'GTD Adictos'
Admitámoslo, somos unos bichos raros. Esto de practicar GTD es de una minoría, algo que ya por sus siglas nos confunden con forofos de los coches. Practicar GTD puede convertirse entre los cotilleos de la máquina de café como una forma de pagana religión, de la cual nos gusta ser sus profetas incomprendidos.
Practicamos GTD en público y en privado, nos gusta sentirnos observados mientras realizamos nuestra recopilación, pidiendo ayuda para meter el dichoso armario empotrado en nuestra bandeja de entrada para una perfecta recopilación. Ya sea en el metro o en el avión, somos capaces de realizar una revisión semanal o procesar la bandeja de entrada de los tickets de viaje, tachando acciones a los ojos de nuestro compañero de metro, que para sus adentros nos llama loco.
Creamos nuevos fetiches y muchas veces no son tecnológicos, mientras nuestros amigos babean por la nueva Palm Pre, nosotros nos deleitamos con el agradable tacto de nuestro bolígrafo Pilot que se desliza sobre el suave papel de la libreta moleskine de tapas duras. Creamos espacios dedicados a lo que llamamos bandejas de entrada, recipientes metálicos o de plástico, de colores llamativos que rompen la estética del sitio, pero quedan tan hermosos allí repletos de cosas que luego tendremos que procesar.
Al principio hablamos abiertamente de GTD, lo difundimos a todo aquel que se cruza en nuestra vida: pareja, jefe, compañero de cerveza, gato. Con el tiempo y viendo el cansancio y el desconcierto de las caras ajenas, limitamos nuestras palabras que parecen de lo más sencillas y cargadas de sentido común, como algo privado, un sentimiento de pudor y vergüenza se apodera de nosotros, limitando nuestras frases sólo a nuestros compañeros más íntimos, adictos por igual al mundo GTD.
Nuestras aficiones comienzan a rondar el método y si antes salíamos de compras y los ojos se escapaban directamente a las tiendas con expositores de sugerente ropa interior femenina, ahora somos adictos compulsivos a la sección de papelería, buscando la carpeta perfecta, el paquete de clips para reponer, un nuevo juego de etiquetas. Incluso interrogamos al dependiente de la tienda de todo a un euro para ver qué nuevo material ha incorporado.
Volvemos locos a los motores de búsqueda, ya no saben que publicidad deben mostrarnos para nuestras búsquedas. GTD provoca la anarquía de anuncios no relacionados con lo que estamos buscando, no están acostumbrados a nuestras nuevas fantasías.
Nadie puede entender el placer que resulta tachar una acción de nuestra lista de acciones, eliminarla, erradicarla, borrarla, quitarla de nuestra vista con una sonrisa en los labios, no por el hecho que resulta eliminar una tarea de esa enorme lista interminable que tenemos, como pensarían todos los mortales, si no por lo emocionante que resulta saber que después de esa acción nos está esperando otra igual de emocionante y fascinante.
Somos unos bichos raros ¡¡Dios me libre de abrir un blog y hablar de todo esto!!
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'¿Como gestionas tu tiempo?'
Muchos compañeros y lectores me han hecho esta pregunta: ¿Como gestionas el tiempo? y sorprendidos se quedan cuando les respondo, entre ingenuos pensando que les estoy tomando el pelo o que realmente piensan que no se gestionar el tiempo. En esta última frase debo darles la razón.
La respuesta a esta pregunta es bien sencilla: No gestiono el tiempo. El tiempo son los latidos que transcurren a lo largo del día, yo simplemente los utilizo en la medida que los necesito, allí donde son requeridos. Lo importante no es repartir el tiempo para realizar la tarea, sino hacer la tarea más adecuada en cada momento. Esa es parte de la filosofía GTD.
Planificar el día de mañana en la fecha de hoy es realizar una plegaria de las buenas acciones que deseamos realizar. Mañana si todo sale bien puede que acertemos y se cumplan cada uno de los momentos planificados, pero en la realidad nos encontraremos con multitud de interrupciones, de nuevas tareas, de autosabotages por nuestra parte que nos impiden cumplir con nuestros deseos.
Planificar, sólo tiene sentido si existe un lugar dónde ejecutar el tiempo, con lo cual ya no lo convertimos en una acción o tarea y se traduce mejor a una cita o reunión. Todo lo que se escribe en nuestra agenda, podría llamarse una gestión del tiempo, pero esas anotaciones no hacen avanzar nuestros proyectos.
Si algo me ha enseñado GTD es que el tiempo, no es una variable del sistema. Si que debe tenerse en cuenta para valorar la posibilidad de realizar con comodidad una acción, pero nunca debe ser introducida como detonador para gestionar las acciones. Entre todas las posibilidades que tenemos para realizar las acciones, el tiempo es una mera pincelada.
Por ello, hay que cambiar el paradigma y en vez de “gestionar el tiempo” hay que enfocar nuestra mente mucho más allá, para poder “Gestionar las acciones” o “Gestionar los proyectos” pero eliminando la palabra tiempo de nuestra mente. Independientemente de dónde nos encontremos, el tiempo será el mismo en nuestra vida, lo único que varia es la ubicación dónde transcurre ese tiempo y la posibilidad de realizar unas u otra acción.
Si comprendemos lo que somos capaces de hacer en la propia casa, en la oficina, en el medio de locomoción, esperando al dentista, en la cola esperando nuestro turno, si comprendemos las acciones que podemos realizar en los momentos más adecuados, el tiempo sólo medirá lo que destinamos a esa acción, como algo estadístico.
No podemos controlar algo que no poseemos y no podemos vivir pendientes de ello. El tiempo pasa, se escurre a diferentes velocidades, eso carece totalmente de importancia si sabes gestionar el momento en el que vives. Ahí está la clave del GTD y de la productividad.
