Se acercan las vacaciones para muchos, es un momento dónde el trabajo se acelera, queremos cerrar a toda costa todos los flecos posibles, preparar a nuestros contactos para nuestra ausencia, que el trabajo no se resienta. Es en esta época dónde damos una visión casi semestral de lo que ha pasado, de vacaciones a vacaciones, por si hay algún proyecto que nos hemos dejado en el camino o algo que nos pueda molestar. Nosotros nos vamos de vacaciones, pero los proyectos, no.

No todos tenemos el mismo periodo vacacional, por suerte, unos se quedaran en la oficina cubriendo las necesidades que puedan surgir, manteniendo los proyectos en un periodo adormecido hasta el retorno de sus verdaderos dueños, intentando apagar las urgencias y ofreciendo una cara más amable y completamente ignorante (en el peor de los casos) a lo que está aconteciendo en el proyecto.

Con la alegría de que nos vamos, con la emoción de salir corriendo y perder de vista las obligaciones, muchas veces no somos conscientes del tremendo daño que estamos dejando en nuestro entorno. Con el último acelerón, dejamos tareas verbales, llamadas telefónicas, acciones escritas en un único papel, que vamos añadiendo información a medida que nos acordamos. Todos un concierto de ideas que nos van surgiendo con la mente babeando por el tiempo de relax.

Si te vas de vacaciones y debes dejar tu trabajo en función de una suplencia, toma la costumbre de realizar un escrito con todas aquellas necesidades que realizas día a día, para que la otra persona en tu ausencia pueda realizarlo por ti y/o delegar a otra persona, en caso de ausentarse. Suena aburrido, pero es una forma de vaciar la cabeza y no dejar proyectos sin asistencia, así como un acto de compañerismo. Si alguien delega sobre ti, exige la misma rigurosidad.

Pautas:

• Acciones semanales


Pon una lista de los días de la semana e indica con horario si es necesario todas aquellas acciones que deben realizarse en determinado día de la semana. Ideal para listas de control.



• Acciones agendadas.


Una lista secuencial ascendente con dos o tres columnas máximo, fecha y hora de la operación, descripción de la operación, contacto.



• Acciones Pendientes.


Que es lo que estas esperando y de quién lo esperas: paquetes, correos, visitas, etc.



• Vigilancia y seguimiento


Todas aquellas cosas que no requiera ninguna acción, pero de por si deben ser vigiladas y tomar especial atención, por ejemplo que fulanito tenga trabajo, preguntar al Jefe de Proyecto de XXX si necesita más ayuda, etc.



• Repositorio


Dónde encontrar la información necesaria. (urls, carpetas compartidas, estanterías, cajones, etc)



• Contactos


Una lista con todos los interlocutores relacionados contigo y que pueden ser de utilidad para el que se queda haciendo la suplencia. Debe constar de lso datos mínimo: nombre y apellido, cargo, teléfono de contacto y correo electrónico, descripción de las funcionalidades referentes al proyecto. Todos los nombres que hayas mencionado en las acciones superiores, deben estar en esta categoría.



• Contraseñas


Una lista con todas las contraseñas necesarias para acceder a los diferentes recursos, ya sean informáticos o indicaciones para encontrar la llave que abre la puerta del almacén.

GTD Bergonzini

Escrito por Alex Bergonzini. 
Licencia Creative Commons 3.0.

Una de las peores cosas que me pasaba es acordarme de las acciones en el momento menos indicado. Esas ideas o recordatorios que te asaltan sin avisarte, gritándote lo que tienes que hacer para dentro de unas unidades de tiempo. Lo peor es que intentas hacer esfuerzos para retenerlas hasta llegar al punto donde puedes apresarla con algún medio y justo cuando llega ese instante, la idea/acción/proyecto se ha evaporado. “¿A qué venía yo aquí para apuntar?”

Total desastre. Afortunadamente he ido encontrando remedios para esos momentos imposibles, haciendo del espacio de tiempo lo más corto posible, para poder disponer de ese pensamiento en un futuro, cuando procese la bandeja de entrada.

Eso me recuerda a la escena de uno de los dibujos de mi nene, el malo el Dr Doofenshmirtz tropezaba con una de las máquinas en plena pelea con Perry el ornitorrinco, la máquina dispara y destruye un objeto. Doofenshmirtz saca de la libreta un post-it y apunta: “Apagar rayo” y lo pega junto a los otros post-it que había pegado para lo mismo. Ejemplo que nos indica que la recopilación por si misma sirve de poco.

