punto tienes dos opciones muy sencillas: realizar la acción o procrastinarla, ambas opciones son básicas en todo método de productividad, pero es más recomendable la primera opción.
Las acciones son sencillas y concisas, sabes lo que tienes que hacer y cómo hacerlo es mucho más satisfactorio realizar la acción y sentir cómo puedes eliminarla de la lista para que los proyectos puedan ir avanzando. Pero, de todas las acciones realizables en el contexto actual, ¿cuál debo realizar primero? La respuesta es bien sencilla, no importa cuál realices, mientras las consigas realizar.
Existe una propuesta realizada por David que nos permite escoger el trabajo más adecuado dependiendo de cuatro valores principales: situación, tiempo, energía y prioridad. La situación nos la marca el contexto, por ejemplo no podemos realizar llamadas desde nuestro Smartphone si estamos en pleno vuelo. Si estamos en casa, realizaremos las tareas dentro del contexto de llamadas.
El tiempo es un factor determinante, si intuimos que la tarea nos va a llevar un par de horas, seguro que no la haremos a quince minutos de salir del trabajo, no es el momento adecuado por falta de tiempo, la energía es un valor que no se puede medir al menos externamente, pero si que somos capaces de aceptar que a determinadas horas del día nos apetece o estamos más predispuesto a realizar ciertos trabajo, si estamos muy cansados sicológicamente, mejor realizar una acción que sea monótona y no requiera pensar. Finalmente nos encontramos con las prioridades, si todo lo anterior nos está apuntando a un par de acciones, cinco a lo sumo, entonces debes decidir cuál de ellas es la que puede correr más prisa dentro de una urgencia aceptable, sabiendo que siempre para los demás todo es urgente, debes determinar el grado de prioridad de las tareas, si aún así no te decides por prioridades, comienza por la que menos te guste para quitártela de encima.
Hacer es la culminación de todo el proceso y el objetivo de la productividad, además de que es la unidad por la que nos medirán las personas que nos rodean. Llegará un momento que te darás cuenta de que haces más, eso es porque estamos en sintonía con el método y lo estamos aplicando de una forma correcta y la calidad del trabajo aumentará. Esto no significa que debas aceptar más trabajo para hacer, si no que sabes dedicarle el tiempo y la energía suficiente al trabajo para realizarlo como se tiene que hacer.
No me voy a extender mucho en este post, el objetivo no es explicar al detalle el proceso de ejecución, pero si centrar las ideas principales y proporcionaros unos enlaces a compañeros que si han dedicado esfuerzo, energía y razonamiento al proceso, plasmándolo es unos post de obligada lectura. Te los recomiendo todos.
GTDFácil: las 4 claves de “Hacer” - ThinkWasabi
Hacer: quinta fase de GTD - gedpro
GTD: La Productividad se Demuestra Haciendo - Optima Infinito
Zen To Done. Ejecutar - El Inconformista
Hacer, ejecutar acciones - Dutudú
¿Qué puedes hacer con poca energía? - El Canasto
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'GTD en PHP'
A los informaticos muchas veces nos cuesta aceptar los métodos y somos más bien de mente un poco cerrada, nos movemos en entornos que conocemos y tendemos a traducir la información a sistemas que nos resultan más conocidos, para mejorarlos y alterarlos como nos guste. Por eso rechazamos el método GTD, hasta que nos lo explican en nuestra lenguaje. Con este pequeño post, pretendo traducir a modo de broma el proceso GTD en lenguaje PHP (no OOP que quedaría más bonito) entendible por cualquier programador.
<?php
function requiere_accion() {
// Pensar en la cantidad de acciones
return $n_acciones;
}
function archivar($cosa) {
// Cosa a BBDD
$conexion = mysql_connect("localhost", "usuario", "clave");
$tabla = mysql_select_db("base_datos",$conexion);
$sql = mysql_query("INSERT INTO archivado (cosa) values('$cosa')");
}
function eliminar($cosa) {
// A la papelera
}
function siguiente_accion() {
// Pensar en cuál es la siguiente acción
sleep(120);
}
function delegar($cosa) {
// Averiguar persona dispobible
// Delegar Tarea
return $propietario;
}
function anyadir_lista($lista,$cosa,$propietario) {
// Delegar
// Añadir a lista
}
function hacer($cosa) {
}
// Paso 1 Recopilar
// Metemos las cosas en la bandeja de entrada
$bandeja = $HTTP_GET_VARS;
$lista[] = "";
$proyectos[] = "";
// Paso 2 Procesar
foreach ($bandeja as $cosa=>$que_es) {
$acciones = requiere_accion($que_es);
switch ($acciones) {
case 0 :
if (!$eliminar($cosa)) {
archivar($cosa);
}
else
{
eliminar($cosa);
}
break ;
case 1 :
$siguiente = siguiente_accion($que_es);
if (propietario == $me) {
if (calcular_tiempo($cosa) < 120) {
if (checkdate($cosa)) {
anyadir_lista("Agenda",$que_es,$me);
}
else {
anyadir_lista("Acciones_Siguientes",$que_es,$me);
}
}
else {
hacer($cosa);
}
}
else {
anyadir_lista("Espera",$que_es,delegar($que_es));
}
break ;
default :
anyadir_lista("Proyectos",$que_es,$me);
if (!checkdate($cosa)) {
anyadir_lista("Algun Día",$que_es,$me);
}
else {
$siguiente = siguiente_accion($que_es);
if (propietario == $me) {
if (calcular_tiempo($cosa) < 120) {
if (checkdate($cosa)) {
anyadir_lista("Agenda",$que_es,$me);
}
else {
anyadir_lista("Acciones_Siguientes",$que_es,$me);
}
}
else {
hacer($cosa);
}
}
else {
anyadir_lista("Espera",$que_es,delegar($que_es));
}
}
}
}
// Paso 3 Organizar
foreach ($lista as $nombre=>$accion) {
if ($nombre== "") {
anyadir_lista($contexto,$accion,$propietario);
}
}
// Paso 4 Hacer
foreach ($lista as $cosa=>$que_es) {
hacer($que_es);
}
// Paso 5 Revisión Semanal
foreach ($proyectos as $cosa=>$que_es) {
}
foreach ($lista as $cosa=>$que_es) {
}
?>
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'GTD: Paso cuatro, Organizar'
Si estás leyendo estas líneas, significa que debes tener un montón de papeles sobre la mesa esperando realizar las acciones pertinentes. Después de dejar la casa y la oficina limpias con la recopilación de las cosas. Después de tirar cientos de cosas a la papelera por culpa de nuestra propia dejadez, ahora ha llegado el momento de organizarlo todo, aunque si eres de esos afortunados que apenas tiene una pocas acciones para organizar, lo sencillo sería meterlo todo en una única lista.