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'Perfiles personales'
GTD nos enseña a recopilar todo tipo de información que cae dentro de nuestro radio de sentidos, hemos aprendido a retener esta información y lanzarla a nuestra bandeja de entrada, para seguir con la regla del proceso. Todo lo que cruza por nuestra atención, normalmente es capturado y luego ya tendremos tiempo para procesarlo, pero de momento es lo suficientemente importante o así lo creemos, para que quede atrapado en nuestro sistema.
Toda esa captura, tiene un proceso posterior y aunque muchas acaben en la papelera, otras continúan su peregrinar por nuestro sistema, acabando por engordar nuestras listas o nuestro archivo de referencia, por que es posible que en un futuro podamos utilizarlo. Ya somos maestro en el arte de recopilar, es tan sencillo que llevamos siempre con nosotros uno o varios elementos de captura de información. Nunca se sabe.
En las reuniones salen datos. En los correos electrónicos. En los blogs que leemos. Las noticias del diario. Las llamadas telefónicas. Todos son canales válidos para acabar extrayendo información, recopilarlos. Incluso esas charlas distendidas en la máquina de café, en la comida del medio día o en la cerveza de final de tarde. Esos momentos que parecen de relajación, también requieren su recopilación.
Aunque intentemos separar los dos mundos, el personal y el laboral, resulta casi imposible negar el uno del otro, si GTD nos enseña algo, es que la propia esencia del mismo radica en nosotros y en el contexto dónde estemos situados, no importa entonces diferenciar hogar de oficina, supermercado o dentista, aeropuerto o tranvía. GTD siempre está con nosotros para encontrar la productividad en cada situación y las situaciones de ocio no están exentas.
Las charlas distendidas con los amigos o familiares, siempre están plagadas de información sutil que muchas veces se nos escapa. Información que damos por olvidada al siguiente instante, sin pensar que igual que estamos completamente atentos y activos en una reunión laboral, no dedicamos todo nuestro interés a ese momento de bajas defensas y relajación. Un error de distanciamiento emocional que delegamos en el subconsciente ocioso.
Por ello, hay que prestar la misma atención en las reuniones sociales y al menos recopilar toda la información que nos pueda ser útil para reforzar el lazo y conocer mejor a la otra persona. Datos que nos parecen poco interesantes, para los demás pueden ser de mayor importancia y conocerlos pueden abrirnos aún más esos lazos, para que en los momentos de necesidad (de ambas partes) disponer de un nexo de unión.
Hay que estar atento a los mínimos detalles y salvarlos en los perfiles personales. Igual que destinamos carpetas a los proyectos, podemos destinar carpetas a parte de nuestras relaciones, como parte indispensable de nuestra vida, por que acaso la vida ¿no es en si un proyecto?.
Un compañero va a ser padre en breve, es su segundo hijo, el primero fue varón, se llama Alberto y este aunque querían niña, vuelve a ser niño. Hace tres años que está casado con María, una chica que conoció en el instituto y con la que lleva viviendo juntos desde hace cinco, antes de decidir casarse. Su mascota se llama “rufus”, es un pequinés que no le gusta nada, pero viene de imposición por la parienta. La semana pasada operaron a su padre, una rotura de tendones, que aunque no fue grave tiene para un año de recuperación. Los fines de semana juega en un equipo de fútbol, en una liguilla, van los últimos, pero juega para hacer un poco de ejercicio. El coche lo tiene en el mecánico, tiene que pasar la revisión por que ya tiene sus años.
Este tipo de información se extrae de las conversaciones, se extrae de momentos de confidencias y aunque la otra persona te comunique los detalles de forma separada, una buena recopilación puede unirlos para forma un auténtico perfil personal. Esa es justamente la información que necesitamos para marcar la diferencia y sobretodo, reforzar los lazos de unión, para la próxima vez que intercambiemos palabras, pueda preguntar por detalles “personales” que permitan afianzar aún más la relación.
Si apuntamos nuestras citas personales: “Dentista a las 17h”, por que no apuntar la de nuestras personas más queridas o las de nuestros compañeros más allegados. Agendar esta información nos permite establecer un nuevo canal, para interesarnos por el estado de su cita, con lo que le ha pasado en un momento de su vida, que era importante para esa persona.
Aunque esto pueda sonar frío o mecánico, se realiza desde el lado más emocional posible, es tanta la información que posee una persona y vivimos en estos días dónde todo son carreras y ajetreos, que resulta difícil encontrar la paz para entablar una buena comunicación. Si utilizamos la recopilación y el procesamiento, además de unos perfiles personales obtendremos unas muy buenas relaciones personales, dónde lo que antes hacíamos de forma mecánica para capturar información, conseguiremos transformarlo en un hábito para mejorar la calidad interpersonal.
Cada persona es un mundo, es un proyecto y merece cariño y cuidado por nuestra parte.
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'GTD eres tú'
Mientras estas leyendo el libro de David Allen y asimilando toda esa información, el gusanillo comienza a moverse en nuestro interior. La capacidad de devorar el libro y comenzar a aplicar el método se transforma en una rápida lectura y asimilación de los conceptos, para que en el menor espacio de tiempo, podamos plasmar los versículos en nuestros propios capítulos de vida.
Nuestra mente, comienza a comprender lo que las palabras reflejan en nuestra retina, a gran velocidad pasamos los capítulos para aprender y absorber, incluso a veces releyendo para adoctrinar a nuestra conciencia en los errores del pasado, con el único propósito de empaparnos de esa nueva religión de la cuál nos estamos haciendo fieles.
Nos deleitamos con los ejemplos que refleja el libro, aunque muchas veces están alejados de nuestra realidad, nuestra mente comienza a buscar situaciones análogas de nuestro día a día para intercambiar los roles y las situaciones, transformando esa complejidad que desconocemos en algo completamente familiar.
Otros ejemplos son perfectamente cotidianos y vividos en nuestra propia realidad, dónde muchas veces nos encontramos razonando igual que lo hace David con la lógica del sentido común más aplastante, mientras que en nuestro pasado fuimos cediendo en otro camino que no es el que leemos.