Mi instante más recopilatorio es cuando estoy en la cama, apunto de conciliar el sueño, cuando te aplasta el día con todo lo que ha pasado, justo en ese instante donde quieres quedarte dormido y aún así, continuas dándole vueltas a los acontecimientos, incluso visualizando el mañana ¿soy demasiado friki o alguno de vosotros se identifica conmigo (en camas separadas obviamente)?

En ese instante, dónde aparecen las ideas, los recordatorios, los momentos que hay que asegurar en el mañana, es cuando nos debatimos entre el cansancio y dejar a la suerte que la idea nos asalte en otro momento para apresarla, ingenuos de nosotros creemos que nuestra mente nos ayudar, cuando ella egoístamente sólo piensa en sus cosas.

La respuesta más obvia es apuntar esa idea. Si estamos solos en la cama, nada tan sencillo como encender la luz, desvelarnos, apuntarlo en un papel y con el hábito de la mañana, arrancar esas hojas para depositarlo en la bandeja de entrada. Para los más tecnológicos, utilizar una grabadora de voz con el mismo motivo. Si no estamos solos en la cama y alguien nos va a “””premiar””” por encender la luz o hablarle a un aparato electrónico, siempre podemos optar, como es en mi caso, por utilizar el dispositivo móvil para apuntar la información.

En mi caso, utilizo mi treo para apuntar en con el stylus lo que tengo que hacer, se que de esta forma no se puede perder y tengo suficiente iluminación para ver lo que escribo. Por la mañana, a las 0930h, se ejecuta una alarma que ejecuta el programa de notas y me muestra de forma directa lo que tengo apuntado. Esfuerzo el mínimo, automatización la justa y necesaria.

Según las escrituras, hemos de disponer repartidos en lugares estratégicos diferentes vaciadores de mente, listos para ser usados en cualquier momento, para no tener que torturarnos después que era lo que intentabas recordar. No sólo hay que pensar en los momentos clásicos: en la oficina, sentado viendo la tele, navegando por internet, si no en los sitios menos preparados para ello, dónde somos vulnerables con nosotros mismos: en la ducha, en la cama, paseando, etc.

Las ideas, van y vienen, hemos de estar preparados para capturarlas e utilizarlas, no somos el juguete de nuestra mente.  
 

GTD Bergonzini

Escrito por Alex Bergonzini. 
Licencia Creative Commons 3.0.

Felicidades! Tienes un nuevo proyecto entre manos, algo que ha surgido de una loca idea, de una fugaz reunión, estas pletórico porque es algo que quieres hacer, estas lleno de ganas, tu cabeza hierve, las ideas se suceden y tienes que llevarlo a cabo si o si, porque en ello has puesto las esperanzas, las ilusiones, los sueños.

Mi más sentido pésame! Acabas de salir de la reunión dónde pensabas escabullirte y no has podido, había un marrón que volaba por la oficina desde hacia tiempo, nadie lo quería, pero tenía que caer en algún compañero que no fueses tu. Es pesado, ocupa demasiado tiempo, tiene unas fechas muy cortas y encima el cliente está enfadado porque es la tercera vez que lo cambian y te ha tocado a ti.

Estas son las versiones de los proyectos, dos formas de afrontarlo que tal vez no suena muy distintas. Sólo el estado de ánimo personal influye en el proceso de vida de un proyecto, el resto, la base continua siendo la misma. Un proyecto lo es tanto si te gusta como si lo detestas, ahí está el proyecto, esperando ser terminado. Somos humanos y tendemos a humanizar las cosas (y los animales).

¿Cuántos proyectos han realizado en tu vida? ¿Cuántos has conseguido acabar? ¿Qué tiene este proyecto que tanto te afecta emocionalmente? Los proyectos van y viene, crecer y mueren. Hay que darles siempre la misma entonación, son transparentes en nuestras vidas, somos nosotros quien les otorgamos la vida, sin esa vida son sólo cosas que recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar. ¿qué puede haber más allá de todo eso?

Coge un proyecto de tu vida, uno que ames, que quieras conseguirlo a toda costa, uno que te motive, que pienses que es divertido. Ahora desnúdalo, míralo desde esa nueva perspectiva de proyecto. Es un tag en una lista, sin complicaciones, sin estridencias, sin adrenalina. No respira, no se mueve, ni llora, ni pide salir a pasear. Es sólo esto, un proyecto que realizar.

Coge un proyecto de tu vida, de esos que han caído a dedo, a puro peso en tu trabajo, te ha costado lágrimas, muchos gritos y enfados, te has peleado, nadie te ha ayudado, el tiempo era el justo y las noches demasiado largas. Haz el mismo ejercicio, desnúdalo. Mira lo que es, sigue siendo un tag en una lista, unas acciones a realizar, un proceso muy similar al anterior proyecto que tanta ilusión te hacía.