Pero como eres como la mayoría y tienes muchas de acciones sobre la mesa lo idea es que comiences a definir los contextos más adecuados para cada una de ella. Un contexto no es más que una etiqueta de ubicación dónde la acción debe pertenecer, el contexto define el ámbito de trabajo de la acción, allí dónde es más prudente y seguro su realización.
De esta forma no realizaremos las tareas por un orden secuencial, ni por un orden de prioridades, bastará con mirar el contexto para saber cuales son las acciones más adecuadas para realizar en ese momento, dependiendo de otras variables la realizaremos o no. A groso modo podemos ubicar dos contextos básicos: _oficina y _casa.
No obstante, en el momento de ubicar ciertas tareas vamos a expandir un poco más nuestros contextos, por ejemplo, si vamos a comprar leche, debemos crear un contexto que sea compras. David incluso va más allá y define los contextos de “compras locales” y “compras”, en la primera ubicará las acciones más habituales que realiza cerca de su ámbito de movimiento, mientras que en la segundo pondrá aquellas compras que puede realizar en cualquier momento, por ejemplo en el transcurso de un viaje. De esta forma añadiremos un nuevo contexto ya sea _compras o _en_transito.
Si hemos procesado todos los elementos, descubriremos algún que su única acción consiste en leerlos, ya sea informes técnicos o libros personales, tener una buena lista de lo que hay que leer es esencial para no perder documentación y aprovechar los espacios vacios de tiempo, añade otro contexto más: _leer.
Las citas no sólo deben apuntarse en la agenda, si no que muchas veces requiere tareas siguientes, cuando tienes una reunión es muy probables que necesites cierto material o cuando hables con cierta persona, tal vez tengas que recordarle información, para ello puedes crear diferentes tipos de contextos fijo o de forma dinámica, por ello puedes tener alguna carpeta que sea generalista: _citas y otras que sean determinadas: _cita_pedro, _cita_lourdes, etc.
Otro contexto bastante interesante es el de _llamadas, siempre que tengas un teléfono a mano consulta esta lista para ver todas las llamadas que debes realizar, de esta forma ganaras en productividad, independientemente si las llamadas son el mundo profesional o laboral.
No te limites a crear los contextos, pero se específico en su creación y ubicación. Con esto, cuando acabes de realizar la organización dispondrás de unas pocas capertas con las acciones siguiente en su interior, cada una con su contexto adecuado. Felicidades, ya estas organizado.
No me voy a extender mucho en este post, el objetivo no es explicar al detalle el proceso de organización, pero si centrar las ideas principales y proporcionaros unos enlaces a compañeros que si han dedicado esfuerzo, energía y razonamiento al proceso, plasmándolo es unos post de obligada lectura. Te los recomiendo todos.
- GTDFácil: las 4 claves de “Organizar” - ThinkWasabi
GTD: Organizar es Definir el Plan - Optima Infinito
GTD: cómo organizo mis acciones - Dutudú
Los contextos - Dutudú
Organizar las listas de tareas o próximas acciones - Dutudú
Organizar, tercera fase del GTD - gedpro
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'Proactividad'
Victor Frankl
La proactividad es una palabra bastante joven que fue acuñada por Viktor Frankl, fruto de unos malos acontecimientos históricos. No obstante con ella se consiguió crear una nueva etiqueta social que permite calificar los problemas subyacentes de cada persona, agrupándolos en proactividad y reactividad.
Se dice que una persona es proactiva cuando posee el control de su vida y de los acontecimientos que le rodean, tomando las decisiones por su propia voluntad y aceptando las consecuencias de sus errores para aprender de ellos. Una persona proactiva no se mide por valores externos, su propia iniciativa construye el entorno adecuado para conquistar e influir en las vidas de otras personas. Para que una persona pueda ser proactiva debe tener las siguientes características:
Control
Debe dominar los acontecimientos que ocurren en su vida, sin dejarse influir por presiones o emociones externas, asumiendo los valores necesarios para dejar fluir sus ideas en acciones.
- El GTD ayuda a establecer un control de las situaciones mediante la creación de listas de contextos, de localización de acciones siguientes y un proceso de respaldo en un sistema confiable, dónde no se deja nada al azar de la mente.
Iniciativa
Las situaciones no surgen si no han sido creadas por la propia persona. La necesidad de expandir las ideas y llevarlas a cabo se realiza mediante la iniciativa y la voluntad de realizar los proyectos, aportando toda la información útil y voluntaria.
- Con GTD nos sumergimos de lleno en la capacidad de hacer que las cosas sucedan, dónde antes habían dudas ahora hay acciones y nuevas ideas fruto de mapas mentales y lluvias de ideas propias. La iniciativa va de la mano de GTD para afrontar nuestras metas.
Elección
Decidimos en cada momento la libertad que tenemos para realizar las tareas, elegimos el camino que queremos recorrer en nuestra vida y aceptamos tantos las pequeñas victorias como los errores. Somos lo que hemos elegido y lo respetamos por que ha sido nuestra elección.
- En GTD, elegir es una cuestión que se plantea a diario. Nos volvemos más disciplinados y nuestro trabajo se convierte en efectivo, elegimos en todo momento lo que estamos preparados para hacer, elegimos acciones, elegimos nuestra vida, elegimos los proyectos que somos capaces de realizar.
Responsabilidad
El control nos lleva a la iniciativa, la iniciativa a la elección, la elección a la responsabilidad, somos el camino que hemos creado con nuestra pauta, por ello nuestro nivel de responsabilidad crece.
- Responsabilidad, significa subir a seis mil pies y evaluar los niveles inferiores, es parte intrínseca de GTD para conseguir la culminación de nuestros proyectos, para realización de todas nuestras siguientes acciones.