En el libro encontramos multitud de proyectos que se asemejan a nuestra propia vida y cuando los leemos para compilar una lista propia, de aquellos que están olvidados, nuestra mente llama a la imaginación y la inventiva para que juntas comiencen a conjurar y poder arrancar de nuestra mente todas aquellas locas ideas que habíamos guardado en el desván de nuestra memoria.
El libro tiene palabras que comprendemos perfectamente, pero nuestra mente tiene su propio cuento de hadas que interpreta esas palabras en un idioma mucho más personal y entendible para nosotros. A veces incluso, nos encontramos imaginando una redecoración de la habitación del niño para meter todo un sistema de almacenaje de documentos, aunque ese puede ser un sueño para nosotros, choca frontalmente con la idea que tiene nuestra pareja de esta nueva neura que nos ha envenenado.
Incluso ahora somos capaces de deleitarnos en la sección de papelería de un supermercado y babear por un doble paquete de cinta adhesiva de cinco metros, la cuál no tiene otra gracia que enganchar por una de sus caras, mientras que nuestra mente nos proyecta una idílica relación con todo lo que podemos llegar hacer con esa fantástica, transparente y adhesiva cinta de plástico.
Por decir que hemos pasado de apuntar las cosas en trozos de papel que encontrábamos al alcance de nuestra mano a disponer de unos fantásticos blocs de notas o material electrónico adecuado a nuestro nivel Geek, que hemos transformado a nuestras necesidades.
Hemos probado diferentes servicios de gestión de proyectos, tareas, seguimientos metas, estamos registrados en la mayoría de ellos y aunque muchos nos convencen no acaban de encajar en la globalidad de nuestra vida, por ello seguimos buscando esa herramienta perfecta que nos convertirá en maestros de la productividad para la envidia de todos los demás.
En todo este camino de aprendizaje, de babas, de alucinaciones y de locuras perdurables en nuestra vida, nos hemos hecho un hueco en el GTD, no como lo hemos leído en el libro, no como lo hemos soñado en nuestra mente, sino con la capacidad de adaptarlo a nuestra realidad y a nuestra capacidad para realizar las acciones.
Atrás quedan las peleas conyugales para comprar un armario archivador o una bandeja metálica para poner en el recibidor junto a esa foto de la boda, resulta imposible utilizar el Word como la herramienta de productividad para apuntar las listas o tal vez para archivar un documento en vez de un minuto nos tardamos cinco en hacerlo. Por que el libro nos muestra un camino que hemos aprendido y que ahora, por propia voluntad amoldamos a nuestras necesidades y gustos, siguiendo el espíritu, eso sí, pero sin la rigidez del método.
GTD no es una secuencia de versículos, pero nos transforma para potenciar nuestra creatividad y buscar nuestras alternativas, sencillas o complejas, elitistas o mundanas, pero al fin y al cabo, recursos que nosotros necesitamos para transformar esas palabras impresas en verdaderas acciones que seguimos en nuestro día a día.
GTD es como tú quieras que sea, tú lo transformas a tu medida, incluso cuando antes perjurabas que el GTD no era algo que podías aplicar, tu imaginación y tu capacidad lo transforman en una herramienta extremadamente valiosa, totalmente a tu servicio. Porque si la productividad parte de ti, GTD eres tú.
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'¿Soy productivo?'
Hace tiempo que esta pregunta da vueltas por mi cabeza ¿soy productivo? Después de poner todos los medios a mi alcance, leer, aprender, estudiar, practicar, mejorar, volver a leer y aprender, uno siente que esto de la productividad es un concepto bastante subjetivo, pero aún así intenta aferrarse a alguna medida para saber si realmente es productivo.
La productividad es un valor medible, existen formulas para ello, pero en nuestro día a día, los resultados se miden por las acciones que somos capaces de realizar y el avance que pueda tener nuestros proyectos y más a ojos de los terceros. El problema de esto, es que ni lo uno ni lo otro se acaban y cada vez que tachamos alguno de ellos, aparecen nuevas entradas en nuestro sistema recordándonos que estamos vivos.
¿Qué valores debo tener en cuenta para medir la productividad de mi trabajo?
Hace un tiempo puse en practica la medición de las acciones que era capaz de efectuar en determinadas unidades de tiempo, disponía de un marcador de víctimas en el cual se reflejaba las acciones que caían de la lista, algo que al final sólo me daba una morbosa cantidad de lo realizado, pero no sentía que ese número era un valor para medir mi productividad.
Luego jugué con las acciones y los proyectos, tantos proyectos entran, tantas tareas salen, cuales consigo realizar, cuantas nuevas consigo generar. Comencé a introducir multitud de variables en una ecuación que dejó de tomar sentido por compleja y costosa de mantener, unos datos que iba recopilando y que sólo me servían como experimento comparativo.
Pasé incluso a la parte emocional del sistema. Comencé evaluando mis estados de ánimo y de estrés a diferentes horas del día, mi estado de ánimo determinaba la capacidad de rendimiento con valores literales al más puro estilo: estoy contento, estoy concentrado, estoy enfadado, soy distraído, no estoy. Una gráfica al más puro estilo biorritmos que desestime por que no tenía un porcentaje numérico, pero que me sirvió para saber como podían encajar las acciones a lo largo del día en pautas emocionales.
Siempre estaba al principio de la pregunta ¿Soy productivo? En un trabajo dónde no se crea absolutamente nada esta es una pregunta bastante peligrosa, pero mi necesidad por contestarla me hizo seguir buscando nuevas formas de medirme a mi mismo.
Uno de los sistemas que ahora estoy intentando utilizar para detectar mi productividad son las interrupciones y la procrastinación. Si todo lo positivo no me arroja ningún valor absoluto, tal vez encontrar las pautas negativas pueda darme la formula de la superación. Partiendo de la base de que mi productividad es del cien por cien, debo encontrar que puede estar minando esta premisa.