¿Cuál es la diferencia entre los dos proyectos? Obviamente no hay diferencia, sino la misma constante variable que eras tú. Otorgándole sentimientos al proyecto sólo consigues influirte a ti mismo para procrastinar más o menos, para dedicar más o menos esfuerzo. Te sugestionas a ti mismo ante una falsa realidad que modela tu objetividad. Las acciones para ambos proyectos son sólo acciones, con un único grado de dificultad: acciones sencillas, las complicadas son esos proyectos ocultos que no queremos afrontar.

Elimina las emociones de los proyectos, deja sólo las acciones, los contextos, la documentación, todo de objetos intangibles que lo convertirán en realidad con la claridad de mente que posees.  
 

GTD Bergonzini

Escrito por Alex Bergonzini. 
Licencia Creative Commons 3.0.

Existe la tormenta perfecta. La ola perfecta. La chica/o perfecto y ¿Por qué no soñar que existe la acción perfecta? Aunque habría que definir en su contexto que significa la acción perfecta. Puede que suene a utopía o animal mitológico extinguido hace millones de años, pero cada uno de nosotros disponemos de unas pautas para encontrar la acción perfecta.

Si nos basamos en las escrituras (David Allen), la acción perfecta es aquella que define exactamente lo que debemos hacer para seguir progresando en el proyecto, es aquella que por su inmediatez, resulta ineludible y que sin ella, nos saltamos los pasos del proyecto creando un caos que muchas veces acaba por descontrolarse.

La acción perfecta ha existido en nuestra vida, tal vez no hemos sido capaces de identificarla y a su vez disfrutarla como se merece, pero si nos paramos a pensar e intentamos identificarla podremos encontrar lo que por su sencillez desencadeno en el proyecto.

Esa acción determinante, que hizo avanzar el proyecto, una decisión acertada, eficaz y por encima de nuestras creencias, completamente sencilla. Nada define mejor a un proyecto que el encadenamiento de sus acciones. Tener claras sus acciones nos garantiza su éxito, un camino plácido para nuestra tranquilidad, ante nuestros atónitos ojos que ven disiparse las dudas, huir al miedo y encerrar la procrastinación.

Esas acción perfecta es la que buscamos repetir una y otra vez, enfrentándonos ante las cosas, sin titubear: ¿qué es? ¿requiere alguna acción? Y nuestra mente ya divaga por la imaginación. ¿Que espero? ¿que deseo que pase? ¿esconde un proyecto en su interior? ¿cuál es la siguiente acción? ¿cuál es la siguiente acción perfecta?

A veces las dudas nos llevan a delegar, a diferir, a desechar e incluso hacer. Somos víctimas de una decisión poco elaborada, sin construir realmente el camino. Queremos correr y nuestras acciones se resienten, nuestros proyecto no acaban convenciéndonos por no encontrar la acción perfecta en cada momento. Somos víctimas de nuestro propio estrés.

Dicen que la productividad es realizar más y mejor los proyectos, las escrituras lo contradicen y apuestan por una menor cantidad y mejor calidad, con todo el peso de su amplio significado. La acción perfecta es crucial para hacer realidad los proyectos y tomarnos el tiempo para estudiar la cosa, para tomar la mejor y natural decisión, sin contaminación ni presión del estrés.

La acción perfecta es la más productiva, es el motor de nuestros proyectos.  
 

GTD Bergonzini

Escrito por Alex Bergonzini. 
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Filtros de Sócrates

- ¿Sabes, Sócrates, lo que acabo de oír sobre uno de tus discípulos?
- Antes me gustaría que pasaras la prueba del triple filtro. El primero es el de la Verdad. ¿Estás seguro de que lo que vas a decirme es cierto?
- Me acabo de enterar y ...
- ... o sea, que no sabes si es cierto. El segundo filtro es el de la Bondad. ¿Quieres contarme algo bueno sobre mi discípulo?
- Todo lo contrario.
- Conque quieres contarme algo malo de él y sin saber si es cierto. No obstante aún podría pasar el tercer filtro, el de la Utilidad, ¿me va a ser útil?
- No mucho.
Si no es ni cierto, ni bueno, ni útil, ¿para qué contarlo?

http://www.academiasocrates.com/socrates/dialogo.php

GTD Bergonzini

Escrito por Alex Bergonzini. 
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“No tengo tiempo”, esa es una de las frases más comunes en el mundo de la antiproductividad. Tener el tiempo como única medida para sobrevivir a los quehaceres diarios, correr tras de él, sintiendo que lo estamos perdiendo o en el mejor de los casos, nos liberamos de la culpa y decimos que nos lo están robando. Se uno u otro error, el raíz continúa siendo el problema. El tiempo.