Por estos motivos, no puedo afirmar que toda persona que sigue el método GTD es una persona proactiva, pero si que puedo sospechar que roza el término. La filosofía del GTD te obliga (de forma voluntaria) a cambiar tus hábitos, puliéndolos, mejorándolos, afinándolos e inculcando de nuevos, que consiguen hacerte una persona más productiva y muchas veces más proactiva.
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'GTD: Paso tres, Procesar'
Procesar es el momento dónde todas las cosas de la bandeja de entrada caen de nuevo en nuestras manos, para poder evaluarlas de una forma rápida y sencilla, encontrando su utilidad en nuestra vida y otorgándole el papel que le corresponde. Lo mejor de todo, es que si no tiene utilidad para nosotros podemos desecharla directamente a la papelera de reciclaje.
Para poder procesar de una forma correcta y rápida, sólo hemos de agarrar la primera cosa que tenemos en la bandeja de entrada y plantearnos las preguntas: ¿Qué es? ¿Conlleva alguna acción? En caso negativo, lo desecharemos, lo incubaremos o lo archivaremos. Con estas dos sencillas preguntas y mucha negación vamos a poder deshacernos de muchos trastos y papeles. Tirar es un lujo que hemos de practicar con singular alegría.
Si requiere alguna acción, antes de iniciar cualquier otro proceso hemos de ver si podemos realizarla enmenos de dos minutos , en caso afirmativo la realizamos y nos la sacamos de encima. Esto hay que tenerlo muy presente, sólo pueden ser dos minutos para no desviarnos del tema principal que es llegar al fondo de la bandeja de entrada.
Si es necesario una gran cantidad de tiempo, pensaremos si nosotros somos la persona más adecuada para realizar la tarea, por conocimientos, por experiencia, por tiempo, por lo que sea siempre podemos delegar la tarea a cualquier otra persona. Igual que cuando tiramos las cosas, aquí también sentiremos un gran alivio. Si la delegación es inferior a dos minutos, lo haremos en ese instante, en caso negativo, apuntaremos como siguiente acción: delegar a fulanito.
Si la cosa requiere una única acción, apuntaremos cuál es esa acción, lo más específica posible. Si tienes que ir al dentista, la primera acción será llamar a tu pareja para recordarte el teléfono del dentista y el nombre del doctor, una tarea siguiente errónea sería apuntar llamar al dentista, pues desconocemos su nombre y su teléfono (ya sabéis, cosas de chicos).
Si la cosa requiere más acciones entraríamos en lo que se llaman proyectos. Un proyecto es algo que requiere más de una tarea para cumplir su objetivo. En caso de que te encuentres con un proyecto, lo que hay que hacer es apuntar el nombre de proyecto en la lista de proyectos y realizar un pequeño brainstorm con todas las tareas que hay que hacer.
Si la cosa tiene una fecha y hora, por ejemplo una reunión, evento de ocio, comida, lo apuntaremos directamente en la agenda y aquellas que no tienen fecha irán directamente a la lista de próximas acciones.
El objetivo es llevar al final de la bandeja, sin parar. Un proceso que puede ser largo, pero que al final nos quitará bastantes elementos de nuestra vista y cabeza. Recuerda, aquello que hayas delegado, apuntado, agendado y ya no te sirva el soporte físico inicial no dudes en tirarlo a la papelera.
No me voy a extender mucho en este post, el objetivo no es explicar al detalle la acción de procesar, pero si centrar las ideas principales y proporcionaros unos enlaces a compañeros que si han dedicado esfuerzo, energía y razonamiento al proceso, plasmándolo es unos post de obligada lectura. Te los recomiendo todos.
Capitulo 6 - Leyendo GTD
GTD: Procesar las bandejas de entrada - Dutudú
GTD: Procesar - Gerente de por vida
GTDFácil: las 4 claves de “Procesar” - ThinkWasabi
Procesar: El Arte de Pensar por Elementos - Optima Infinito
Procesar, segunda fase de GTD - gedpro
GTD: Recolectar - Gerente de por vida
Procesar más eficaz en Microsoft Outlook - El Canasto
Procesar los feeds RSS - El Canasto
Zen to Done. Procesar - El Inconformista
Diagrama 001 - DavidCo
Diagrama 002 - Ideas Interesantes
Diagrama 003 - gedpro
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'Ideas, locuras y proyectos'
Recientemente he estado iniciando algunos proyectos, de los cuales de momento sólo dos son públicos. Debe ser culpa del verano que genera más calor en las neuronas y estas hierven con cosas nuevas o tal vez la incorporación de la libreta para tomar notas en la bicicleta elípticas, que mientras realizo el ejercicio puedo ir tomando nota de todas las cosas que se me van ocurriendo para luego dejarlas en la bandeja de entrada. Sea lo que sea tengo nuevas ideas en la cabeza.
La cosa no es nueva, a quién no se le ocurren ideas durante el transcurso del día, la diferencia es que ahora con el método GTD las puedo dejar plasmadas en mi sistema para luego poder procesarlas. Antes las ideas escapaban cual mosca distraída volando de un lado para otro desvaneciéndose. GTD me ha ayudado a plasmar esas ideas y a dejarlas en la lista de futuras locuras: “Algún día/Quizá”.
Pero una idea, si no se lleva a cabo es sólo un poco de tinta manchando el papel o unos bytes en la memoria absurda de la PDA que luego desaparecerán con el tiempo por que nunca la llevamos acabo. Somos generadores de ideas, pero cuantas de todas ellas las llevamos a buen término. Acepto que muchas son locuras pasajeras y las desechamos como tales, pero hay otra que se queda en nosotros hasta que nos llegue la motivación suficiente para construirlas.
El problema es que procrastinamos las nuevas ideas por “falta de tiempo” (otra vez el tiempo), por estar demasiado ocupados en otras cosas, por no tener la suficiente energía, por tener demasiados proyectos abiertos, hay momentos que uno no puede abarcar a más de lo que tiene entre manos. Ahí de nuevo entra GTD.
Como ya sabéis, GTD se basa en elevaciones. Una pista de aterrizaje donde están las acciones más directas y actuales, unos 3k pies dónde residen los proyectos, la visión en vertical. Siguiendo la ascensión nos encontramos a unos 6k pies dónde definimos nuestras responsabilidades mirando hacia abajo y cuando hemos superado la barrera del quien soy y que es lo que estoy haciendo, podemos elevarnos a 9k pies y nos encontrarnos planeando futuros no tan inmediatos de hasta dos años vista.