Como ejemplo voy anotando los diferentes momentos en los cuales soy interrumpido y la cantidad de tiempo que se utiliza en las interrupciones (en valores de 15min aproximados). Un valor numérico que al final de la unidad temporal, me indica el grado de tiempo no productivo, en el sentido de acción no realizada.
De la misma forma, anoto aquellos momentos en los cuales estoy perdiendo el tiempo procrastinando de forma descarada alguna que otra acción, normalmente en moscas que cruzan por mi mesa haciendo piruetas y acaban de forma inesperada haciendo algo totalmente fuera de lugar.
Con estos valores están saliendo algunas conclusiones bastante interesantes, de las más claras es quien son los que generan un mayor número de interrupciones y en mayor cantidad. Esto me permite afrontar su próxima visita a mi mesa y saber como batallar con el tiempo que me quiere robar.
La procrastinación me enseña hacia donde tiende mi mente en los momentos que se quiere escapar, que es lo que hago para no afrontar lo que tengo delante para matar alguna que otra neurona que tiene una idea loca. Esto me permite transformar esas ideas en pequeños proyectos que deberé afrontar en otro momento y que cuando se conciben pasan directamente a la bandeja de entrada.
No tengo ni la menor idea de en que porcentaje soy productivo, me sigo planteando la pregunta una y otra vez, pero en mi búsqueda de la formula mágica y personal, estoy puliendo mi sistemas y aproximándome a ese yo interior que conoce sus defectos y sus valores y que comienza a utilizarlos en pro de sus acciones.
Y tú ¿eres productivo?
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'¿Cuantas veces al día debo procesar el correo?'
"La frecuencia para procesar el correo depende del trabajo que estás haciendo, pero en general debes procesarlo tantas veces como sea necesario para hacer tu trabajo. Sé que esto no es lo que queráis oír, pero es así."
Sigue leyendolo en su página web.
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'Cómo Delegar para Ser más Productivo'
"El primer aspecto a tener en cuenta es que se puede delegar dentro o fuera de una jerarquía y en cualquier dirección: hacia abajo, hacia arriba o hacia los lados."
Por Jose Miguel Bolivar no te pierdas este artículo en OptimaInfinito.
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'Contextos personales'
GTD nos muestra que para realizar las acciones existe la situación más adecuada para por realizarlas. Para ello se nos enseña a crear un contexto para las diferentes situaciones dónde nos podemos encontrar y fácilmente nuestra lista tiene un aspecto bastante parecido al siguiente: @trabajo @doméstico @tránsito @PC/Internet @llamadas @algúndía etc. Pero nos olvidamos de una parte bastante importante que son: los contextos personales.
A lo largo de nuestra jornada tenemos que interaccionar con diferentes compañeros, las tan amadas y odiadas reuniones, sociales, de pasillo, saludos esporádicos, interrupciones de nuestro lugar de trabajo. De alguna o otra forma siempre interaccionamos con nuestros compañeros.
Igual que nos surgen las ideas en los momentos más inesperados igualmente nos vienen a la cabeza dudas e ideas relacionadas con los compañeros que muchas veces no se ajustan a los contextos que ya tenemos, tal vez se aproximen a alguno de los contextos, pero puede que la cantidad de información que necesitamos obtener supere incluirlo en esa lista de contexto y por lo tanto desvirtuaríamos las propia lista en un conjunto de acciones que al final nos van a distraer más de lo que pretendemos.
Por ello, David propone los denominados contextos personales, que no es nada más que una lista dedicada y especializada para la persona/grupo por la cuál ha sido creada. En dicha lista anotaremos todas esas acciones que hemos de realizar con esa persona o grupo, para que llegado el momento en el cuál debamos interaccionar con la persona dispondremos de todas las herramientas para poder desarrollar nuestro trabajo.
La idea es la misma que con todos los demás proyectos. Cuando nos surja una idea o una pregunta, no iremos directamente al teléfono o al correo electrónico para satisfacer nuestra necesidad, lo anotaremos y lo dejaremos en nuestra bandeja de entrada. Cuando estemos en el proceso de organizar veremos que dicha acción está destinada a engrosar la lista de contexto personal de Fulanito y lo meteremos en su carpeta/lista. Si no tenemos una carpeta para esa persona, la crearemos.
Es recomendable disponer de una lista/carpeta para aquellas personas que nos relacionamos de forma asidua y con las cuales compartimos los proyectos a diarios. Para las interrupciones esporádicas no será necesario crear un contexto especializado.
Ideas, preguntas, acciones para delegar, nuevos encuentros, pasar información, todo debe estar contenido en los contextos personales, de esta forma en el momento que nos reunamos o interaccionemos con ella, dispondremos de toda la información para ser completamente productivos.
Si tienes una reunión el martes a las 12h y sabes que van a asistir algunos compañeros, es bueno repasar sus carpetas, para en los momentos previos o posteriores a la misma, incluso en la propia reunión si están vinculados, podemos utilizar la lista de contextos para realizar las acciones oportunas en un momento de interacción. Así transformamos los momentos muertos, en espacios productivos.
Yo utilizo los contextos personales como “venganza” a las interrupciones. Cuando un compañero me interrumpe en mi trabajo, antes de que se vaya de mi radio de acción le insto a que se espere, mientras accedo a su contexto personal y reviso si tengo algo pendiente con él. En caso de tenerlo (rara vez no tengo nada) le devuelvo su interrupción con algunas tareas, para que se vaya calentito de mi lugar de trabajo. Con esto consigo quitarme alguna que otra acción y aleccionar al compañero de que interrumpirme tiene un precio ;)
Los contextos personales es una buena arma, que utilizada correctamente facilita la lectura de todas las listas de contextos y al mismo tiempo especializa nuestras acciones, al dedicarles el espacio y la persona adecuada para desarrollarla.