Si nos sentimos tan presos del tiempo, ¿cómo es que no somos capaces de dominarlo? Es muy sencillo, disponemos de 24 horas diarias para hacer lo que nos venga en gana, es un espacio finito, una ventana única que se repite día tras día y aun así, no hemos conseguido domesticarlo a nuestras necesidades. Por ello nos continuamos quejando cada vez que tenemos oportunidad; “No tengo tiempo” y vemos que nos dan el oscar como protagonistas de pinocho.

Lo más sencillo, para erradicar esa frase de nuestra vida y tomar el control de nuestro estrés es analizar lo que hacemos con ese tiempo. Nada tan sencillo como un pequeño ejercicio para domesticarnos a nosotros mismos. Una hoja de cálculo vacía, siete columnas identificando los días de la semana, veinticuatro líneas representando las horas del día.

Identificamos las tres franjas básicas de ocho horas, nuestra mañana, la tarde y la noche. De esas franjas nos limitaremos a las dos primeras, la noche será para descansar. Seguidamente apuntamos las horas que dedicamos al trabajo. Pintamos las comidas y las cenas. Si miramos nuestro el calendario puede que sea un poco decepcionante, pero lo que tenemos es nuestra fija dibujada.

El siguiente proceso es ser más realistas, otro de los factores que influyen en nuestra vida son los desplazamientos, esos lapsos de tiempo donde no conseguimos hacer nada, pero que son inevitables para ir por ejemplo, de casa al lugar de trabajo. Eso también es tiempo y debemos reflejarlo como tal en nuestro dibujo. Justo en este momento nos damos cuenta que las divisiones de horas no son útiles y dividimos el dibujo en franjas de quince minutos. Ahí reflejamos el tiempo que dedicamos a comer (media hora normalmente), el tiempo que llevamos a los niños al colegio, el tiempo que tardamos en asearnos por las mañana, la aparición del gimnasio, las visitas a los familiares el fin de semana, limpieza doméstica, etc, etc.

Si queremos ser más detallistas, podemos detallar nuestro horario de trabajo, reflejando aquellos momentos dónde debemos mirar el correo, dónde podemos tener reuniones, cuando podemos realizar las llamadas, en qué momento podemos estar mejor creando documentación.

En un momento y siendo sinceros, tenemos los huecos libres de nuestro tiempo, encontramos dónde podemos invertir y dónde debemos mejorar. Simplemente con colores y etiquetas. Tal vez algunos días habremos acortado nuestras horas de sueño, tal vez algún día la jornada no se adapte lo que hemos pitando, pero ahí están nuestros hábitos, nuestras costumbres, la frase: “No tengo tiempo” pierde totalmente su significado y justo en ese momento te das cuenta de que el tiempo no importa, sólo el contexto.

Felicidades, bienvenido al mundo de la productividad.  
 

GTD Bergonzini

Escrito por Alex Bergonzini. 
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Hoy nace un nuevo proyecto que llevo tiempo dándole vueltas, son unos de esos proyectos que quedan en la lista de “Algún Día/Quizá” y que finalmente, con paciencia, con las acciones adecuadas y sin forzarse mucho acaban convirtiéndose en realidad. Adoro esa Lista!.

Tu Productividad, nace con la idea de ser un repositorio del mundo de las webs de productividad, la fuente de conocimiento dónde todo aquel que quiera iniciarse en este mundo pueda encontrar de primera mano los artículos, las personas, las ideas, las mentes, los trucos, dónde aprender y evolucionar. Para aquel que ya esté metido de lleno en la productividad, encontrará el canal central de este medio.

Digo la fuente, por que el mérito no es mío, sino de todos los que han colaborado abiertamente en difundir, ayudar y explicar todos estos conceptos. Tu Productividad nace como el canal a este medio, los contenidos, la información continua siendo de estas excepcionales personales a las cuales admiro.

Tu Productividad es un proyecto personal y como tal queda abierto a cualquier colaboración y sugerencias, con el tiempo irá creciendo en contenido, tengo una buena lista de acciones que lo atestiguan. Estar atentos!!

En Tu Productividad encontrarás dos cosas básicas:

• Todos los artículos de las webs de productividad más influyentes que van publicando (a partir su actual nacimiento).


• Las noticias disponibles en formato Web y RSS.

GTD Bergonzini

Escrito por Alex Bergonzini. 
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