Aquí es donde me encuentro actualmente, he podido alcanzar de una forma no sencilla este nivel de elevación. Poniendo orden en los niveles inferiores y dejando las cosas bajo el control de las listas, los proyectos y las acciones siguientes. Este trabajo me ha permitido elevarme y concentrarme en otras cosas que me motivan y llevan a desarrollar mi creatividad y que en si, definen parte de mi futuro.
Estos proyectos han sido fruto de una claridad vertical, de poder tener las cosas bastante controladas y dejar suelta la imaginación y el desarrollo personal. Ahora puedo pensar un poco más allá del combate diario y asumir unas nuevas responsabilidades y planes que antes ni soñaba. Seis mil pies es una buena elevación para alguien que tiene vértigo y desde aquí, seguro que puedo escaparme fácilmente a los dos niveles superiores. Los de abajo están en orden y ese es el colchón suficiente como para explorarme a mi mismo.
Fruto de esta elevación están saliendo nuevos proyectos, impensables, inimaginables anteriormente, con la seguridad que ahora están dentro de mi alcance.
Y tu, ¿también tienes vértigo?
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'GTD: Paso dos, Recopilar'
Una vez que ya has iniciado el proceso de lectura del libro de David Allen, el primer paso lógico para comenzar el método es recopilar toda la información y cuando David dice toda, se refiere a todo, por eso en el libro refleja que para este proceso a veces es necesario reservarse unos días. Aunque pueda resultar una tarea sencilla, recopilar las cosas escapa más allá del ámbito físico.
Uno puede dedicarse a recopilar las cosas que están en su escritorio, en sus cajones, en las repisas, en el suelo, sobre el sofá, cosas colgadas en la pared y tendemos a olvidar que el método en si consiste en liberarnos de todas las tensiones que se encuentran en nuestra cabeza y por lo tanto hemos de vaciarlas de una forma directa e igualmente total.
El proceso consiste en agarrar las cosas y dejarlas sobre la bandeja de entrada o si no caben, lo más cerca posible de ella. Tanto los objetos físicos como los que tenemos en la mente, que iremos anotándolos en papeles. Aquellos objetos que por su tamaño no entren en el espacio de la bandeja, igualmente los anotaremos en papeles que depositaremos en la bandeja.
También debes vaciar el contenido de mensajes de tu teléfono móvil, PDA, grabadora de voz, mensajes del contestador, correos electrónicos, todo tiene cabida en la bandeja y debe ser su único lugar de vida. Este es un proceso realmente lento, pues extraer todos los datos requiere un esfuerzo por nuestra parte que pocas veces estamos dispuestos a realizar. Si no quieres extraer toda esa información de los dispositivos móviles, anota en un papel el nombre del dispositivo y deposítalo en la bandeja, de esta forma cuando llegue el momento de procesar, igualmente procesaremos el dispositivo.
Este proceso se repite en menor medida en cada uno de los momentos que capturas información, esa información pasará a formar parte de nuestra bandeja de entrada en forma de anotación o en cualquier otro formato, lo importante es vaciar cada uno de esos pensamiento y ponerlos a disposición del paso siguiente.
No me voy a extender mucho en este post, el objetivo no es explicar al detalle el proceso de recopilación, pero si centrar las ideas principales y proporcionaros unos enlaces a compañeros que si han dedicado esfuerzo, energía y razonamiento al proceso, plasmándolo es unos post de obligada lectura. Te los recomiendo todos.
- Recopilar, primera fase del GTD- Personal e Intrasferible
GTDFácil: las 4 claves de “Recopilar - Thinkwasabi
Recopilar - Dutudú
Recopilar - Canasto
5 consejos para la recopilación inicial- Canasto
Getting Things Done - IV: Recopilación - DanseMacabre
GTD: Herramientas de Recopilación - Optima Infinito
Capitulo 5: Recopilar - Leyendo GTD
GTD: Recolectar - Gerente de por vida
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'GTD: El Primer Paso'
Desde hace tiempo que llevas dándole vueltas al asunto, has leído bastante en blogs especializados, te gusta la idea y tienes ganas de comenzar. En realidad ya has comenzado y te has dedicado hacer pequeñas listas de algunas acciones, algunos proyectos, estas intentando cambiar tu mundo exterior para sentirte más a gusto y ser más productivo, estas motivado.
Aún así no lo tienes todo muy claro, ya tienes diferentes imágenes con los esquemas alguno de ellos incluso enganchado en la pared de la oficina para darle un repaso de emergencia cuando te asaltan las dudas. Te has gastado dinero en material nuevo, todo buen proyecto comporta un desgaste económico y tu fidelidad la mides por los nuevos gadgets que has adquirido.
Esto te lleva a pensar y desear más en palabras raras como contextos, procrastinar, metas, listas de control, objetivos, interrupciones, regla de los dos minutos. Todo un submundo que te atrae. Has leído experiencias muy positivas y quieres que tus acciones también generen ese positivismo que te hará ser más productivo.
El primer paso siempre es sencillo, encontrar la energía y la motivación para iniciar el nuevo proyecto. Ahora que ya tienes todos los ingredientes y muchas de las respuestas que te han ido surgiendo, ya estás preparado para iniciarte en este nuevo mundo. Seguro que ya lo has comentado con algún amigo/compañero/pareja/mascota, les has hecho partícipes de tu emoción, tal vez para animarlos en tu nueva empresa y no hacer sólo el camino. No desfallezcas si encuentras oposición o rechazo (que lo vas a encontrar) céntrate en tu motivación y no dejes de insistir en alcanzar tu meta.
Bien, ya lo tienes todo. ¿Has comprado y leído el Libro de David Allen? No, no es una pregunta de mercadotecnia. Es una pregunta sincera y humilde. Una pregunta para comenzar en GTD. La pregunta está bien formulada, utilizando los verbos adecuados. Primero necesitas hacerte con un ejemplar del libro en formato papel para leerlo cómodamente y digo comprar, no dejes que te lo presten, no lo saques de una biblioteca, por que el libro en si es material de referencia y de consulta que vas a utilizar (abusar) con bastante frecuencia. Igual que has invertido en material, invierte en formación.