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'GTD: Identifica las bandejas de entrada: en casa'
"Ya hemos hablado de las bandejas de entrada en la oficina, donde parece que esté más definido al estar relacionado con el trabajo. Sabemos también que si queremos que GTD nos sirva de algo debemos aplicarlo a nuestras áreas personales. Así que el siguiente paso es sistematizar por dónde nos llegan las ‘cosas’ en casa."
Un excelente artrículo de Daniel Aguayo en su site Dutudú. Sigue leyendolo aquí.
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'GTD: ¿Qué Hacer con la Próxima Acción?'
"Pero ¿por qué dos minutos?, se preguntan muchos. La respuesta es sencilla: dos minutos es una estimación aproximada del umbral de eficiencia. Esto significa que el beneficio que puedes obtener de anotar la próxima acción, organizarla y evaluarla no se justifica si vas a tardar más en hacer todo eso que en llevar a cabo la propia tarea."
Por Jose Miguel Bolivar no te pierdas este artículo en OptimaInfinito.
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'Procesos por lotes'
Procesar las acciones por lotes es una de las principales ventajas que tenemos dentro de GTD. Si sabemos utilizarla y podemos abusar de ella, veremos como con efectividad somos capaces de realizar muchas acciones en un breve espacio de tiempo, sin apenas interrupciones, entrando directamente en la zona para salir de ese mundo que está preparado para interrumpirnos.
Procesar las acciones con lotes conlleva muchas más ventajas de las que nos podemos imaginar. No es sólo un agrupador de acciones, si no una forma de mantener nuestra mente concentrada en una única tarea, sin que tenga opción de distraerse. Procesar por lotes, implica tener un orden bastante claro de las acciones que hay que realizar. Es una tarea que puede hacer de una forma sencilla y amena, con el objetivo de ir tachando acciones hasta conseguir vaciar la lista en una especia de competición con nosotros mismos.
El ejemplo más sencillo nos lo da la típica frase “Cuando tienes un martillo, todo te parecen clavos” y es que en realidad queremos forzarnos a ver los clavos para no dejar de realizar la acción y de esta forma no salir de la zona. El propio proceso por lotes genera una adicción en nosotros que esperamos con ansias la siguiente que está en la lista.
Pongamos el ejemplo típico. El teléfono te interrumpe y en esos escasos cinco segundos, dejas la tarea bien aparcada, mientras descuelgas el auricular. Te reclinas en el sofá, mientras te dedicas a conversar, banalidades, el día de hoy, los planes para el fin de semana, todo termina en unos pocos minutos de amena sociabilidad entre el hilo telefónico. Estando en el sofá, apoltronado, revisas la lista de llamadas que tienes por hacer, la tarea que estabas haciendo antes está aparcada, así que tienes dos opciones: postergar las llamadas telefónicas para otro momento y lanzar el teléfono en pleno sofá o aprovechar que tienes el teléfono en mano y tachar esa lista de acciones que hay en el contexto llamadas.
Con suerte, decides que el sofá es lo suficientemente cómodo para continuar echado y así recuperar energías para luego seguir con la tarea aparcada. Llamas a la mama, para recordarle la cita, mientras que ella te recuerda que tienes que llamar a tu hermana. Llamas al restaurante para realizar la reserva. Llamas a la compañía de telefonía comprobar el estado de tu incidencia y finalmente para terminar el proceso llamas a esa tarea de 2 minutos que te ha asignado tu madre en un proceso familiar. Al finalizar consigues terminar cuatro acciones que tenias aplazadas. Un proceso por lotes bien ejecutado.
Otro ejemplo, un día cualquiera en medio de la hora del trabajo. Una de las tareas es buscar información para el proyecto, estás diez minutos conectado a Internet encontrando información que te va a servir o que tienes que revisar, aquí muchos ya estarán pensando en Evernote. Ya que tienes el FireFox en pantalla, aprovechas para revisar la lista de acciones en Internet, descubres que tienes que revisar las cuentas bancarias para ver si te han reembolsado un cobro en la VISA y otra que es la impresión de los billetes a Paris. En poco más de diez minutos has podido finalizar tres acciones independientes, con lo cuál puedes cerrar la fuente de distracción que es FireFox y centrarte en otras acciones.
Más ejemplos. A lo largo del día te levantas multitud de veces para hablar con compañeros que están fuera del alcance de tu silla (¿quien no tiene la costumbre de desplazarse por la oficina con el culo pegado a la silla?). Por ello, para optimizar los paseos y no tener la sensación de que estas en una cinta caminadora lo ideal es hacer un tour por la oficina y diseñar una ruta específica de aquellos compañeros que vas a visitar para hablar con ellos durante unos minutos. Concentrar estas reuniones te permite: alejarte de las fuentes de interrupciones (móvil, email, fijo, Internet), romper con el espacio físico y estirar las piernas para mover los físico, cambiar totalmente la mentalidad al salir el espacio habitual de trabajo, ser el friki de la oficina que cuando va al baño primero pasa por todas las mesa (tu propio vejiga te obliga a acortar los encuentros.
Agrupar las acciones te permite realizar las acciones de una forma masiva, sin complicaciones y sobretodo sin tener que cambiar la mente de una forma de trabajar a otra, lo único que haces es seguir en la misma vía para conseguir arrollar esas acciones. Aplicando el proceso por lotes, la lista de acciones decrece a un ritmo mayor del que pueda hacerlo si hiciésemos las tareas de forma separada.
Date el lote de vez en cuando ;)
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'Cambio de temporada'
Ya estamos en la temporada de frío y calor, donde uno va al trabajo un día en manga corta y al día siguiente tiene que sacar el paraguas para no acabar calado hasta los calcetines. El tiempo esta loco, como decían en la Galia. Si a esto además le juntamos un cambio de peso (a la baja afortunadamente), la elección de la ropa se convierte en un autentico circo. En la puerta del otoño con el invierno cruzando la esquina, toca cambiar la ropa o al menos volver a organizarla. Para ello, nada más sencillo que utilizar GTD y nuestra amada papelera.