Después de comprar el libro, dedícate un tiempo a leerlo y releerlo. La primera vez siempre es de sentido común y tu mente será capaz de rechazar muchas de las ideas preconcebidas, eso es porque aun no estás dispuesto a cambiar tu paradigma. Intenta releerlo con más calma deteniéndote en todos los ejemplos que aporta y supeditándolos a tu propia vida, encontraras muchas formas de aplicarlos y entenderás las razones de muchas de las afirmación que pensabas que era de sentido común.
El siguiente paso: aplicar lo que has leído. Tú ya sabes cómo y te mueres de ganas por hacerlo. Pero recuerda, no dejes que tus ansias te dominen, adquiere un ejemplar del libro y léetelo.
Aquí lo puedes comprar:
13.75€ Casa del Libro o FNAC, UniLibro
10.92€ Tematika
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'Gestión del tiempo'
Uno de los mayores conceptos de la enseñanza de la productividad personal es la gestión del tiempo. Los métodos y las enseñanzas nos graban a fuego que hay que gestionar el tiempo, dimensionarlo, partirlo e utilizarlo en la medida más adecuada y que suela ajustarse a las prioridades de la jornada. Queremos dominar el tiempo cuando no somos dueños de él, cuando nos zarandea a placer vaciándonos los bolsillos de todas esas planificaciones que hay que volver a reajustar.
El tiempo sólo nos sirve para saber cuando hemos quedado con una persona o cuando debemos realizar una tarea MUY específica. No podemos particionar el tiempo para repartirlo en las tareas más importantes del día, sabiendo que somos blancos de las interrupciones propias (denominadas procrastinación) o ajenas (también conocidas como marrones).
“Si no nos dividimos la jornada en lo que vamos hacer, nunca sabremos lo que hay que hacer”. Esta frase que tan bien nos puede ayudar a salvar nuestra productividad lo que está haciendo es condenarnos a realizar tareas que por voluntad no queremos hacer, nos obliga a encontrar el tiempo suficiente para realizar la tarea, cuando este se nos escapa en llamadas y correos electrónicos. No tiene sentido otorgar tiempo planeado a las tareas que de por si viven en estadios temporales propios.
Hemos de entender que las tareas tienen contextos y que estos deben utilizarse a razón de dónde nos encontremos. Hemos de entender que nuestro cuerpo tiene una energía limitada durante el día y hemos de ajustar nuestras acciones a nuestra biología. Si no estás en el sitio adecuado y no tienes la energía suficiente, ¿crees que vas a poder hacer la tarea que has programado esta mañana nada más llegar a la oficina? Repite conmigo: NO.
No podemos dominar un incesante transcurso de segundos, podemos intentar encontrarnos en sintonía y enfrentarnos al tiempo como lo que es, momentos de productividad que van surgiendo a medida que vas consultando tu lista de tareas siguientes. Si te concentras exclusivamente en una gestión del tiempo ten por seguro que acabarias diciendo: “No tengo tiempo”, “No me ha dado tiempo de finalizar xxxxx” y el estrés volverá a germinar en ti.
Las citas tiene tiempo, las reuniones tienen tiempo, son lo único que puede agendarse y disponer de ellas en un plazo relativo de tiempo, tienen un inicio y una final definido (algunas veces), el resto de las cosas a realizar, todas esas tareas que engordan nuestras listas no deben conocer el tiempo y mucho menos obligarnos a realizarlas en un plazo de tiempo, ya que estaremos llamando a gritos a nuestra voluntad para salir corriendo y dejarnos seducir por cualquier otra interrupción.
Mi mal consejo: huye de los métodos de gestión de tiempo. Sólo harán que estresarte más y repartir de forma desigual las ganas de abandonar los proyectos, sembrando un caos de interrupciones en tu vida, ajenas y propias. Dispones de todo el tiempo del mundo para realizar las tareas, por ello no necesitas encontrar tiempo para hacerlas, tu sabes cuando debes hacerla, no el tiempo.
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'Nuevo proyecto'
Después de iniciar el proyecto de ZiniURL y con las ganas de programar en PHP, me he enfrascado en un nuevo proyecto personal y esta vez relacionado con GTD que me va a servir mucho para el día a día en el trabajo y en el ámbito personal.
Así que ahora he comenzado con muchas ganas y voy a intentar mantenerlas, ya que el proyecto requiere un gran esfuerzo por mi parte y conociéndome se que acumulo muchas ansias al principio, pero poco a poco se van acabando. Además del handicup de tener que programar en horas muertas, aprovechando aún más el tiempo.
Ya se han iniciado los pasos. Estoy haciendo las tareas y en breve (espero) se hará público. Un mini post para contagiar la motivación y las ganas de iniciar nuevos retos, sintiendo el subidón de motivación. ¿No tienes un proyecto que tengas ganas de iniciar? ¿Qué quieras compartir con los demás?
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'Odio GTD'
Cuando uno se sumerge de lleno en este nuevo submundo que es el GTD inmediatamente se da cuenta de todos los beneficios que está obteniendo sin apenas esfuerzo. Si es cierto que su aplicación requiere de nuevos hábitos de cambios de paradigmas y de una nueva forma de pensar, un mínimo precio que se paga a modo de enseñanza y que luego forma parte de nosotros.
Mucho hemos escrito ya sobre este tema, conocemos sus beneficios y las características que nos enriquecen, no sólo a nivel profesional sino que los cambios que surgen de nuestro interior se reflejan sin las fronteras, al fin y al cabo somos la misma persona tanto si estamos en modo trabajo como en modo personal. Creer que no existe línea divisoria nos convierte en un auténtico GTDista.
Adjetivos aparte, no todo en este mundo es beneficioso y también el GTD tiene su parte oscura. Por muy creyente que sea uno, siempre hay tiempo para blasfemar de sus creencias, luego ya nos arrepentiremos. GTD no escapa e esta dualidad, aunque nos cueste creerlo, de la misma forma que podemos abrazarlo y adorarlo también podemos rechazarlo y odiarlo, como amantes enamorados nos hacemos daño.
Sí, hay momentos que odiamos GTD, aquí os dejo unos cuantos que me suelen ocurrir, seguro que vosotros tenéis más…
El otro día estaba de camino a casa, hora punta en el metro y yo iba cargado con un paquete que había recibido de ebay y unas bolsas con compras. Me encontraba literalmente respirando el mismo aire que había expulsado los coviajeros. En ese momento una idea acudió a mi mente, odiosamente no tenía nada con que apuntar a mano, estaba encerrado entre la humanidad de verano y cargado. Así que no podía alcanzar la treo para anotarla, lo único que podía hacer era intentar recordarla para después, cuando la masa se hubiese descomprimido, poder anotarlo. Como ya os podéis imaginar mi distracción pudo más que mi memoria y perdí la idea por no poder recopilarla en ese momento.
- Recopilar y procesar para ordenar un escritorio, enseñando a un compañero a crear una bandeja de entrada y como puede decidir de una forma rápida y sencilla el orden que hay en su escritorio, fueron apenas diez minutos para limpiar un caos de meses.
- Procesar una cuenta de correo electrónico, siguiendo el mismo proceso anterior, organizando y desestimando correos, en apenas unos minutos se encontró mirándome y preguntándome que hacía a continuación viendo su bandeja de entrada vacía.
- Gestión de las interrupciones, apagar el teléfono móvil e Internet no es una herejía ni una blasfemia, las cosas pueden esperar el tiempo suficiente hasta que acabas una tarea, lo único que hice, fue sentarme a su lado en silencio, apagar su móvil, desconectar su teléfono fijo y evitar que nadie le molestara como guardia jurado, lo increíble fue la capacidad de concentración y el tiempo en el cuál acabó la tarea.
- Ofrecer herramientas tecnológicas modernas para que abandone viejas y absurdas prácticas. Un simple programa PIM, ayudó a tener todas las citas y contactos relacionados y en un mismo sitio.
- La regla de los dos minutos, ya tengo varios devotos.
- “Utilizo el método GTD de David Allen, es un proceso de cinco pasos que… bla bla bla” literalmente estas aburriendo a tu interlocutor que estará pensando en alguna excusa para evadirte.
- Una imagen vale más que mil palabras, pero enseñar un diagrama del método es como intentar meterlo en alguna especie de secta, por que tu interlocutor no tiene ganas de aprender todo eso.
- Nunca y bajo ningún concepto les muestres tu agenda, smartphone o PDA, si ya de por si pensaban que eras raro, con eso de las listas, de los contextos, los iconos y lo limpio y organizado que está todo tu nivel de nerd sumará un par de puntos.
- Palabras como “La zona”, “Mente como el agua”, “procrastinación” eso suena alguna artículo de la revista cosmopolitan, de esas que se compra tu chica y que tu acabas leyendo para aprender como funciona el enemigo. Mencionarlas y/o explicarlas te harán parecer más (si cabe) excentrico.
- Rebatir su frase favorita: “lo que me estas explicando es de sentido común”. Sin comentarios. De verdad, sin comentarios. Sólo hay que retirarse en ese momento.
- Decir que la multitarea es un concepto erróneo, intentar explicarle que no es capaz de concentrarse y de realizar correctamente las tareas en el tiempo indicado por culpa del cambio constante de tareas. Ahí nos abofetearan con alguna que otra muestra de poder.
En el proceso de organización no hay nada más bonito que ver como las tareas se van agrupando en los diferentes proyectos y metidos en el proceso apuntar las alarmas en el dispositivo pertinente a modo de recordatorio, porque algo que estas apuntando en tu sistema en este momento puede que no suceda hasta dentro de un par de meses. Con ello nuestro sistema funciona y confiamos plenamente en él, por eso nos desentendemos de las acciones que tenemos planificadas para ser atendidas más adelante, lo malo es que alguna vez programamos mal esa alerta y en vez de dejarla en el día que le corresponde lo hacemos con antelación o posterioridad a ello, ya sea por un fallo de atención, tipográfico o por caligrafía propia, pero se nos escapa. En ese momento, sientes que todo funciona y que tu lo has hecho bien, pero al ser un sistema dónde todo se vacía de la cabeza, estos errores acaban por frustrarte.
Hemos adquirido el hábito de apuntarlo todo, de recopilar el máximo de información posible, tenemos nuestras bandejas bajo mínimos y todo perfectamente enlazado en nuestro sistema de información. Los engranajes se pueden escuchar a millas de distancia mientras tu felicidad recorre todo tu ser y justo en ese instante de placer tu pareja/amigo/familiar/mascota te recuerda que no has hecho el encargo que te pidió. Tú con cara de perplejidad asumes la culpa de no haberlo apuntado en el momento correspondiente, porque siempre utilizas la premisa de que haces todo lo que apuntas, pero si no lo apuntas no eres responsable de hacerlo y así con esa excusa te premian con una reprimenda diciendo que como no querías hacerlo no lo has apuntado: te han descubierto!
La cosa empeora, sobretodo porque ya tienes una fama en tu oficina y en círculos cercanos y ahora la excusa ya no sirve y tienes que apuntarte las cosas delante del interlocutor para que vean como la introduces en tu sistema, aunque sea dejándola caer en la bandeja de entrada (no confundir con la papelera). La tarea ha entrado en tu círculo de responsabilidad y ya no puedes olvidarte de ella “accidentalmente” como antes.
Ya no puedes procrastinar, antes cuando no eras GTDtista ni sabías el significado de esa palabra y sonaba a algo así como le hacen a algunos para que no se reproduzcan. Ahora cada vez que dejas de hacer una tarea no lo haces por omisión, lo haces por voluntad y encima tienes una etiqueta para cambiar el término pereza por procrastinar, que te hace quedar más chic.
Cuando miras a tu alrededor ves el caos que forman las vidas ajenas, con sus diferentes métodos y sabiduría consiguen sobrevivir a tu vida diaria. Muchas veces te salpican e introducen el caos en tu sistema, te infectas durante un tiempo mientras intentas arreglar el desorden que han dejado. Un estropicio que como penitencia hay que soportar y volver a arreglar.
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'Vacía tu mente'
Cuanta razón tiene David en afirmar esta frase. Uno de los pilares en los que se basa el GTD es la necesidad de descargar la mente de cualquier cosa que nos esté entorpeciendo para avanzar, almacenar la información en nuestra mente aleatoria sólo sirve para tenerla distraída durante un rato, sabiendo con toda seguridad que lo que ahora estamos guardando en breve lo olvidaremos o lo que es mucho peor, lo recordaremos en el momento menos indicado.