Lo primero, buscar toda la ropa de invierno, sacarla de donde la tenemos almacenada y arrojarla a la cama o al suelo, una bandeja improvisada. Toda. Incluso ese traje de la primera comunión que llevamos en nuestro primer día de empleo y que ahora utilizamos como fetiche. Todas esas prendas que tenemos almacenadas y que ocupan cajas, maletas, trasteros, garajes, en casa de la mama, bajo la cama, todo tiene que salir.
El siguiente paso es procesar cada una de las prendas, hay que cogerlas y una a una determinar su utilidad en nuestro futuro. Lo primero, regirnos por nuestros gustos. Si aun nos gusta podemos conservarlo, si proviene de una regalo de la suegra o tía, mejor desecharlo, este es el momento exculpatorio ideal. Otro de los valores para salvar a la prenda es buscar algún defecto en ella: manchas, agujeros, descoloridos, descosidos, cualquier defecto visible. Todo lo que no pase por este filtro irá directo a la pila de la basura.
Si algo ha sobrevivido a esta criba nos queda aun la definitiva y la que a mi personalmente menos me gusta es la de probarse las cosas para ver si todavía cabemos ahí dentro. Sentimientos aparte y encariñamientos ajenos al proceso, nos tratamos de enfundar en lo que supuestamente antes cabíamos, nos gustaba y continúa de una pieza. Si sobrevive porque cierra y no nos marca, lo tiramos a la pila de supervivencia, lo que no, no nos hagamos ilusiones y mejor lo desechamos.
Terminado el procesamiento toca la organización. Yo ordeno las cosas por tipo de prenda y formato: ocio o trabajo. De esta forma tenemos una montaña para las camisas, otra para los pantalones, calcetines, ropa interior, etc. Toda esa ropa que hemos salvado aun no se va a quedar con nosotros para siempre, les falta una última prueba, la de la cantidad.
Hay siete días a la semana, si somos limitados, con siete prendas de cada cosa podemos realizar nuestro día a día, si queremos un poco de seguridad, podemos reservar dos o tres prendas mas, pero nunca llegar a cinco. Si lo sobrepasamos ese número conseguiremos que luego se nos acumule la ropa sucia, no realicemos lavadoras y por lo tanto se genera un círculo de pereza que no pretendemos. En mi caso escoge tener tres prendas de seguridad e incluso en los pantalones de ocio me permito rebajar la cantidad.
Si todo es correcto, la pila de desechos estará más abultada y nuestra ropa se habrá reducido de forma drástica. El resto ira directo a nuestro armario, clasificado por temporadas y por tipo, para que todo esté al alcance visual y de nuestra mano. Si somos mucho mas ordenados podemos agrupar las prendas de ropa ya listas para cogerlas en el momento de vestirse, una preocupación menos. Lo fundamental es tenerlo agrupado y a medida que vayamos reponiendo conservar el orden, eso nos dará sensación de orden y nos permitirá escoger de una forma mas sencilla.
Toda esta ropa que desechamos, la podemos ofrecer a familiares, a los puntos verdes o organizaciones no gubernamentales que recojan esa ropa. Una tarea que arrojaremos a nuestro inbox para realizar en otro momento. Lo que esté destrozado, por ejemplo esa camiseta llena de pintura y que adoramos simplemente la desecharemos.
De esta forma conseguimos recuperar armarios, maletas, cajones, garajes y espacios en nuestra casa que antes parecían imposible y transformaremos nuestro armario en algo digno donde poder escoger la ropa, una ropa acorde con nuestra forma de vivir la vida, sin falsas esperanzas de recuperar nuestra talla de hace mas de 10 años, por la sencilla razón de que no estamos haciendo nada por ello.
Si quieres saber mas te recomiendo que leas estos artículos de Hábitos Vitales:
Como deshacerte de ropa que no necesitas
Como deshacerte de ropa que no necesitas pt2 – Camisetas
¿Porque no podemos deshacernos de ropa? (I)
¿Porque no podemos deshacernos de ropa? (II)
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'GTD de 0 a 7'
Hoy en el canasto, enumeran los siete puntos más importantes del GTD:
0 - cosas en la bandeja de entrada al final del día
1 - sistema para gestionar toda tu vida
2 - minutos para hacer tareas inmediatamente al procesar
[...]
Sigue leyendolo en su página web.
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"Identificar cuál es la próxima acción no debería ser difícil pero lo que a menudo sucede es que no tienes claros todos los pasos, las acciones necesarias para terminar algo, y por tanto no sabes cuál de ellos es realmente la próxima acción.
Además, suele ocurrir que a primera vista parece bastante claro cuál es la próxima acción y que sólo más tarde descubres que esa primera impresión estaba equivocada. Por eso procesar bien exige aprender a pensar mucho y rápido, o de lo contrario los resultados pueden llegar a ser bastante frustrantes."
Por Jose Miguel Bolivar No te pierdas este artículo en OptimaInfinito.
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'Cuentanos tu experiencia'
Durante estos largos meses, he estado escribiendo sobre la productividad personal vista desde el día a día, los pequeños detalles que se van descubriendo y como se van incorporando en la filosofía productiva. Ha sido un acto intimista y revelador, que sin ganas de ser un monólogo y esperando los comentarios, se ha convertido en toda una grata experiencia.
Por ello, hoy no voy a escribir un post referente a lo que pueda haber pasado, hoy me gustaría que fueses tu el que escribiera de la misma forma personal e intimista un día de tu productividad personal y la forma en la cual la desarrollas, para hacer participes a todos los lectores de nuevas perspectivas y posibilidades de utilizar la productividad personal. Te propongo algunas preguntas a modo de ejemplo, para que puedas explorar en el momento que creas el texto.
¿Qué herramientas utilizas?
¿Cómo soluciones las reuniones?
¿Qué listas incorporas?
¿Cómo realizas las tareas por lotes?
¿Cómo impides o minimizas las interrupciones?
¿En casa incorporas GTD?
¿Utilizas GTD en tu ámbito de estudios? ¿Cómo lo haces?
Cuéntanos tu experiencia y la publicaremos para que todos puedan aprender de ella, manda un correo a:
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'Reseña: Getting Things Done'
Una buena reseña y resumen de cada uno de los capítulos de David Allen, realizada por @Eric en Hábitos Vitales.
"Personalmente, el libro Getting Things Done de David Allen, fué el libro que me hizo entender que yo podría y debería organizar mejor mi vida . El libro tuvo un impacto muy grande a mi vida y creo que se puede decir que sin duda es el libro sobre productividad personal moderna.
Aunque desde hace ya un tiempo que he establecido mi propio sistema de productividad personal, GTD fue el libro que arrancó y que fue su base. He referenciado el libro varias veces en Hábitos Vitales pero nunca he hecho una reseña."
Puedes leer el texto original en su página web.
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'El placer de doblar calcetines'
Hace tiempo que llevas practicando GTD, hace tiempo que sientes la sensación de control, la fluidez de las tareas en los diferentes proyectos, te das cuenta como estos van creciendo a medida que les vas prestando atención. Te sientes lleno de energías, te sientes con ganas de realizar más cosas y de seguir aprendiendo este mundillo de la productividad personal, asociada al GTD.
Como ya habrás experimentado esa sensación de alegría, el siguiente paso que te viene a la mente es el discurso hacia la gente que te rodea, comenzando por el contrario que tienes en casa: tu pareja, siguiendo por los colegas de profesión, hasta los amigos de cerveza. Los momentos de euforia son impredecibles.
Centrémonos en un momento en el contrario que suele vivir parcialmente en nuestro tiempo y al cuál dedicamos más que un tiempo colaborativo. Desde que nos ve comprando un libro de cosas raras, hasta que nos “pilla” adictos al nuevo material de oficina que vamos repartiendo por la casa. Siempre podemos poner la excusa que estamos decorando nuestra casa al más puro estilo 2.0.
Luego vienen las explicaciones, que si esto del GTD es “la bomba”, que si nos sentimos más positivos, que si somos más responsables, que si podemos abarcar más tareas, que si no olvidamos nada. Gran error. Desde ese momento somos presas de nuestras palabras y actos, el gusanillo comienza a corroernos por dentro planificando la forma de sumergir a nuestro contrario en este mundillo.
Cada individuo es diferente y adornar su caos interior para transformarlo en la perfección que estamos adorando puede resultar bastante irritante y no precisamente para el contrario. Existe un desgaste emocional y físico que comenzamos a ver en el momento que nos volcamos cien por cien en el proceso, sin discriminar la vida laboral de la personal.
Las cargas hogareñas comienza a recaer más en uno mismo, que de repente se encuentra doblando los calcetines y calculando que aun da tiempo para poner otra lavadora mientras la secadora acaba el ciclo, esperando poder fregar platos para aprovechar el “tiempo muerto” y descubrirnos a nosotros mismos creando la ruta mental por la casa para optimizar los tiempos y poder, además de guardar la ropa doblada, seguir recogiendo la casa.
Una monotonía que se agradece en los trabajos mundanos, pero que al mismo tiempo nos damos cuenta de lo mal repartido que está el negocio. Si antes las tareas domésticas eran propiedad de la mujer (ole mi machismo) ahora son monopolizadas por aquellos varones que encuentran en la productividad de los quehaceres diarios una forma de escapar de los pensamientos más profundos, para encontrar la ideas más claras en un momento de piloto automático.
Llegados a este punto comienzan los reproches, utilizamos nuestra productividad para alterar la nueva era de tranquilidad o de desentendimiento de la pareja y comenzamos a planear ideas para involucrarla en el mundo del GTD, si nosotros nos sentimos eclipsados por él, seguro que nuestro contrario también se convertirá.
Otro error que nos abofetea con la sencilla idea de si ya lo haces tú, para que tengo que hacerlo yo. Ya de nada sirve volver a repartir las tareas domésticas, nos enfrentamos a nuestra propia dependencia con la enfermedad de realizar las tareas y nos volvemos proactivos para identificar aquellas deficiencias en el propio orden de la casa.
Somos entonces víctimas de nuestro nuevo amor incondicional por un estúpido libro que está cambiando nuestro hábitos y a veces hasta nuestra propia masculinidad, estamos tirando por la borda miles de años de sofá, cerveza y fútbol en la tele para ocuparnos de los detalles insignificantes, que ahora ocupan un plano importante en nuestra vida.
Lo peor, es que uno se da cuenta de que tan necesarios resultan esos momentos de piloto automático, repartidos a lo largo de la semana, en las tareas que hemos creado y en el orden que repartimos. Nuestra mente GTDniana ya nos impulsa a establecer los principios básicos de recopilar, procesar, organizar… para llevar a cabo las tareas domésticas. Algo tan sencillo como fregar los platos de la cena de hace dos días se transforma en todo un proyecto desde el momento que juntamos todos los cubiertos, todos los vasos, los platos y la ollas, para que de una forma ordenada vayan pasando por el trapo enjabonado. Por dios!!! Somos tíos!!!
Tal vez resulta tedioso o aburrido realizar las tareas domésticas, pero si lo piensas mejor, tal vez encuentres el placer en doblar los calcetines mientras piensas en otras cosas mucho más sencillas que no sea: cómo flanquear el foso de caimanes, el muro, el alambre de espino, el campo minado, las estacas de metal que tu contrario va plantando para que no le contamines con esa tontería del GTD, que tan buenos resultados os está dando a los dos.
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'Dí no como un guerrero, No Fu'
Interesante artículo de Miguel de Luís en Sabiduría y Vida:
"¿De qué tienes miedo?
Un guerrero entra en combate sabiendo que su destino es la muerte. Por tanto no necesita temer a la muerte. La muerte es cierta para él y todo pensamiento de más es un desperdicio de energía."