Nuestra memoria es una herramienta caprichosa e impredecible, capaz de almacenar la información más inverosímil en cantidad y en calidad, haciendo perdurar la información por segundos o por décadas. Todos hemos oído hablar de la buena y de la mala memoria, somos capaces de reconocer que no sabemos que hemos comido en el día de hoy, pero nos acordamos de aquella paella comida en el restaurante de hace un par de años.
La mente es algo que viene de serie y lamentablemente no puede cambiarse, aumentar de tamaño o mejorar en rendimiento, estoy seguro de que existen técnicas para sacarle un buen provecho y también para perfeccionarla, pero estoy seguro que esas técnicas son igual de caprichosas y de pasajeras, al fin y al cabo estamos hablando de una máquina biológica imperfecta que nos dirige en el día a día.
Las ideas y los recuerdos revolotean a cada instante, ya sea en pleno trabajo, paseando por la calle, cinco minutos antes de quedarte dormido, en la ducha, subiendo al avión, no existe un lugar físico (ni dormido) dónde nuestra mente no nos deje tranquilos ni por un instante, reclamando nuestra atención sobre cosas que hemos de hacer, tareas, proyectos, necesidades. Uno nunca se aburre escuchando lo que le dice, pero si que genera todas las expresiones cuando es asaltado por esos recuerdos.
La mente nos manipula a su antojo, por ello no hemos de fiarnos de ella bajo ningún concepto. Hemos de eliminar de nuestra mente las tareas y proyectos diarios y dejarla justamente para lo que está hecha, para el raciocinio, para la inventiva, para la creación. Todo lo que hemos inventado en forma de notas, en forma de recordatorios, fechas, proyectos, lo hemos de sacar de esa caja hermética y depositarlo lo más alejado posible de ella.
Vaciar la mente tiene que ser un ejercicio que hagamos a diario, dónde nuestra salud física como mental nos lo va a agradecer. No tiene sentido encomendarse a nuestra mente para organizar información, por que sabemos del cierto que lo que ahora estamos intentando almacenar aparecerá en el momento menos inesperado, incluso una vez vencida la fecha de la información a organizar, nuestra mente nos atormenta con inseguridades.
Hay que encontrar un sistema seguro y en el cuál confiemos que sea capaz de organizar toda la información que necesitamos a diario, para tenerla a plena disposición en cualquier momento, con la ventaja de: a) no forma parte de uno mismo por lo tanto no nos autosabotearemos y b) siendo un soporte físico las cosas quedan plasmadas en él sin temor a perderlas.
Hay que descargar toda la información que tenemos en la cabeza. Es como salir de caza virtual, armado con la nueva herramienta vas buscando en los recovecos de la mente, escudriñando cada recuerdo que hay en ella y forzándolo a salir bajo amenaza de perdigones. La mente tiene que quedar completamente vacía sin importar el tamaño de lo que estamos sacando, todo lo que ha entrado puede perfectamente salir, sólo es cuestión de encontrarlo ahí adentro.
Una vez que ha salido completamente todo o creemos que así ha sido, podemos prepararla para sus nuevos inquilinos. Ahora buscamos a nuevos vecinos de alto nivel, nos vamos a dejar pasar inmundicias ni contaminarla con tonterías, hemos de disponer de unos buenos filtros para saber lo que realmente debe residir en ella y lo que debe apuntarse en nuestro sistema alternativo. Como ejemplo me remito a las anteriores líneas, buscamos creatividad, queremos raciocinio, reflexión, lógica, queremos utilizar nuestra mente como la herramienta que es, no como el trastero que tenemos en casa y que no hay forma de cerrarlo.
Vaciar la mente es un momento de sinceridad, de búsqueda y sobretodo de espiritualidad, encontrado todo aquello que estorba y que aparece en los momentos menos importantes. Utiliza las herramientas para lo que están hechas.
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'Miguitas de pan'
Últimamente estoy dejando caer alguna que otra miga de pan, tal vez con la idea de que alguien encuentre el camino y se aproxime más a su propio estado de naturalidad, abandonando el proceso caótico natural que sigue o “su método” como a veces suelen llamarlo. Es mucho más sencillo dar consejos e ideas sueltas, pequeñas y con ejemplos, que intentar explicar por completo todo el proceso de GTD con el temor de verte con una nueva camisa blanca que se ata en la espalda.
Por ello ya he abandonado la idea de enseñarlo, aunque marcado a la izquierda de este post se encuentra una tarea a largo plazo “Curso de GTD”, fruto de la ilusión y motivación inicial, quién sabe, normalmente estas tareas se van añadiendo y marcando con el tiempo, tal vez un día esta también lo estará o todo este blog sea el propio curso sin saberlo.
La globalidad del proceso es una materia que puede causar aburrimiento visto desde la perspectiva del alumno, que acurrucado en su silla juzga cada una de las frases que le estas explicando, oponiéndose de brazos y piernas cruzadas (por que no tiene más miembros que cruzar) como niño chiquito con la única idea en mente de seguir insistiendo en que él se encuentra perfectamente bien haciendo lo que hace, aunque muchas veces no sabe como lo hace.
Resulta más fácil envenenarlos lentamente y atrae su atención con frases asimilables y sencillas, siendo uno mismo el reflejo de lo que decimos. Las afirmaciones, cuanto más simples más hondo se introducen en su mente, chocando con su barrera del sentido común que se encarga de edificar a cada uno de los pasos que le indicamos.
GTD es un proceso que no puede enseñarse, eso lo he aprendido a fuerza de intentarlo. Para poder llevar acabo GTD uno tiene que querer vivirlo, tiene que querer conocerlo, indagar, buscar, sentir curiosidad y hacer germinar una motivación que la enseñanza no te ofrece, por muy profesional que sea. Estamos hablando de hábitos, no de lecciones memorizables, estamos hablando de paradigmas no de repetir de forma mecánica. GTD tiene que nacer en nuestro interior y reflejarlo en nuestro entorno.
No podemos transplantar todo un método a otra persona, por que esta lo rechazará de forma abierta, la idea y que me está dando resultado es molestar su curiosidad. No hay que traspasarle la información global, ni hablar de métodos, ni de pasos y mucho menos enseñarles nuestros trucos, pero si que podemos pellizcar en su interior, ofreciéndole algún que otro caramelo que le ayudará a depender de un poco más de información.