El "no" es uno de los ejercicios que hemos de perfeccionar si queremos asumir nuestra propia productividad, a temor de que los demás influyan en nuestros proyectos de una forma en la cual no somos capaces de frenarles y por lo tanto nos dejamos enredar para asumir, como dice Miguel de Luís en nuestros propios miedos. Un buen post para reflexión que puedes leerlo entero aquí.
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'El minimalismo y la productividad'
Nahuel Sanchez nos cuenta en su blog la esencia de la productividad en el minimalismo de las herramientas que utilizamos cada día y como ellas nos influyen en nuestra forma de trabajar, robando o aprovechando mejor nuestra energía. Una excelente reflexión para poder determinar con mejor juicio de valor las herramientas en las cuales destinamos nuestro tiempo.
Leer el texo completo aquí.
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'Gestiona Mejor tu vida'
Hoy se presenta el nuevo libro de @bertop "Gestiona Mejor tu vida", lo podeis adquirir por un precio aproximado de 20€ en los puntos de venta habituales: El Corte Inglés, FNAC, Casa del Libro, Carrefour, VIPS o pidiendolo en buestra liberaría de siempre con el ISBN 978-84-92654-15-4.
No os lo perdais, para que os hagais una idea:
"Muchos pensarán a bote pronto que habré recopilado los artículos que sobre Productividad he ido publicando en este blog. No, no he hecho eso. Más bien todo lo contrario. El libro está escrito completamente desde cero. Y si hay algo en el libro que recuerda al blog es porque lo del blog lo saqué del libro 
Quería hacer una “obra completa”, algo que fuera de abajo hacia arriba, que enseñara a gatear antes de andar y a andar antes de correr. Quería también hacer algo “bien hecho” y mi (sana) ambición me empujó a escribirlo desde cero. Tomándome mi tiempo, eligiendo cuidadosamente la estructura, redactando una y otra vez cada capítulo y hasta cada frase hasta decir “ahora sí, ahora está como a mí me hubiera gustado que me lo explicaran”.
Por encima de otras cosas el libro se centra en explicar detalladamente cómo forjar hábitos productivos mediante una serie de principios que desgloso capítulo a capítulo. Esas “leyes de la Productividad” son el grueso de la obra y del nuevo espíritu productivo del lector.
Una cosa que siempre he echado en falta en otras obras de Productividad es la Tecnología e Internet. Para mí hoy en día no existe la primera sin las segundas así que la Tecnología tiene un papel destacado en la obra. Aprender a forjar una relación provechosa con Internet, eliminar distracciones, potenciar el uso eficaz de herramientas digitales o gestionar el Email y la información que leemos a diario, son algunos de los puntos que trato."
Por Berto Pena
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'¿Necesito GTD?'
“Claramente estoy estresado, las cosas se acumulan sobre mi mesa y tiendo a olvidar lo que realmente es importante. A veces me veo inmerso en proyectos que no comprendo, tengo demasiadas preocupaciones para abordarlas de una forma sencilla, por no hablar que no tengo nada de tiempo para poder hacerlas.
Alguien me ha hablado de GTD, pero no sé si GTD es la solución ideal para mí, no entiendo a esos locos que dicen vivir sin estrés y aun así les envidio cuando veo que realizan sus proyectos sin el más leve problema o en su defecto son capaces de resolver los problemas. Yo no soy de los que sigue ningún método, no tengo constancia, no creo en los hábitos porque siempre los abandono. Por eso creo que GTD no es para mí y por lo tanto nunca conseguiré llegar a disponer del tiempo suficiente para realizar todas las miles de tareas que tengo pendientes.
Olvidar es una píldora bastante asequible, luego ya lidiaré con la tormenta, pero de momento intento mantenerme a flote en toda esta presión que resulta el día a día, un estrés continuo que me fuerza a trabajar sin parar.”
¿Necesito GTD?
Yo no voy a ser quien te diga si lo necesitas o no, pero creo que para averiguar si necesitas o no de esta filosofía, lo único que puedo hacer es alimentar tu curiosidad y estimularla con unos fantásticos artículos de compañeros que si se han atrevido a responder a esta preguntar. Ellos te enseñaran el camino que han aprendido y que predican cada día con el ejemplo de la constancia.
Decide tu mismo si necesitas GTD o no, después de haberlos leídos.
Necesito GTD y… ¿qué más? - Dutudú nos enseña a autoreflexionar en lo que estamos haciendo.
Necesito GTD, Necesito Vivir - imr53 lo twittea.
Necesitas GTD si... - El Canasto, todo un referente en productividad personal nos da las claves básicas.
Lo que GTD no es - Ismael Valladolid, nos explica que no es GTD, para que no acabemos engañados.
GTD: Doy un giro de 180 grados a mi vida (I) - Jaime Blanco se planta de forma valiente y nos ofrece su visión.
GTD o cómo ser altamente productivo - Desde "Un lugar para tu equipo" también da el salto y nos ofrece su experiencia.
GTD fácil (I) - Berto nos ayuda quitando complicación a lo que nos pueda asustar en GTD.
GTD: Productividad por Principios - Desde OptimaInfinito nos instan a tener unos buenos valores éticos.
Simplificando GTD (Getting Things Done) - Si aun después de todo esto te sigue resultando complicado, Juan Andrés te da un pequeño empujón más.
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'GTD: Qué Hacer cuando no hay Próxima Acción'
"Procesar es fácil, pero requiere pensar mucho y rápido.
El principal desafío con el que te vas a encontrar es que, además, la mayor parte de las veces la acción a realizar no es obvia, algo habitual por otra parte en el trabajo del conocimiento, sino que tendrás que decidir cuál es."
De esta sencilla forma Jose Miguel Bolivar nos introduce en uno de los momentos más raros del GTD, pero que siempre podemos llegar a él. No te pierdas su artículo en OptimaInfinito.
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