Ya sea con la idea de las bandejas, con la regla de los dos minutos, el procesar todo de golpe, los mapas mentales, agrupar las tareas, la lluvia de idea, el proceso natural, la visualización de la finalización de las tareas o lo más importante ¿cuál es la siguiente acción?
Inicio off-topic
- El otro día en una reunión uno de los Jefes de Proyecto terminó con esta frase la reunión: “¿Cuál es la siguiente tarea?” Inmediatamente se me iluminó la cara con una extraña sonrisa de quinceañero enamorado: había una GTDetista más en la reunión, camuflado. Pero todo se vino abajo cuando el motivo de la pregunta no era otro que otorgar fechas de finalización y responsabilidades para ajustar cuentas, que todos sin excepción se llevaran trabajo. Eso no es una siguiente acción, esa es una forma de “enmarronar” y perdón por la expresión.
Fin off-topic
Cuando otorgas una de esas ideas, por pequeña que sea en su mente y en su acción, consigues crear un estado de emoción suficiente como para interesarse por si hay algo más detrás de todo eso y es entonces cuando puedes dar un poco más, lo suficiente para que busque por si mismo y para que se interese más allá de su sentido común.
Algunos de los ejemplos que he vivido de cerca y que he podido difundir, concentrados en pequeñas acciones del método, pero sin explicar que es un método, pero que han servido para que se interesaran y preguntara un poco más:
Los errores más comunes cuando se intenta(mos) introducir a una persona al mundo del GTD:
Me dejo muchos, muchos errores, pero os invito a que colaboréis y los vayáis incluyendo vosotros mismos en este artículo, para demostrar lo imposible (o extremadamente difícil) de enseñar GTD.
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'Agosto de productividad'
Acabo de leer el post de Adrián García y comparando los veranos no puedo estar más en desacuerdo.Con el calor baja la productividad , si que es cierto que el calor merma las neuronas y las ganas de realizar cualquier actividad, de entre ellas la de escribir post, pero la productividad no entiende de excusas y sólo se etiqueta con ellas cuando realmente estamos procrastinando, la productividad no entiende de estaciones: el invierno por que hace mucho frío y no saldríamos de debajo del edredon, en la primavera por que estamos demasiado tontos enamorándonos, en verano por que hace demasiado calor y en otoño el viento siempre se acaba llevando las ideas. El calor sólo es un agente externo con el que tenemos que convivir y nos podemos adecuar a él o sucumbir dulcemente.
Para mi este agosto va a ser pleno de productividad, al realizar las vacaciones fuera de un mes habitual me deja a plena merced de los vacíos que van dejando los demás compañeros de la oficina El pasado viernes la oficina era una fiesta, todo el mundo despidiéndose y alguno que otro preguntando si el lunes podríamos venir en chancletas. La gente se va de vacaciones y en su defecto siempre tiene que haber alguien cubriendo su puesto, aunque nunca va a pasar nada, lo ha dejado todo perfectamente atado de imprevistos y en el peor de los casos sólo vas a recibir una llamada que se soluciona con ese correo que te ha enviado junto con ese powerpoint de despedida.
Cuando uno espera disfrutar de ser la rata de oficina que merodea entre el escritorio y la máquina de café, se da cuenta que apenas tiene tiempo para compartir con el inodoro y las tareas propias y ajenas se acumulan de forma misteriosa por que los imprevistos y esos casos que nunca iban a ocurrir se reproducen con virulencia. La lucha es desigual, por que el departamento está vacío y las responsabilidades se acumulan sobre los que se quedan y siempre tocan más imprevistos por persona. No sirve la excusa de dejarlo para cuando el responsable vuelva de vacaciones, las dos etiquetas nos golpean en el estómago:Es urgente e importante , gracias Sr. Covey.
En casa ocurre algo similar, algo deja de funcionar misteriosamente y hay que llamar al servicio técnico que está de vacaciones, por lo tanto debes buscar y profundizar entre las miles de opciones disponibles para escoger, la que igual que tu, se ha quedado de guardia este verano para atender los casos que nunca ocurren. Es una dulce venganza, pero extrañamente volvemos a sufrir de la misma forma que sufrimos en la oficina.
En el caso de los post, siempre ocurre el vacío y la esperanza que este tiempo de vacaciones nos lleve a germinar alguna que otra idea que teníamos aparcada, que entre tanta terracita y bikini de verano nuestra musa se nos aparezca cual virgen (¡JA!) y nos llene de ideas y de letras y en verdad, lo que realmente hacemos es disfrutar de un tiempo que nos invita a dejarlo pasar, ya vendrá la musa, tiene GPS.
Todo esto y más ocurre en verano, una temporada atípica dónde hay que lidiar con el vacío que deja la ciudad y las neuronas, dónde hemos de tener las ideas perfectamente claras si no queremos ser enterrados en proyectos que no nos corresponden. La productividad asoma la cabeza sin guadaña, pero no viene sola, se ha traído un montón de tareas para dejarnos entretenidos durante un buen rato, aunque sea la tarea vacía para tentarnos con la procrastinación, propias y ajenas las tareas nos obligan a rendir más de lo que imaginábamos.
Por ello, si eres una rata de oficina, si te hace ilusión estar sólo en el edificio, sin nadie molestándote, disfrutando de haber venido con los pantalones piratas, reúne un buen equipo de material para confeccionar las listas y los proyectos que se avecinan en tropel, ten claro el esquema GTD que utilizaras a diario, de lo contrario serás arrollado por las vacaciones de tus compañeros, mientras tu procrastinación dirige tu mente.
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'ZiniURL: Short is better'
He abierto mi propio servicio de recortador de url, que me permite de una forma sencilla recortar aquellas URL que son largas para dejarlas lo suficientemente pequeñas e incluirlas en muchos de los microblogs. Además, como extra incluyo un reverse URL que permite conocer cuál es la URL de destino antes de pulsarla.
Es un proyecto propio que quiero compartir con todos vosotros y además, ya tengo la siguientes acciones a realizar con las ampliaciones y mejoras que quiero hacerle. Espero que sea de vuestro agrado y que lo podáis utilizar. Si tenéis alguna sugerencia o queréis realizar algún cambio, no dudéis en indicármelo.
Además, incluyo un pequeño script que permite incorporarlo en cualquier página web para que podais utilizarlo a vuestro gusto:
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